Dans le monde actuel où les options sont infinies et les attentes élevées, la flexibilité reste le seul avantage concurrentiel de nombreuses entreprises de location de matériel de fête. Mais comment faire preuve de flexibilité lorsque vous avez en stock des milliers d’articles de fête, allant de la vaisselle et du mobilier à la décoration de mariage et aux tentes ?
Avec autant de pièces mobiles, il est difficile de fournir aux clients des estimations rapides et d’éviter les conflits de planification. Sans parler du fait que les choses se compliquent encore davantage lorsque les clients commencent à demander des changements. Comme vous avez affaire à une Bridezilla après l’autre, les enjeux n’ont jamais été aussi élevés pour rester polyvalent et suivre l’évolution des esprits. C’est là que le logiciel de location de fêtes peut vous aider.
Indexez votre inventaire de location de fêtes
Les propriétaires d’entreprises prospères connaissent leur inventaire de location de fêtes comme leur poche. Imaginez que vous recevez une nouvelle demande et que vous ne savez pas ce qui est en stock, ni combien d’articles sont disponibles pour une date donnée. Sans cette connaissance, il est presque impossible d’informer vos clients et de donner des estimations de prix.
Il y a dix ans, les feuilles de calcul étaient le statu quo pour organiser et gérer les stocks de location. Aujourd’hui, la plupart des sociétés de location utilisent un logiciel de location pour [classer et suivre les équipements] (https://booqable.com/fr/blog/the-ultimate-guide-to-rental-inventory-management). La raison en est assez simple : votre liste d’inventaire doit inclure des données telles que des images de produits, des quantités, des UGS et d’autres identifiants qui vous aident à garder une trace. L’objectif est de donner aux employés une seule source de vérité - une vue d’ensemble sur laquelle ils peuvent compter lorsqu’ils préparent le prochain événement. Lorsque vous démarrez une entreprise de location de matériel de fête, les feuilles de calcul font l’affaire. Mais au fur et à mesure que vous vous développez, elles ne s’adaptent pas aussi bien.
Une autre raison d’utiliser un logiciel de location de soirées est que vous êtes en partie responsable de la réalisation des événements de vos clients. Et pour faire les bonnes promesses, vous avez besoin d’un espace de travail qui vous aide à comprendre où se trouvent vos articles de fête. Sans cette vue d’ensemble, les temps de réponse augmentent et la communication au sein de l’équipe devient délicate. Vous serez surpris de voir à quel point les bonnes informations peuvent améliorer la productivité de votre équipe.
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Développez un flux de travail flexible pour les commandes
Ce n’est pas une surprise : Le suivi des commandes devient complexe au fur et à mesure que vous prenez des clients. C’est pourquoi de nombreuses entreprises de location de matériel de fête ont du mal à faire le lien entre les deux lorsque l’activité commence à s’intensifier. Avec des ajustements constants des commandes, et des employés qui font des changements en même temps, les dangers de la surréservation sont à portée de main.
Imaginez qu’il vous manque un élément essentiel et que vous vous rendiez compte que vous avez réservé plus d’équipement que vous n’en aviez. Ce problème peut vous faire mal paraître devant les clients et nuire à la réputation de votre entreprise. N’oubliez pas non plus que la surréservation perturbe le flux de travail de votre équipe, ce qui nuit à la culture du lieu de travail et à la productivité globale.
Les employés doivent pouvoir travailler sur plusieurs commandes simultanément, sans avoir à se soucier des doubles réservations. À mesure que les événements sont planifiés, assurez-vous de disposer d’informations en temps réel sur vos produits, afin que votre équipe sache quels articles de fête sont disponibles et si elle doit trouver des solutions de rechange en cas de pénurie. Il est essentiel de réduire les approximations au minimum.
Mettez en place un processus de communication solide
Lorsqu’il s’agit de tenir vos clients au courant, la flexibilité est tout aussi importante. Votre équipe s’épanouit lorsqu’elle peut communiquer efficacement, et les clients peuvent s’attendre à recevoir une réponse le jour même (dans la limite du raisonnable, bien sûr). La communication par courrier électronique doit être aussi rationalisée que possible, car les devis font parfois l’objet de plus de dix allers-retours.
Pour de nombreuses entreprises de location de matériel de fête, la messagerie intégrée et les modèles d’e-mail sont une exigence du logiciel de location. La plupart des entreprises passent des feuilles de calcul à quelque chose de plus adapté car elles en ont assez de passer d’un programme à l’autre et de devoir composer chaque message individuellement. Que votre équipe génère des devis, des factures ou des contrats, elle doit être en mesure de les envoyer rapidement.
La plupart des systèmes de location de matériel de fête vous permettent de créer des modèles personnalisés pour communiquer plus efficacement. Vous voudrez les utiliser pour informer les clients des changements, confirmer les commandes et demander les paiements. Même si les modèles permettent de gagner du temps pour les tâches de routine, certaines solutions de location de matériel de fête vont encore plus loin dans l’automatisation en calculant automatiquement les prix et en vous permettant de suivre les paiements.
Commencez par créer votre site Web
Toute nouvelle entreprise de location commence par créer un site web pour obtenir ses premières réservations.
Présentez votre collection de location de fêtes
Nous sommes en 2019. Les consommateurs font leurs achats en ligne et veulent consulter votre collection à leur propre rythme. Ils veulent évaluer plusieurs vendeurs et vous contacter lorsque tout leur semble correct. C’est là que les catalogues PDF traditionnels et les images de produits génériques échouent. Il y a trop d’obstacles pour demander un devis.
Que vous soyez une société établie ou que vous démarriez une entreprise de location de matériel de fête, presque toutes se débattent avec des formulaires de demande et des expériences de qualité inférieure sur leur site Web. De nombreuses équipes se tournent vers des logiciels de location ou des systèmes de gestion des stocks pour centraliser les informations sur les stocks, les commandes et les clients, mais oublient de prendre en compte l’expérience des clients sur le Web. C’est dommage car des outils comme WordPress, Shopify, Squarespace et WooCommerce rendent un site web de location adéquat plus accessible que jamais.
Idéalement, les clients devraient être en mesure de parcourir votre collection, de connaître les prix et de créer une liste de souhaits. Il n’est pas nécessaire d’afficher la disponibilité des produits et des structures de prix compliquées : tout ce que vous voulez, c’est que les clients fassent une sélection et demandent un devis. L’affichage d’images en haute résolution, de descriptions de produits attrayantes et d’indications de prix devrait suffire.
Les entreprises modernes de location de matériel de fête voient l’intérêt de créer des expériences de location en ligne simples et directes et de tout regrouper dans un seul système de gestion de la location. L’utilisation d’une seule plateforme pour traiter les demandes et gérer les stocks donne à vos employés - et à toute votre organisation - les meilleures chances de réussite, quel que soit le nombre de demandes que vous recevez.
