Les églises sont au cœur de nombreuses communautés, avec des centaines de bénévoles qui participent à divers événements tout au long de l’année. Par exemple, le diocèse de Norwich soutient de nombreuses églises locales et des événements dans leur région. Ils ont plus de 1800 ressources qu’ils partagent avec eux et ont choisi Booqable pour les aider à gérer l’équipement et créer un portail en ligne pour que les membres puissent faire des réservations.
Diocèse de Norwich
Depuis de nombreuses années, le diocèse de Norwich soutient les églises du Norfolk, en Angleterre, avec son centre de ressources. Le personnel du centre est composé de bénévoles issus d’églises, d’écoles religieuses et d’organisations à but non lucratif qui aident à la gestion quotidienne de l’église pendant les trois jours où elle fonctionne par semaine.
Les églises, écoles et organisations locales peuvent s’inscrire pour utiliser le centre de ressources moyennant une cotisation unique, ce qui leur donne accès à leur portail de réservation en ligne. Les membres peuvent réserver plus de 1 800 articles dans leur système tout au long de l’année pour leurs événements. Cet aspect libre-service est devenu très important au fur et à mesure que leur inventaire d’articles s’est étoffé.
Le centre de ressources prête un large éventail d’articles aux églises et aux écoles, notamment des pavillons de jardin, des équipements de jeux de plein air, des ressources pour les jeunes, des équipements de jeux souples pour les groupes d’enfants en bas âge et des livres.
Savoir ce qui est disponible avec les codes-barres
Au départ, ils prenaient les réservations par téléphone, mais au fur et à mesure que leur stock augmentait, il est rapidement devenu évident qu’ils avaient besoin d’un système pour gérer les disponibilités. Ils avaient besoin d’aide pour se tenir au courant de ce qui avait été réservé et de ce qui avait été retourné. Ils ont donc commencé à chercher un logiciel de location qui leur permettrait d’atteindre ces objectifs et d’automatiser le processus. Après avoir essayé de nombreuses options, ils ont décidé que Booqable offrait la meilleure expérience.
Depuis qu’ils utilisent le logiciel, ils ont créé un portail en ligne où les membres peuvent rechercher et parcourir les articles, voir leur disponibilité et faire une réservation. Le système met automatiquement à jour le backend afin que tout le monde sache ce qui est disponible et évite les doubles réservations. Ce système a permis un gain de temps considérable et a éliminé plus de 90 % des demandes de renseignements faites par téléphone.
En outre, les fonctions de calendrier et de rapport ont permis d’identifier les stocks très utilisés et d’acheter des articles supplémentaires en cas de besoin. Par ailleurs, l’utilisation intensive des codes-barres et de l’application mobile a permis de rationaliser considérablement les processus de retrait et de retour des articles. Cela a permis de réduire les pertes de produits tout en augmentant l’efficacité.
Ressources croissantes
Maintenant que leur gestion des ressources est sous contrôle, ils prévoient d’ajouter d’autres ressources à leur collection. Ils aimeraient partager l’histoire de leur utilisation afin que les gens puissent voir leur excellent travail. En outre, ils prévoient d’accroître l’utilisation de leurs deux centres de ressources satellites et de fournir une gamme d’équipements d’exposition et de restauration aux églises qui organisent des événements communautaires.
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