La Boutique Blanche : Organisation d'événements à part entière avec l'aide de Booqable

Basée à Dubaï, The White Boutique est une société de location d’événements qui se spécialise dans tout, des baby showers et des fêtes de fiançailles aux réunions d’affaires de haut niveau et aux mariages à couper le souffle. Au sein de l’entreprise, tout le monde, du personnel de l’entrepôt aux coordinateurs de la restauration, utilise Booqable pour gérer les stocks. Cela permet de s’assurer que rien ne manque et que les clients reçoivent le meilleur service possible à chaque fois.

Si les films nous ont appris quelque chose sur Dubaï, c’est que ses habitants aiment organiser des événements luxueux pour leurs familles, leurs amis et leurs partenaires commerciaux. Il est donc logique qu’il y ait un espace florissant pour les entreprises de location d’événements afin de fournir des événements exceptionnels à grande échelle, suffisamment beaux pour figurer dans un film. Les entreprises de ce type ont besoin d’un système d’organisation sur lequel s’appuyer, et c’est là que Booqable intervient.

Événement organisé par The White Boutique

The White Boutique

The White Boutique a été fondée à Dubaï, aux Émirats arabes unis, en 2013 et s’adresse à certains des clients les plus en vue de la ville. Ils se démarquent de la concurrence en perfectionnant les détails les plus intimes pour une gamme extraordinaire d’événements. Ils se sont occupés de tout, des baby showers et des fêtes de fiançailles aux réunions d’affaires de haut niveau et aux mariages à couper le souffle, au cours de leurs huit années d’activité.

Pour établir ce niveau de performance et de réputation, chaque aspect doit être planifié à la perfection, et il n’y a pas de place pour l’erreur humaine. Un seul événement horrible pour une entreprise de location d’événements telle que The White Boutique pourrait ternir sa réputation durement acquise. Elle a donc besoin d’un système de réservation qui ne laisse aucune place à l’erreur et qui garantit que chaque membre du personnel dispose à tout moment d’informations précises et actualisées.

Automatisation de la logistique

Avant d’utiliser Booqable, chaque étape d’une commande était réalisée et contrôlée manuellement, ce qui était sujet à l’erreur humaine. La difficulté de communiquer ce que les clients voulaient et le stock disponible a fini par devenir une opération hautement stratégique. Lorsqu’on s’adresse à des clients de premier plan, tout doit être parfait, ce qui peut être stressant sans les bons outils.

“Booqable a contribué à l’automatisation de notre logistique - principalement sur les réservations, les expéditions et les retours. Le fait de disposer de services axés sur les moindres détails d’un événement a rendu nos opérations complexes.”

The White Boutique a décidé que le logiciel le plus adapté à leur application était Booqable. Il les a aidés à automatiser la logistique et rend leurs opérations complexes qui reposent sur les plus petits détails beaucoup plus faciles à coordonner. Voici un exemple de leur flux de commandes typique :

“Une commande simple et standard commence généralement par une demande de renseignements sur les aliments. Ensuite, des maquettes complémentaires sont envoyées au client, et c’est là que Booqable intervient. Ensuite, le client choisit un thème spécifique, et nous réservons les articles en conséquence. Ensuite, Booqable nous dit exactement ce qui est disponible et planifie l’expédition et la collecte.”

Des personnes profitant d’une fête organisée par The White Boutique

Contrôler chaque détail

Bien entendu, l’utilisation de Booqable ne se limite pas au processus de commande, et l’application est devenue un outil essentiel au fonctionnement de leur entreprise. Par exemple, l’application est utilisée par plusieurs membres de l’équipe de l’entrepôt et les coordinateurs de la restauration, et l’une de leurs fonctions les plus utilisées est le calendrier.

“Le calendrier nous aide grandement à suivre nos articles - où se trouve un article, avec quel client, ainsi que son emplacement spécifique. Il répond également à des questions comme ‘quand doit-il être collecté’ et ‘où sera-t-il utilisé ensuite’.”

Cela a transformé le mode de fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, sa capacité à mettre à jour la disponibilité d’un simple clic a grandement facilité la communication entre les différentes équipes.

“Pour nous aider à surveiller quels articles sont en interne, nous utilisons surtout la fonctionnalité de démarrage et d’arrêt. Le fait de cliquer sur ‘réserve’ rend les articles indisponibles pour d’autres commandes pendant une période donnée. Le tableau de bord nous rappelle les commandes qui doivent être lancées et arrêtées (expédiées et collectées, comme nous l’appelons). Cela permet d’éviter les éventuels retards d’expédition, de collecte ou tout autre problème.”