Le guide ultime de la gestion des stocks de location en 2024

Vous êtes sur le point de lancer une entreprise de location ou vous êtes propriétaire d’une entreprise en pleine expansion et vous vous dites : “J’ai acheté mon inventaire. J’ai mon idée d’entreprise, allons-y !”

Bien que l’enthousiasme soit l’étincelle de toute entreprise qui réussit, de nombreuses questions se posent lorsque vous lancez une entreprise de location. Pourquoi ? Parce que, contrairement aux ventes, les articles de location reviennent sans cesse. Il s’agit d’une manière totalement différente de gérer et de suivre les stocks. Par exemple, comment allez-vous faire en sorte qu’aucun de vos biens ne se perde ? Comment éviter la double réservation de vos équipements ? Et comment allez-vous gérer efficacement vos stocks pour ne pas faire attendre vos clients ?

Vous avez peut-être déjà réfléchi à toutes ces questions, mais vous n’en êtes peut-être pas encore là. Quoi qu’il en soit, cet article vous éclairera sur tout ce que vous devez savoir sur la gestion des stocks de location et vous donnera quelques exemples de la façon dont vous pouvez relever ces défis avec Booqable. Pour débuter la première partie, nous allons commencer par des choses simples.

Structurez votre inventaire locatif pour une gestion facile

La première chose à prendre en compte lorsque vous démarrez une activité de location est de structurer votre inventaire. Il s’agit de savoir ce que vous avez, combien vous en avez et comment vous allez suivre l’équipement qui est emprunté et rendu. Que vous gériez des vélos ou du matériel photographique, des meubles ou du matériel pour bébé ou autre chose, il est fondamental de vous demander comment vous allez catégoriser vos biens pour que votre inventaire de location reste organisé et sur la bonne voie.

La catégorisation est essentielle car tous vos produits ne sont pas similaires. Si vous traitez tous vos articles de stock de la même manière, vous risquez de perdre rapidement le fil ou d’être dépassé par la taille de votre inventaire de location. C’est pourquoi il est important, pour l’efficacité et pour votre santé mentale, de diviser chaque type de produit que vous possédez.

Articles de stock traçables

Tout d’abord, il y a les biens les plus chers de votre inventaire de location. Ce sont les articles qui nécessitent un investissement relativement important, les produits pour lesquels vous souhaitez conserver des notes spécifiques, voire les gérer à l’aide de codes-barres ou d’autres identifiants. En fonction de votre secteur d’activité, il peut s’agir de vélos tout-terrain, de matériel photographique haut de gamme, de tables, de poussettes ou de tout autre produit que vous souhaitez suivre avec précision. Chez Booqable, nous appelons cette catégorie “articles à suivre”. La configuration de vos actifs en tant qu’articles à suivre vous permet de conserver des notes spécifiques sur chaque article en stock, et vous aide à tenir un journal de l’historique de leurs commandes et de leur maintenance.

Produits en vrac

Tous vos produits doivent-ils pour autant être considérés comme des articles traçables ? Pas si vite. Imaginez un instant que vous dirigez une société de location d’événements. Vous avez un client qui organise une fête pour 300 personnes et qui a besoin de 320 fourchettes, entre autres articles. Il n’est pas réaliste pour votre entreprise de suivre tous les couverts à l’aide d’un identifiant unique. Pensez aux heures que vous passerez à faire des inventaires et à vérifier que vous avez bien rassemblé toutes les bonnes fourchettes. Pour ces situations, nous avons créé des produits en vrac.

Les articles en vrac sont le type de produits que vous n’avez pas besoin de spécifier individuellement lorsque vous les passez en caisse, ce qui vous permet de les traiter plus rapidement. Traiter les équipements en vrac est parfait pour les accessoires comme les casques de vélo, les câbles, les couverts ou les bouteilles, qui sont tous des articles relativement peu coûteux que vous prenez dans vos rayons au hasard (souvent l’article le plus proche), plutôt que de faire une sélection minutieuse.

En séparant les produits en vrac de vos articles à suivre, vous gagnez beaucoup de temps à mesure que votre stock de location devient plus important, et vous apportez un niveau d’organisation à votre entreprise qui rationalisera la façon dont vous gérez les enlèvements, les retours ou même les livraisons. Non seulement vos locations se dérouleront sans problème du début à la fin, mais la confiance en votre entreprise se répercutera sur vos clients.

Vous vous demandez peut-être maintenant ce que vous allez faire des produits qui n’entrent dans aucune des catégories précédentes. Puisque votre liste d’inventaire ne s’arrête pas à deux types de produits, Booqable !

Services

Qu’il s’agisse de ramassage sur place, de livraison de marchandises ou même d’expédition d’articles à vos clients, il existe une façon de classer ces frais uniques. Nous appelons cela des “services”, qui sont des frais ponctuels que vous pouvez ajouter à n’importe laquelle de vos commandes de location. Mais les services ne se limitent pas aux frais de livraison, par exemple. Vous pouvez également les utiliser pour l’assurance, la vente croisée d’articles, ou tout autre service que vous avez à offrir.

Consommables

À ce stade, vous avez probablement classé la plupart de votre inventaire de location dans votre tête. Mais il y a de fortes chances qu’il y ait encore quelques articles qui n’entrent dans aucune de ces catégories. C’est parce qu’ils ne sont pas à louer et qu’ils ne sont pas des services parce qu’ils se comportent plus comme des articles que vous vendez ; vous ne vous attendez pas à ce qu’ils reviennent. Ces articles sont appelés “consommables”. Les consommables sont des articles que vous prévoyez d’offrir, mais que vos clients ne retourneront pas comme le reste de leur équipement de location. Il s’agit par exemple de snacks, de bouteilles d’eau, de ruban adhésif, de bois de chauffage et de tétines, pour n’en citer que quelques-uns.

Soyez précis avec vos produits

Après avoir classé tous vos équipements par catégorie, vous devez maintenant réfléchir aux spécificités de chaque produit. Vous devrez déterminer comment suivre le type de produit global, quelles images vous souhaitez afficher, si vous avez besoin de variations et ce que vous devez communiquer dans vos descriptions de produits.

SKUs

Quels que soient les produits que vous proposez, chacun d’entre eux a besoin d’un identifiant unique. Cet identifiant est appelé SKU (Stock Keeping Unit). Une UGS peut être n’importe quoi, du nom du produit à un mot descriptif, en passant par tout ce qui vous aide à garder une trace. Booqable crée automatiquement une UGS lorsque vous saisissez un nom de produit, bien que vous puissiez toujours la changer en ce que vous voulez. Nous vous recommandons de garder vos UGS simples, mais descriptives, afin qu’elles soient facilement consultables.

Photos du produit

En plus d’une UGS, vos produits doivent avoir une photo, afin que vos clients sachent ce qu’ils vont louer (ou acheter dans le cas de consommables). Cette photo aide votre client à comprendre ce pour quoi il s’engage, c’est pourquoi cette photo doit être celle de l’ensemble du produit. Pas de panique, cependant ! Si vous ne disposez pas d’une vaste banque d’images de votre inventaire de location, Booqable trouvera une image correspondant au nom de votre produit. C’est à vous d’utiliser l’image suggérée ou de la remplacer en téléchargeant votre propre photo de produit, mais gardez à l’esprit que les images ajoutées automatiquement peuvent être soumises à des droits d’auteur et que leur utilisation est à vos propres risques.

Variations

Lorsque vous organisez votre inventaire de location, vous pouvez vous rendre compte que certains produits sont presque identiques et que vous souhaitez leur donner le même nom ; ils ne diffèrent que par une petite caractéristique ou un adjectif. Par exemple, vous pouvez avoir deux vélos de la même marque et du même modèle. L’un est rouge, l’autre est bleu. L’un a un cadre légèrement plus grand que l’autre. Ou bien vous proposez des tentes : une qui peut accueillir trois personnes et une autre qui est prévue pour six, bien que le modèle soit le même. Vous pouvez trouver que c’est un gaspillage de faire deux produits différents parce qu’ils sont si similaires.

Pourquoi ne pas regrouper ces produits sous une UGS et leur ajouter des variations ? Chaque variété peut avoir un prix de base et un nombre de stocks individuels. Les variations de produits sont particulièrement utiles lorsque votre entreprise commence à se développer, car elles vous permettent de désencombrer votre liste d’inventaire et de rendre les choses plus faciles à gérer. Ces petits outils d’organisation vous aideront également à rester rationnel à mesure que vous vous développerez à l’avenir.

Temps de rembourrage

Imaginez maintenant que vous louez des vélos tout terrain près d’une grande forêt. Vous voulez que vos clients obtiennent des vélos propres et bien entretenus, n’est-ce pas ? Heureusement que le temps de remplissage existe ! Vous pensez que vos produits ont besoin de temps avant et après une location pour tout préparer pour le client suivant ? Dans ce cas, vous avez tout intérêt à mettre en place un temps de remplissage, afin que vos produits semblent réservés plus longtemps qu’ils ne le sont en réalité. Pour les autres secteurs d’activité, le temps de remplissage vous permet de vérifier que vos tentes ne sont pas déchirées, de recharger vos batteries, de nettoyer vos couverts et de remettre votre équipement en parfait état.

Notes et étiquettes

Avez-vous du mal à conserver des notes sur vos articles en stock, ou à garder la trace des réparations, des numéros de série, des informations sur les achats, de l’emplacement des entrepôts, etc. Parfois, vous avez besoin d’un endroit pour stocker et partager tout cela. C’est pourquoi Booqable vous permet d’ajouter des descriptions de produits détaillées, tant pour vous que pour vos clients.

Il y a également beaucoup d’espace pour stocker des informations précieuses à tous les bons endroits. Vous pouvez créer des champs personnalisés, ajouter des étiquettes à vos biens de location, laisser des notes à vos coéquipiers et enregistrer pratiquement n’importe quelle information avec vos articles en stock. Vous avez des questions sur la mise en place et la gestion de votre inventaire de location ? Nous nous ferons un plaisir d’y répondre ! Il vous suffit de nous contacter et nous vous aiderons.

Décidez de la tarification de vos produits de location

Une fois la catégorisation et les paramètres maîtrisés, il ne vous reste plus qu’à fixer le prix de vos produits ! C’est ici que vous pouvez rendre les choses aussi complexes ou aussi simples que vous le souhaitez, et la méthode que vous utilisez dépend de nombreux facteurs, y compris le type de produit et le niveau de prix compétitif que vous souhaitez atteindre.

Prix forfaitaire

La méthode de tarification la plus courante pour les locations est la tarification forfaitaire. Il s’agit de fixer un prix de base par période de temps, par exemple un coût par heure, par jour ou par semaine. En fonction de la période de location d’un client, vous calculez le montant en fonction de ces prix de base. Au fur et à mesure que la période de location augmente, vos prix augmentent également, de façon linéaire.

Prix structurés

Une autre pratique courante dans le secteur de la location est l’utilisation d’un système de prix structuré, ce qui signifie que vous appliquez une structure de prix par paliers qui diminue progressivement pour les périodes de location plus longues. C’est très utile pour obtenir un avantage concurrentiel en offrant aux clients un tarif légèrement réduit au fil du temps. Voici un exemple : si vous louez des vélos, vous pouvez facturer 25 $ pour une journée, mais quatre jours peuvent ne coûter que 85 $ au lieu de 100 $. En utilisant des structures, les clients sont plus susceptibles de choisir une période plus longue et de faire affaire avec vous plutôt qu’avec un de vos concurrents.

Gardez votre inventaire de location organisé

Disposer d’un plan solide pour gérer votre inventaire de location vous aidera à long terme. Un système de gestion de la location propre vous permet de surveiller vos actifs, mais aussi de garder tous vos produits (y compris leurs notes et statuts) à jour. Si quelque chose devait arriver à votre équipement, il ne faudrait pas longtemps pour en prendre note. Par conséquent, il ne vous faudra pas longtemps pour résoudre les problèmes et remettre vos produits sur les rails.

Lorsque vous connaissez parfaitement votre inventaire et que vous trouvez les bonnes méthodes de suivi, vous avez plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte le plus : vos clients. Ce n’est pas un secret que les clients heureux reviennent toujours. Et plus le client est heureux, plus il est susceptible de recommander votre entreprise à quelqu’un qu’il connaît !