Lorsque l’école MC Digital du Middlesbrough College a examiné son processus de prêt aux étudiants, elle a réalisé qu’il devait être plus cohérent. Lewis Taylor a commencé à chercher une solution qui leur permettrait de suivre les réservations, la disponibilité des stocks et l’historique des locations. Il a constaté que l’utilisation des codes-barres, des réservations en ligne et de la disponibilité dans Booqable était parfaite pour atteindre ces objectifs.
MC Digital
MC Digital est l’école numérique du Middlesbrough College, spécialisée dans les cours de médias, d’informatique et de calcul au Digital Centre. Il abrite une technologie de pointe pour le développement d’applications et de sites Web, la mise en réseau et l’assistance système, l’informatique, l’animation et les effets visuels, le développement de jeux, la production cinématographique et télévisuelle et le journalisme.
L’école dispose de différentes facultés pour chaque spécialisation, notamment le département de production vidéo, axé sur la télévision et le cinéma. Les étudiants peuvent emprunter un large éventail d’équipements pour leurs projets et leurs travaux, notamment des caméras, des objectifs, des casques, des trépieds, des blocs d’alimentation, des câbles, des mallettes, des écrans verts, des projecteurs, des cartes d’acquisition, des éclairages, des ordinateurs portables et des microphones.
En plus de disposer de technologies de pointe comme celles de Canon, DJI, GoPro, Sennheiser et Sony, ils permettent également aux étudiants de réserver des studios et des espaces de diffusion bien équipés. Les étudiants disposent ainsi de solutions complètes qui leur donnent accès à tout ce dont ils ont besoin pour mener à bien leurs missions avec la meilleure qualité possible.
Les chaînons manquants
Tout comme la location, le prêt d’équipement s’accompagne de son lot de difficultés qui peuvent freiner une opération. Dans le processus de prêt, MC digital manquait de cohésion concernant la gestion des opérations. Cela a conduit à plusieurs problèmes qui ont rendu difficile la gestion des tâches quotidiennes sur le prêt, car il n’y avait pas de moyen central pour les étudiants et les membres du personnel de gérer les choses.
L’une des difficultés rencontrées était le suivi des réservations entrantes par rapport à la disponibilité des stocks, car il n’y avait pas de système de contrôle. Bien sûr, cela a entraîné beaucoup de confusion, des doubles réservations et des équipements qui n’ont pas été sortis correctement. L’emprunt et le prêt d’équipement étaient donc chaotiques pour les étudiants et les membres du personnel.
Il n’y avait pas non plus de moyen de suivre les réservations passées, ce qui rendait difficile le suivi de l’utilisation de l’équipement. Il était donc difficile de tenir les gens responsables des équipements endommagés ou manquants de manière précise. Comme vous pouvez l’imaginer, l’absence de suivi de la disponibilité a entraîné une perte de temps considérable et une perte de coûts d’actifs pour le département.
Apporter de la cohérence au processus
Lewis a été chargé de trouver une solution logicielle à ce problème. Il est tombé sur Booqable après avoir vu d’autres établissements d’enseignement l’utiliser avec succès pour le prêt d’équipements. C’était précisément ce dont il avait besoin pour remettre le département sur les rails. Il a mis en place plusieurs mesures pour améliorer le suivi des réservations, de l’inventaire et de la disponibilité,
Tout d’abord, il a utilisé le constructeur de sites Web de Booqable pour créer un portail interne destiné aux étudiants et au personnel. Cela leur permet de voir l’ensemble du catalogue des équipements qu’ils proposent et de vérifier la disponibilité pour les dates souhaitées. Les étudiants peuvent maintenant réserver à l’avance et savoir que leur équipement sera là pour eux car le portail se met automatiquement à jour avec la disponibilité de l’inventaire.
Deuxièmement, Lewis a mis en place un étiquetage par code-barres pour tous les produits afin que le personnel puisse scanner le code-barres de l’étudiant et vérifier l’équipement. Cela signifie que moins de surveillance est nécessaire car ils savent qu’ils ont pris les bons articles. Cela améliore également la précision des rapports car l’équipe peut voir l’historique complet de l’utilisation des produits et savoir quand les articles ont été pris et rendus.
Une perspective positive
Les premières réactions des étudiants et du personnel ont été très positives, et ils ont trouvé qu’il était facile d’apprendre le système. Ils apprécient également de pouvoir montrer un code QR à partir de leur e-mail de réservation, ce qui permet au personnel de trouver facilement les réservations. Le succès de l’utilisation de Booqable a ouvert la possibilité pour le collège de prêter des produits à des sociétés de production indépendantes locales à l’avenir.
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