Lorsque vous lancez une entreprise de location d’événements, il peut être facile d’être naïf et de s’attendre à ce que chaque client paie. Cependant, la vérité est que certaines personnes essaieront de profiter de vous et utiliseront n’importe quelle excuse pour ne pas payer. En tant que propriétaire d’entreprise, c’est frustrant car cela affecte votre résultat net, et il peut être difficile de faire quoi que ce soit, surtout lorsqu’ils ignorent les appels et les e-mails.
Alors, que pouvez-vous faire pour vous assurer que vos clients paient toujours ? Il existe quelques moyens de vous protéger avant même d’arriver au point où le non-paiement devient une option. Il s’agit également de pratiques commerciales saines que vous devriez appliquer de toute façon pour créer une meilleure expérience de location pour vos clients et votre entreprise.
Comment s’assurer que les clients paient pour la location d’une fête ?
Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour protéger votre entreprise de location d’événements lorsque les clients effectuent une réservation. Cela commence par les informations que vous partagez sur votre site Web et se poursuit par la mise à disposition d’options de paiement, la signature de contrats par les clients, et se termine par un bon travail et un excellent service à la clientèle. Alors, décomposons tout cela.
1. Faites en sorte que les modalités de paiement soient très claires
La première chose à faire est d’indiquer clairement les modalités de paiement à chaque point de contact de l’expérience de location de vos clients. L’endroit le plus évident est votre site web. Idéalement, ces détails seront inclus sur chaque page de produit, ainsi que sur une page dédiée aux conditions de service. Il est important de ne pas rendre les détails trop compliqués car vous souhaitez qu’ils soient lus.
D’autres points de contact où il est essentiel d’inclure vos détails de paiement pourraient être sur les devis, les factures et tout autre document que vous envoyez aux clients, ainsi que sur les e-mails que vous leur envoyez. Vous vous assurez ainsi que les clients sont pleinement conscients de vos conditions et vous ne leur laissez aucune excuse pour avoir mal compris et ne pas avoir remarqué que vous les avez mises partout.
2. Créez un contrat de location solide
Cela peut sembler décourageant, mais la création d’un contrat de location solide devrait être une priorité pour toute entreprise de location de fêtes. Les contrats vous permettent de clarifier ce que les clients peuvent attendre de votre entreprise et ce que vous attendez de vos clients. Sans un contrat de location solide, vous laissez la possibilité aux gens de profiter de vous en ce qui concerne les paiements, les annulations et les retours.
Votre contrat de location doit comprendre une brève présentation des parties concernées, y compris des détails spécifiques comme une adresse. Ensuite, vous devez décrire vos conditions de paiement, y compris les conséquences des retours tardifs, des réparations, etc. Si vous proposez la livraison, l’enlèvement ou le retour, vous devez définir clairement qui est responsable. Enfin, vous devez préciser ce qui se passe en cas de perte, de dommages, d’annulations et d’autres changements.
**Remarque : vous devez toujours demander à un avocat de vérifier les accords de ce type pour vous assurer qu’ils sont légalement exécutoires.
3. Acceptez les paiements à l’avance
Cela peut sembler évident, mais le moyen le plus simple de s’assurer que les clients paient leurs locations est de percevoir des paiements à l’avance. Cependant, cela peut prendre plusieurs formes, et vous devez décider de celle qui convient le mieux à votre entreprise. En général, si vos locations ont une valeur élevée, vous devriez demander un dépôt de garantie lorsque les clients font une réservation pour couvrir les dépenses en cas de dommages ou de pertes.
En revanche, pour les locations de moindre valeur, vous pouvez choisir d’accepter le paiement intégral à l’avance. Cela vous permet d’être payé et d’éviter les problèmes lorsque les produits sont retournés. En outre, si vous prenez un dépôt de garantie, vous devriez également demander aux clients de payer le montant restant au début de la période de location.
4. Facilitez le paiement pour les clients
La facilité avec laquelle vos clients peuvent payer leurs locations dépend de la manière dont vous choisissez d’accepter les paiements. Si vous acceptez les virements bancaires, vous devez donner des instructions claires avec les détails du paiement, le montant et la date à laquelle vous attendez que le paiement soit effectué. Bien que cela puisse s’avérer difficile et laisser la place à des erreurs de la part du client, vous laissant courir après le paiement.
La meilleure façon de faciliter le paiement des clients est de mettre à leur disposition un portail de paiement en ligne. Celui-ci peut prendre plusieurs formes, comme un formulaire de paiement à la caisse lorsque les clients font une réservation en ligne. Si vous souhaitez un processus plus long, vous pouvez choisir d’envoyer des liens de paiement qui peuvent être générés dans votre logiciel de location ou par votre prestataire de paiement.
5. Offrez un excellent service à la clientèle
Enfin, cela devrait toujours être le cas, mais il est indispensable d’offrir un excellent service à la clientèle pour vous assurer d’être payé. Les clients peu scrupuleux utiliseront n’importe quelle excuse pour ne pas payer, donc la moindre petite concession de votre part peut vous mettre en danger. C’est pourquoi il est essentiel de fournir une expérience sans faille qui ne donne aux clients aucune raison de se plaindre.
Pour les locations de fêtes, cela peut signifier être prêt à ce que les clients viennent chercher leurs articles, les livrer à temps, donner aux clients des instructions claires pour la mise en place et être généralement utile. Cela vous permettra d’éviter toute excuse et de donner à votre entreprise une excellente réputation en matière de service à la clientèle. C’est particulièrement important pour développer votre activité de location.
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Que faire si les clients refusent de payer ?
Si vous suivez les étapes ci-dessus, les clients ne devraient pas avoir de raison de ne pas payer. Vous avez clarifié vos conditions de paiement, vous leur avez proposé de nombreuses options de paiement et vous avez fourni un excellent service à la clientèle. Bien sûr, il y aura des personnes qui seront déterminées à ne pas payer par tous les moyens, même avec ces mesures, mais elles devraient être peu nombreuses.
Si un client refuse de payer et ne réagit pas, vous devez lui envoyer des rappels par téléphone et par courriel. Essayez de ne pas trop le menacer, surtout s’il ne s’agit pas d’une somme énorme. Vous avez fait tout votre possible en fournissant un service exemplaire et en prenant contact avec eux. Il est inutile de gaspiller votre temps et votre énergie alors que vous pourriez les utiliser pour obtenir davantage de clients.
Si vous constatez que cela se produit trop souvent, vous pouvez renforcer vos conditions de paiement et vous assurer que tout le monde paie à l’avance pour éviter les impayés. Vous pouvez également choisir d’annuler une réservation si un client refuse de payer.
