As escolas, universidades e colégios lidam com grandes quantidades de equipamento. Muitas vezes, os estudantes podem aceder a equipamento de vídeo para projectos, chaves para salas de edição e, por vezes, emprestar equipamento de exterior. É surpreendente que a maioria dos departamentos de equipamento ainda dependa de folhas de cálculo, formulários impressos e listas de verificação para gerir estes procedimentos. Algumas escolas e universidades tentam adoptar soluções digitais, mas não conseguem, utilizando o Google Forms e ferramentas semelhantes.
Quase todos estes métodos requerem muito trabalho manual, o que os torna ineficientes e propensos a erros. Não é desejável que os estudantes-trabalhadores verifiquem o equipamento errado ou, pior ainda, que não tenham conhecimento de roubos e objectos em falta. Por este motivo, um número crescente de escolas, colégios e universidades já está a mudar para sistemas de gestão de equipamento baseados na nuvem. Eis três razões pelas quais também o deve fazer.
Aceder ao seu equipamento em várias secretárias
A maioria dos sistemas de gestão de equipamento permite contas de início de sessão individuais. Isto significa que os funcionários que trabalham em secretárias diferentes podem iniciar sessão ao mesmo tempo (e aceder ao mesmo inventário). Podem obter informações em vários locais e dispositivos, o que promove a colaboração.
Estas ferramentas de gestão baseadas na nuvem dão aos utilizadores autorizados acesso a dados de inventário em tempo real, ajudando o seu pessoal a detectar problemas de disponibilidade ao programar o equipamento. A principal vantagem do software de equipamento é que os funcionários têm acesso a dados actuais sem terem de recorrer a ferramentas tradicionais. Sabem sempre que equipamento está disponível para levantamento sem terem de editar folhas de cálculo ou preencher papelada.
Dica: No Booqable, pode definir permissões para cada conta de utilizador. Pode impedir que membros específicos da equipa acedam a informações sensíveis ou realizem acções indesejadas.
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Ver horas de saída e datas de entrega
Cada aluno chega com um objectivo diferente, algo diferente que está a tentar emprestar. Para o seu departamento de equipamento, é importante identificar antecipadamente o equipamento necessário. Quando essa clareza não existe, a produtividade da sua equipa é interrompida. A falta de uma visão geral e, por conseguinte, de preparação, significa que as verificações podem demorar minutos.
O seu departamento de equipamento precisa de ter um horário para saber exactamente quando os alunos chegam para fazer o check-out e o check-in do equipamento. Quanto mais a sua equipa souber sobre as próximas reservas, mais produtiva pode ser. No Booqable, o painel de controlo dá-lhe uma visão geral diária das futuras saídas e datas de vencimento, para que os seus funcionários saibam o que o dia lhes vai trazer - e tomem medidas.
Dica: Coloque o seu painel de controlo num ecrã grande perto da sua sala de equipamento. Desta forma, é fácil para todos os que estão no balcão do equipamento manterem-se informados.
Tornar mais eficiente o registo de equipamentos
Embora o software de check-out de equipamento possa ajudá-lo a trabalhar de forma mais rápida e eficiente, também o pode ajudar a trabalhar de forma mais inteligente. A maioria das ferramentas oferece mais do que apenas a programação de equipamentos e a gestão de inventário. Podem também acelerar o processo de checkout e minimizar os erros. Além de saber que equipamento está disponível, o seu pessoal pode verificar se está a distribuir o equipamento certo aos alunos.
Muitos sistemas de checkout de equipamento funcionam com base nos números de série e noutros identificadores, como os códigos de barras. Em vez de preencher manualmente uma lista de verificação, o software pode ajudá-lo a determinar se está a verificar o equipamento certo e se tudo está completo. O mesmo se aplica às devoluções. Com o software de gestão de equipamento, pode ver imediatamente se algo está em falta quando os alunos devolvem o equipamento.
Dica: No Booqable, também pode adicionar códigos de barras aos clientes. Isto permite-lhe digitalizar as identificações dos alunos e utilizar os códigos de barras nestes passes para identificar quem está a levantar e a devolver o equipamento.
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Melhorar a atribuição de recursos
A atribuição de recursos é um desafio permanente para as instituições de ensino. Felizmente, o software de checkout de equipamento optimiza este processo, fornecendo ferramentas de tomada de decisões baseadas em dados. As escolas e universidades podem garantir uma afectação eficiente de recursos através da análise dos padrões de utilização e disponibilidade do equipamento. Diga adeus às reservas duplas ou à subutilização do equipamento. Em vez disso, optimize a utilização dos recursos e maximize o potencial do seu equipamento.
Dica: O Booqable permite-lhe adicionar tempo de preenchimento aos produtos. Isto dá-lhe tempo para fazer a manutenção e as reparações de forma eficaz, minimizando o tempo de inactividade e garantindo que o seu equipamento se mantém em condições ideais.
## Aumentar a responsabilidade
A responsabilidade é a pedra angular de qualquer ambiente educativo. O software de checkout de equipamento permite que as instituições promovam uma cultura de responsabilidade através do controlo digital da utilização do equipamento e das partes responsáveis. Com pistas de auditoria completas e capacidades de criação de relatórios, pode monitorizar sem esforço as actividades do equipamento, reduzindo disputas e conflitos. Ao responsabilizar os utilizadores pelo equipamento que lhes é emprestado, as escolas e universidades podem criar uma atmosfera de confiança e garantir a longevidade dos seus valiosos recursos.
Dica: Acompanhe a utilização do equipamento com o histórico de utilização do produto e os registos de actividade no Booqable. Isto dá-lhe o conhecimento de que necessita para localizar qualquer informação sobre quem utilizou o seu equipamento e quando.
Equipar a sua instituição para o sucesso
Simplifique os seus processos de gestão de equipamento, optimize a atribuição de recursos, melhore a responsabilização, obtenha poupanças de custos e melhore a experiência do utilizador. Ao tirar partido desta tecnologia, as escolas e universidades podem concentrar-se na sua missão principal de proporcionar um ensino de qualidade, deixando para trás as preocupações com a gestão do equipamento. Abrace a eficiência hoje e desbloqueie um futuro mais brilhante para a sua instituição.
