Como é que a Vidwest Studios, uma organização sem fins lucrativos, resolveu os problemas logísticos com a Booqable

Nunca é agradável ver centros comunitários locais desaparecerem e ficarem abandonados. Enquanto muitos gostariam de poder fazer alguma coisa para o impedir, a Vidwest Studios tomou as medidas necessárias para criar uma organização sem fins lucrativos para salvar o seu centro de media comunitário local. Eles fornecem acesso gratuito e de baixo custo a equipamentos de produção de filmes e espaço de estúdio para os moradores. Quando se depararam com problemas logísticos, começaram a utilizar o Booqable para controlar as suas reservas e gerir o inventário.

Vidwest Studios

Em 2019, o centro de media comunitário em Columbia, Missouri, estava prestes a ser encerrado, mas um grupo de entusiastas criou uma organização sem fins lucrativos chamada Vidwest Studios para o salvar. O objetivo era criar um espaço comunitário onde os residentes pudessem aceder a equipamento de vídeo e espaço de estúdio gratuitamente ou a baixo custo. Este modelo de aluguer único na zona tornou-se o coração da comunidade criativa.

O Vidwest Studios oferece aos seus membros uma vasta gama de equipamento de filmagem da Canon, Nikon e Rode gratuitamente, incluindo câmaras, lentes, monitores, microfones, iluminação, equipamento, misturadores e gravadores de voz. O serviço é particularmente popular entre estudantes, organizações sem fins lucrativos e pessoas com baixos salários, embora qualquer pessoa o possa utilizar.

A empresa tem um membro do pessoal remunerado a tempo parcial e mais de uma dúzia de voluntários que asseguram as suas operações. Além disso, trabalha com produções comerciais e doadores para manter o seu equipamento e processos. No último ano, o número de membros aumentou mais de 60%, o período de crescimento mais significativo a que assistiram após os efeitos da pandemia.

Resolver problemas logísticos

À medida que a Vidwest Studios foi crescendo, deparou-se com problemas em manter o controlo das reservas, devoluções e inventário, uma vez que grande parte deste processo tinha de ser feito manualmente. Como resultado, começaram a procurar software que pudessem utilizar para gerir estes fluxos de trabalho. Depois de experimentarem algumas opções diferentes, descobriram que o Booqable se adequava perfeitamente às suas necessidades e lhes permitia resolver estes problemas.

Atualmente, aceitam reservas através do seu sítio Web Squarespace, integrando o sistema de checkout online fácil de utilizar do Booqable. Os membros elogiaram esta atualização, ao mesmo tempo que permite ao pessoal mantê-los responsáveis com um registo claro em papel. Isto também reduziu o trabalho manual necessário para manter registos das reservas.

É também mais fácil gerir as reservas e o inventário, uma vez que tudo está sincronizado, permitindo-lhes ver rapidamente o que está disponível. Uma das vantagens deste facto é a redução das perdas e a possibilidade de encontrar rapidamente o local onde se espera que uma peça de equipamento esteja. O resultado destas funcionalidades é que os seus problemas logísticos estão completamente resolvidos e podem manter-se no topo da gestão do seu inventário.

Servir a comunidade

A Vidwest Studios espera poder servir a sua comunidade durante muitos anos e proporcionar acesso a equipamento cinematográfico a quem, de outra forma, não teria acesso a ele. Até à data, têm tido um grande sucesso, que só aumentou à medida que foram ultrapassando os desafios ao longo dos anos.