Racionalização dos fluxos de trabalho para proporcionar experiências excepcionais ao cliente com o Rømø Cykler

Por vezes pode ficar surpreendido com a quantidade de software que pode mudar o seu negócio. Esta foi a experiência para Tom Maas quando começou a utilizar a Booqable para a sua loja de aluguer de bicicletas - Rømø Cykler. Ele viu o seu negócio crescer maciçamente desde que o implementou para gerir o back office e os alugueres online.

Muitas vezes, pode ser difícil introduzir uma nova forma de trabalhar num negócio que existe há alguns anos. No entanto, quando o novo fluxo de trabalho é optimizado e intuitivo, pode ser abraçado e fazer uma enorme diferença para o local de trabalho. A Booqable pretende ajudar as empresas de aluguer a alcançar este objectivo, e é justo dizer que, com a Rømø Cykler, este objectivo foi alcançado.

Rømø Cykler

Na Primavera de 2009, Tom Maas iniciou a Rømø Cykler depois de vários clientes terem perguntado sobre o aluguer de bicicletas no seu local de trabalho anterior. Começou com apenas seis bicicletas que alugou a locais na ilha dinamarquesa de Rømø. No entanto, quando se apercebeu da viabilidade de um negócio de aluguer de bicicletas, expandiu-se com mais bicicletas e equipamento.

Mais de dez anos depois, ele tem cerca de 500 bicicletas que aluga. Mas, claro, crescer até este nível não veio sem a sua justa quota-parte de obstáculos ao longo do caminho. Durante muito tempo, as reservas foram tratadas através de walk-ins, por telefone, e por e-mail. Além disso, eram mantidas num programa de papel que deixava o potencial de erros relativamente grande.

Além disso, embora o website da empresa tivesse um sistema de reservas online, este não estava sincronizado com o seu inventário. Estas reservas seriam então transferidas para folhas de cálculo Excel e para a agenda em papel. No entanto, é provável que se possa ver porque é que este fluxo de trabalho não era o melhor, especialmente durante a época de Verão.

Adaptando-se perfeitamente

Tom tinha percebido que precisava de software de aluguer, e durante a sua busca, deparou-se com a Booqable. Antes de se tornar a espinha dorsal da sua operação de aluguer, foi introduzido passo a passo no seu fluxo de trabalho. Em primeiro lugar, começaram com os alugueres de loja, onde é utilizado como um sistema POS para o pessoal processar as reservas na loja.

Uma vez que o pessoal estava confiante na sua utilização, foi lançado para gerir as reservas feitas através de cada canal. Permitiu à equipa ter uma visão geral do que foi alugado, quanto dinheiro foi gasto e quando os produtos iam ser levantados. A implementação da Booqable no backend do Rømø Cykler provou ser sem problemas e fácil de adaptar.

Finalmente, foram implementadas marcações em linha através do seu sítio web para reunir tudo. Uma vez integrado, os seus clientes adoptaram-no rapidamente, e continua a crescer maciçamente. Além disso, Tom observa que “uma grande parte dos nossos clientes fazem as suas reservas online com meses de antecedência, o que nos ajuda muito a espalhar o nosso fluxo de caixa durante esses tranquilos meses de Inverno”.

A peça final do puzzle

Durante muitos anos, Tom tinha desejado digitalizar códigos de barras no equipamento para evitar erros. No entanto, tinha sempre parecido uma tarefa assustadora com muitos obstáculos à implementação. Isso foi até que Booqable introduziu a funcionalidade de leitura de códigos de barras. Tom lembra-se de pensar, “não podia ser assim tão simples, mas nada se revelou menos verdadeiro do que isso”.

A parte mais significativa do processo foi a concepção e impressão de códigos de barras, mas a implementação foi, de resto, bastante simples. No início da estação do Verão, o seu pessoal começou a adicionar autocolantes de códigos de barras a todas as suas bicicletas, e no prazo de uma a duas semanas, estava completo. Tom disse: “Só podíamos desejar que tivéssemos feito isto anos antes”.

Com isso, a optimização do fluxo de trabalho na Rømø Cykler estava completa e o aluguer, e a devolução de bicicletas tornou-se de repente muito mais rápida. Não só é muito mais fácil gerir alugueres e inventários no backend, como também foi possível alcançar um processo mais profissional que os seus clientes muito apreciam.