Por vezes, a solução para o seu problema não é a mais óbvia. Daniel Davison descobriu isto ao procurar software para gerir o equipamento no Laboratório de Interacção da Universidade de Twente. Depois de descobrir que o software de gestão do laboratório não fornecia todas as funcionalidades de que necessitava, recorreu ao software de aluguer e descobriu que Booqable era a melhor solução para as necessidades do laboratório.
Os laboratórios nas universidades têm muito equipamento que os estudantes e investigadores utilizam para completar os seus projectos. Este equipamento precisa de ser gerido, e é necessário um sistema de acesso ao mesmo. Desta forma, estes laboratórios funcionam de forma muito semelhante às empresas de aluguer, e faz sentido que o software de aluguer possa ser a solução perfeita tanto para gerir como para aceitar reservas de equipamento.
Laboratório de Interação da Universidade de Twente
O Laboratório de Interacção da Universidade de Twente reúne estudantes e investigadores da faculdade de Engenharia Electrotécnica, Matemática e Informática que estudam a interacção dos meios humanos, a tecnologia criativa e a tecnologia de interacção. O laboratório é gerido por Daniel Davison, que é responsável pelo equipamento que os estudantes e investigadores utilizam.
Quando um estudante ou investigador inicia um projecto na universidade, tem de passar por Daniel para obter o equipamento de que necessita. Para além do equipamento, têm acesso a instalações, conhecimentos especializados, conhecimentos e software para os ajudar a atingir os seus objectivos de investigação. O laboratório de interacção é o local central onde estudantes e investigadores dentro do campo têm de ir para completar projectos.
O equipamento que pode ser adquirido no laboratório inclui comprimidos, pontos de acesso wi-fi, computadores, microfones, auscultadores, sensores tácteis, equipamento VR, câmaras, robôs, projectores, e impressoras 3D - dando àqueles que pesquisam estudos relacionados com a interacção dos meios humanos a gama máxima de equipamento para conduzir a sua pesquisa e atingir os seus objectivos.
Sem sistema central
Como o Laboratório de Interacção trabalha com muitos estudantes e investigadores, eles encontraram-se numa situação difícil. As pessoas comprariam computadores portáteis, câmaras fotográficas, equipamento VR, etc., para projectos individuais, e eles seriam acumulados ou adicionados ao inventário geral. Com o tempo, isto tornava de certa forma difícil saber o que tinham e onde estavam.
Além disso, a forma como os estudantes e investigadores se inscreveram no equipamento era um pouco antiquada. O laboratório teria enormes folhas A1 onde teriam de anotar os seus nomes e o que precisavam. Isto funcionou durante algum tempo, mas quando a pandemia atingiu e havia menos pessoas em pessoa, tornou-se claro que era necessária outra solução.
A combinação de não ter um sistema central com uma visão geral do equipamento e reservas feitas por estudantes e investigadores e nenhuma forma fácil de fazer uma reserva levou a potenciais erros que precisavam de ser evitados. Estas questões incluíam a indisponibilidade de equipamento, reservas duplas, faltas e perda de equipamento, o que se tornou tudo muito difícil de acompanhar.
Tornando as interacções mais fáceis
Daniel sabia que precisava de encontrar uma melhor forma de organizar o inventário do laboratório, e as mudanças provocadas pela pandemia foram um grande motivador. Ele começou por procurar software feito explicitamente para gerir o equipamento de laboratório, mas nenhum deles se adequava às suas necessidades. Assim, recorreu ao aluguer de software e ao empréstimo de equipamento de forma muito semelhante.
Escolheu Booqable porque satisfazia a maioria dos seus requisitos para uma solução de software para a situação. Agora, ele pode obter uma visão geral de que equipamento é emprestado, quem o tem, onde está, e o que está disponível. Isto tornou mais fácil assegurar que tudo está no lugar certo e está disponível quando um estudante ou investigador o requer para um projecto sem que surjam erros.
Entretanto, do ponto de vista do estudante e do investigador, podem facilmente visitar o portal em linha do laboratório. Podem ver que equipamento está disponível, quando o equipamento está disponível, e fazer uma reserva sem interagir com ninguém no laboratório. Recebeu um feedback informal de que os estudantes adoram o processo e a clareza de saber que equipamento está disponível.
Poupar tempo e expandir
Desde a implementação da Booqable no sistema de empréstimo do laboratório, Daniel tem visto poupanças substanciais de tempo e menos dores de cabeça relacionadas com a disponibilidade de equipamento. Isto levou a que o sistema funcionasse muito mais eficientemente, com menos trabalho manual e uma abordagem mais manual, o que ele e os seus colegas apreciam muito.
Permitiu também a expansão e renovação dos laboratórios físicos utilizados pelo Laboratório de Interacção. Em breve, os alunos poderão reservar espaço nos laboratórios e recolher e utilizar o equipamento sempre que precisarem (desde que este esteja disponível). Permitindo que o laboratório atenda mais estudantes e investigadores do que nunca sem necessidade de administração adicional.
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