A gestão de equipamento não é tarefa fácil em qualquer escala, mas é ainda mais difícil para as universidades. Joris van Gend descobriu isto alguns anos depois de trabalhar na Universidade de Twente Behavioral Management and Social Sciences Lab. Ele percebeu que o seu inventário estava a tornar-se demasiado complexo para trabalhar com folhas de cálculo e formulários, pelo que utilizou a Booqable para racionalizar todo o processo.
Os laboratórios nas universidades têm muito equipamento que os estudantes e investigadores utilizam para completar os seus projectos. Este equipamento precisa de ser gerido, e é necessário um sistema de acesso ao mesmo. Desta forma, estes laboratórios funcionam de forma muito semelhante às empresas de aluguer, e faz sentido que o software de aluguer possa ser a solução perfeita tanto para gerir como para aceitar reservas de equipamento.
Laboratório da Universidade de Twente BMS
O Laboratório de Gestão Comportamental e Ciências Sociais da Universidade de Twente é o laboratório para a faculdade que se concentra no comportamento humano. Estudantes e investigadores investigam tratamentos de utilização justa, interacção com a tecnologia, investigação de usabilidade e experiência do utilizador. Foi criado há seis anos e é gerido pelo director do laboratório, enquanto que as instalações são geridas pelo director das instalações do laboratório.
Os estudantes e investigadores do corpo docente precisam de registar tanto os seus projectos como o equipamento que pretendem utilizar no laboratório. O director das instalações do laboratório processa estes pedidos, certifica-se de que todas as aprovações são concedidas, e aprova o equipamento que pretendem utilizar para o seu projecto. Podem então prosseguir com a sua investigação e ir ao laboratório para recolher o equipamento de que necessitam para o completar.
O laboratório BMS oferece uma vasta gama de equipamento para ajudar estudantes e investigadores a alcançar os seus objectivos. Isto inclui computadores portáteis, telefones, tablets, PCs, smartwatches, equipamento de monitorização, drones, equipamento VR, câmaras fotográficas, televisores, óculos de rastreio ocular, e muito mais. Ao utilizar uma mistura deste equipamento, são capazes de fazer investigação sobre a forma como as pessoas interagem com a tecnologia e a sua usabilidade.
Folhas de cálculo complexas
Isto tornou-se um problema porque os investigadores que faziam projectos relacionados acabariam por comprar diferentes marcas do mesmo equipamento, o que levou a que o equipamento existente fosse subutilizado. Isto dificultou o registo do equipamento disponível, de quem tinha o equipamento e de qual era o seu valor para efeitos de seguro e substituição.
Nos primeiros tempos, o Laboratório BMS da Universidade de Twente geriu o seu inventário com folhas de cálculo Excel, mas isto tornou-se demasiado complexo para gerir. Como é o caso de muitas universidades, estudantes e investigadores comprariam equipamento, utilizá-lo-iam para as suas pesquisas, e depois desapareceria no escritório de alguém ou seria acrescentado ao inventário geral sem ser registado antes da fundação do laboratório.
Alguns anos depois, este sistema tornou-se altamente impraticável de manter e significou que tanto o laboratório como os seus utilizadores finais tiveram uma experiência terrível. Especialmente quando a pandemia atingiu e houve vários graus de funcionamento ao longo das regras em mudança. Assim, Joris precisava de encontrar um sistema que permitisse ao laboratório ser mais flexível e funcionar de forma mais eficiente.
Uma melhor experiência
Joris e os seus colegas encontraram a solução para os problemas do laboratório colocados dentro do software alugado e ele escolheu a Booqable por satisfazer da melhor forma estes requisitos. Permitiu-lhes gerir o inventário num sistema centralizado onde novos itens podem ser registados, os utilizadores finais podem reservar o seu próprio equipamento, e a utilização das instalações do laboratório pode ser optimizada através de processos simultâneos.
Agora, estudantes e investigadores podem registar os seus projectos e submetê-los para aprovação e, enquanto esperam, podem registar o equipamento de que necessitam através da loja online Booqable. Joris diz que este processo é verdadeiro para cerca de 90% dos utilizadores finais, enquanto os restantes 10% enviarão pedidos por correio electrónico e ele introduzirá manualmente as suas reservas no backend da Booqable.
O laboratório também foi capaz de melhorar a localização de bens com o sistema de código de barras integrado da Booqable e agora etiqueta cada nova peça de equipamento. A combinação de todas estas características permitiu-lhes optimizar a gestão do equipamento e racionalizar o processo para estudantes e investigadores. Também lhes permitiu gerir a capacidade operacional face às restrições da COVID.
Integrando fluxos de trabalho
Desde que começou a utilizar Booqable há três anos, Joris notou que a eficiência do sistema poupou aos seus colegas algumas horas por semana. Não só tornou mais fácil o controlo e a gestão do inventário, como também ajudou a optimizar a utilização das instalações do laboratório e as estratégias de compra. Mantendo-se quase em pleno funcionamento durante toda a pandemia da COVID-19.
No futuro, o laboratório BMS planeia utilizar o API da Booqable para integrar ainda mais o software de aluguer no processo de registo do projecto. Isto dará aos utilizadores finais um processo de reserva de equipamento mais simplificado e permitirá que o processo de aprovação seja muito mais eficiente. Além disso, está a ajudar outras universidades a desenvolver um processo semelhante para os seus próprios laboratórios.
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