No mundo de hoje com infinitas opções e grandes expectativas, a flexibilidade continua a ser a única vantagem competitiva para muitas empresas de aluguer de festas. Mas como se abraça a flexibilidade quando se transporta um inventário com milhares de artigos para festas, desde louça de mesa e mobiliário até à decoração de casamentos e tendas?
Com tantas peças em movimento, é um desafio fornecer aos clientes estimativas rápidas e evitar conflitos de planeamento. Sem mencionar o facto de que as coisas se tornam ainda mais complicadas quando os clientes começam a solicitar mudanças. Como se trata de uma Bridezilla atrás da outra, a aposta nunca foi tão alta para permanecer versátil e acompanhar a mudança de mentalidades. É aí que o software de aluguer de festas pode ajudar.
Indexar o seu inventário de aluguer de festas
Os empresários bem sucedidos conhecem o seu inventário de aluguer de festas como a palma da sua mão. Imagine receber um novo pedido, e não tem a certeza do que está em stock, ou quantos artigos estão disponíveis para uma determinada data. Sem este conhecimento, é quase impossível informar os seus clientes e dar estimativas de preços.
Há uma década atrás, as folhas de cálculo eram o status quo para a organização e gestão do inventário de aluguer. Hoje em dia, a maioria das empresas de aluguer de festas utilizam software de aluguer para classificar e controlar o equipamento. A razão é bastante simples: a sua lista de inventário deve incluir dados como imagens de produtos, quantidades, SKUs, e outros identificadores que o ajudem a manter o controlo. O objectivo é dar aos empregados uma fonte de verdade - uma visão geral em que podem confiar quando estiverem a embalar para o próximo evento. Ao iniciar um negócio de aluguer de festas, as folhas de cálculo fazem o trabalho. Mas à medida que se cresce, elas não escalam tão bem.
Outra razão para utilizar software de aluguer de festas é que é parcialmente responsável por dar vida aos eventos dos seus clientes. E para fazer as promessas certas, precisa de um espaço de trabalho que o ajude a compreender o paradeiro dos artigos da sua festa. Sem esta visão geral, os tempos de resposta aumentam, e a comunicação da equipa torna-se complicada. Ficará surpreendido com o quanto os conhecimentos certos podem aumentar a produtividade em toda a sua equipa.
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Desenvolver um fluxo de trabalho de encomendas flexível
Não é uma surpresa: O rastreio de encomendas torna-se complexo à medida que se conquista mais clientes. É por isso que muitas empresas de aluguer de festas lutam para ligar os pontos à medida que os negócios começam a recolher. Com ajustes constantes nas encomendas, e empregados a fazer alterações ao mesmo tempo, os perigos de overbooking estão mesmo ao virar da esquina.
Basta imaginar um item crítico em falta, apenas para descobrir que reservou mais equipamento do que o que tinha disponível. Este problema pode fazer com que fique com mau aspecto diante dos clientes e pode afectar a reputação da sua empresa. Lembre-se também de que o overbooking perturba o fluxo de trabalho da sua equipa, o que prejudica a cultura do local de trabalho e a produtividade geral.
Os empregados devem ser capazes de trabalhar em várias encomendas simultaneamente, sem terem de se preocupar com reservas duplas. À medida que os eventos são planeados, certifique-se de ter informação em tempo real sobre os seus produtos, para que a sua equipa saiba quais os artigos da festa que estão disponíveis e se precisa de encontrar soluções para as faltas. Reduzir o trabalho de adivinhação a um mínimo é fundamental.
Construir um forte processo de comunicação
Quando se trata de manter os seus clientes no circuito, a flexibilidade é igualmente importante. A sua equipa prospera quando pode comunicar eficazmente, e os clientes podem esperar uma resposta no mesmo dia (dentro da razão, é claro). A comunicação por correio electrónico deve ser tão simplificada quanto possível, uma vez que as estimativas por vezes vão e voltam mais de dez vezes.
Para muitas empresas de aluguer de festas, os modelos integrados de mensagens e de correio electrónico são um requisito no software de aluguer. A maioria das empresas muda de folhas de cálculo para algo mais adequado à medida que se cansam de mudar entre programas e de ter de compor cada mensagem individualmente. Quer a sua equipa esteja a gerar orçamentos, facturas, ou acordos, devem ser capazes de os enviar rapidamente.
A maioria dos sistemas de aluguer de festas permitem-lhe construir modelos personalizados para comunicar de forma mais eficiente. Pretende utilizá-los para informar os clientes sobre alterações, confirmar encomendas, e solicitar pagamentos. Embora os modelos sejam uma poupança de tempo para tarefas de rotina, algumas soluções de aluguer de festas levam a automatização um passo à frente, calculando automaticamente os preços e permitindo-lhe acompanhar os pagamentos.
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Mostrar a sua colecção de aluguer para festas
Estamos em 2019. Os consumidores estão a fazer compras online e querem verificar a sua colecção ao seu próprio ritmo. Querem avaliar vários vendedores e estender a mão quando tudo lhes parece bem. É aí que os catálogos tradicionais em PDF e as imagens genéricas de produtos são insuficientes. Há demasiados obstáculos para solicitar uma cotação.
Quer seja uma empresa estabelecida ou a iniciar um negócio de aluguer de festas, quase todos eles lutam com formulários de pedido e experiências abaixo do padrão no seu website. Muitas equipas procurarão software de aluguer ou sistemas de gestão de inventário para centralizar a informação sobre inventário, encomendas e clientes, mas esquecem-se de considerar a experiência que os clientes têm na web. É uma pena porque ferramentas como WordPress, Shopify, Squarespace, e WooCommerce, tornam um website de aluguer adequado mais acessível do que nunca.
Idealmente, os clientes devem ser capazes de navegar na sua colecção, aprender sobre preços, e desenhar uma lista de desejos. Não há necessidade de mostrar a disponibilidade do produto e estruturas de preços complicadas - tudo o que pretende é que os clientes façam uma selecção e solicitem uma cotação. A exibição de imagens de alta resolução, descrições envolventes de produtos e indicações de preços devem ser suficientes.
As empresas modernas de aluguer de festas estão a ver grande valor na criação de experiências simples e simples de aluguer online e na reunião de tudo num único sistema de gestão de aluguer. A utilização de uma plataforma para processar inquéritos e gerir o inventário dá aos seus empregados - e a toda a sua organização - a melhor hipótese de sucesso, independentemente do número de pedidos que receber.
