As universidades lidam com uma quantidade considerável de equipamento utilizado por estudantes e investigadores, tanto no campus como em casa. Normalmente, utilizam software de laboratório dedicado para gerir este equipamento. No entanto, mais universidades estão a mudar para a utilização de software de aluguer para gerir o seu inventário interno de equipamento e obter grandes resultados.
À medida que as universidades e outras instituições de ensino começam a digitalizar os seus processos, precisam de encontrar soluções de software. Muitas têm funcionado em Excel ou em folhas de inscrição impressas há muito tempo. Estes processos não só exigem muito tempo, como também deixam muito espaço para erros humanos. Para os campos onde a precisão é da maior importância, isto é inaceitável.
Naturalmente, a solução natural a que estas faculdades recorrem é o software criado especificamente para estas tarefas. No entanto, muitas vezes falham um elemento chave que traz conveniência aos estudantes e investigadores. Um portal de reservas online permite-lhes aceder ao inventário, verificar se está disponível, e fazer uma reserva, tudo isto sem interagir com outra pessoa.
Vejamos os benefícios de utilizar software de aluguer para gerir o equipamento nas Universidades.
Os benefícios do aluguer de software para universidades
1. Visão geral de todo o equipamento
Os gestores de equipamento universitário consideram frequentemente problemático obter uma visão geral de todo o equipamento disponível. O equipamento é frequentemente comprado para um projecto, utilizado, e mantido no escritório de alguém ou acrescentado ao inventário geral. Isto torna difícil rastrear que equipamento já se encontra nas instalações e leva a que seja comprado mais do que uma vez desnecessariamente.
O software de aluguer ajuda as universidades a controlarem todo o seu equipamento num sistema único. Quando alguém apresenta uma proposta de novo equipamento, pode ser cruzado com esta base de dados para determinar se precisa de ser comprado ou se já se encontra no campus. Isto leva à redução de despesas e significa que os projectos podem avançar muito mais rapidamente.
2. Acessível a partir de qualquer lugar
Quando as universidades mantêm uma lista principal do seu inventário dentro de uma folha de cálculo, muitas vezes ela só existe no PC de uma pessoa. Isto requer ter acesso a este computador sempre que alguém precisa de reservar equipamento. Enquanto que se for mantido em vários computadores, precisa de ser constantemente actualizado para reflectir o equipamento actual disponível para a universidade.
No entanto, isto já não é um problema com o software de aluguer, pois é baseado na nuvem e pode ser acedido a partir de qualquer lugar. Isto significa que mesmo que alguém esteja a trabalhar remotamente, pode aceder a ele a partir de qualquer dispositivo. Também permite o acesso de várias pessoas ao mesmo inventário que é automaticamente actualizado quando o equipamento é adicionado, removido, ou verificado.
3. Percepções de disponibilidade ao vivo
Para estudantes, investigadores, e pessoal, não é fácil saber o que está e o que não está disponível. Mesmo que tenham acesso à folha de cálculo principal que o corpo docente utiliza, esta pode não estar actualizada ou mesmo incluir esta informação. Isto torna difícil saber que equipamento podem pedir emprestado e o que necessitam de solicitar uma bolsa para cobrir, uma vez que não sabem se ela existe no campus.
O aluguer de software com conhecimentos de disponibilidade em tempo real significa que qualquer pessoa que necessite pode aceder a estes dados. O pessoal pode acompanhar a disponibilidade do inventário no back-end, enquanto estudantes e investigadores podem aceder a um portal de reservas online. Assim, qualquer pessoa que precise de saber que equipamento está disponível tem acesso instantâneo a esta informação.
4. Fácil de localizar o equipamento
Muitas universidades vêem-se na necessidade de substituir o equipamento porque este se perdeu algures pelo caminho. Isto pode ser porque alguém não o devolveu a tempo, ou pode ser guardado no escritório de alguém. No entanto, esta informação nem sempre é fácil de obter e muitas vezes leva a que o equipamento seja considerado perdido e é necessário dinheiro extra para a sua substituição.
Este problema é resolvido através de software de aluguer, uma vez que lhe permite manter um registo de quem pediu emprestado o equipamento - tornando fácil chegar a esta pessoa para lhe pedir que o devolva. Ajuda a prevenir perdas e reduz tempo e dinheiro desnecessários gastos na procura e substituição deste equipamento.
5. Automatizar processos que consomem tempo
Algo que todos poderíamos usar é mais tempo. É muitas vezes difícil de encontrar, e nunca se consegue recuperá-lo. Para as universidades, muitas tarefas demoram demasiado tempo e poderiam utilizar a automatização para reduzir o desperdício. No caso de empréstimo de equipamento, isto pode significar tudo, desde a localização do equipamento até à sua reserva e actualização da disponibilidade em tempo real.
Como mencionado acima, isto pode ser conseguido com software de aluguer e beneficiar muitas destas áreas. O equipamento pode ser localizado em apenas alguns cliques, uma vez que é automaticamente atribuído. A reserva de equipamento pode ser feita sem comunicação através de um portal web. Ambos beneficiam do facto de a disponibilidade do equipamento ser calculada automaticamente sem interacção humana.
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Como a Booqable pode ajudar as universidades a gerir o equipamento
O software de aluguer Booqable facilita o controlo de todo o seu equipamento, permite que estudantes e investigadores reservem eles próprios o equipamento, e automatiza processos demorados. Uma vez que o seu inventário esteja estabelecido e itemizado, ele gere-se a si próprio, e é fácil de adicionar novo equipamento, localizar equipamento antigo, ou integrar com processos existentes.
