Como gestor de equipamento dentro de uma empresa, universidade, ou local de aluguer pode muitas vezes deixá-lo a pensar para onde foi o seu tempo. Preparar equipamento para colegas, estudantes e clientes que o necessitem pode levar muito tempo, e seria certamente bom ter menos stress para lidar com ele. Bem, está com sorte! Este é o nosso guia para os desafios comuns de gestão de equipamento e passos que pode dar para os resolver.
Desafio #1 - Criar uma visão geral clara do seu equipamento
Se estiver a trabalhar numa empresa, universidade ou local de aluguer, as hipóteses são que a sua lista de equipamento cresça regularmente. Como resultado, precisa de ter um método simples para organizar e seguir todo o equipamento que gere, quer sejam cabos HDMI, lentes de câmara, baterias, ou capacetes.
Adicionar um sistema de reservas
Uma coisa que pode ajudá-lo a criar uma visão geral clara é limitar o número de pessoas que podem ter acesso ao equipamento. Além disso, a implementação de um sistema de reservas para o equipamento que gere significará o desaparecimento de menos itens, e saberá onde está tudo.
Organize o seu equipamento
Se o seu equipamento estiver espalhado por todo o lado, torna incrivelmente difícil localizar cada item. Assim, em vez disso, o seu armazém deve ter tudo cuidadosamente etiquetado e organizado para reduzir o tempo gasto a encontrar coisas e evitar percalços no caminho.
Utilizar identificadores de stock únicos
É bom dar a itens mais significativos (como câmaras, bicicletas, ferramentas, e maquinaria) identificadores de stock únicos. Saber que artigos são alugados - e onde o são - transforma a gestão do seu equipamento e reduz a quantidade de papelada e o tempo gasto na procura de artigos específicos a longo prazo.
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Desafio #2 - Manutenção do seu equipamento
Todos nós já lá estivemos, você está a usar algo e descobre que tem pouca bateria ou defeitos desde cedo, e estraga o seu dia. Pode ser frustrante tanto para si como para o seu colega, estudante, ou cliente que reservou o equipamento. É por isso que deve adoptar uma abordagem activa na manutenção do seu equipamento para reduzir o stress, os custos, e as queixas.
Horários de reserva de almofadas
Pode ser difícil efectuar verificações do equipamento quando se tem reservas de trás para a frente, por isso é sempre bom preencher os tempos de reserva. Isto permitir-lhe-á completar qualquer manutenção antes de o equipamento ser levantado. Para ajudar ainda mais, manter um registo de manutenção detalhado ajudá-lo-á a garantir que cada item está a receber a atenção de que necessita.
Criar áreas dedicadas à manutenção
Se cada peça de equipamento estiver deitada nas prateleiras, pode ser impossível saber quais precisam de atenção sem passar por cada item. Ao criar uma área dedicada à manutenção do equipamento, não lhe será deixado sempre um trabalho massivo. Pode também acrescentar uma estação de carregamento para o ajudar a manter em cima do equipamento que precisa de ser carregado antes de ser utilizado.
Desafio #3 - Saber o que guardar e o que deitar fora
Há muito equipamento especializado que se torna ultrapassado em apenas alguns anos ou talvez nem valha a pena comprar, dependendo do seu caso de uso. Estes factores significam que precisa de saber o que tem, a frequência de utilização e quanto tempo é gasto na reparação do equipamento.
Criar relatórios de utilização do equipamento
Ao criar relatórios sobre a frequência com que o equipamento é utilizado, é possível ver o que é procurado e o que não é. Isto permitir-lhe-á vender artigos que tem em excesso e comprar mais produtos a pedido. Poderá então libertar espaço e reduzir os custos de reparação de equipamento a que não precisa de se agarrar.
Manter uma visão geral do inventário
Saber quando o equipamento é necessário e quem precisa dele pode ajudá-lo a manter uma visão geral clara do seu inventário. Isto significa que não haverá reservas duplas e nenhum equipamento ficará por utilizar. Também pode rastrear que equipamento é utilizado com mais frequência e o que pode reciclar ou revender se não for utilizado com regularidade suficiente.
Manter um registo de qualquer custo incorrido
É bom manter um registo de quaisquer custos de reparação e manutenção em que incorra, uma vez que alguns itens podem estar a custar-lhe mais do que pensa. Considere procurar novos produtos que sejam menos propensos a quebrar ou criar um calendário de manutenção para reduzir o tempo de paragem dos artigos solicitados.
Comece por construir o seu sítio Web
Todas as novas empresas de aluguer começam por criar um sítio Web para obter as primeiras reservas.
Booqable - Software de gestão e aluguer de equipamento optimizado
Com a Booqable, pode manter-se a par da gestão do seu equipamento e manter o seu inventário com menos tempo e stress envolvidos. O nosso sistema de reservas online significa que os seus colegas, estudantes ou clientes podem reservar o equipamento exactamente quando o quiserem sem se sobreporem, enquanto as nossas opções de rastreio significam que sabe sempre onde está cada item. Acrescente tempo de preenchimento entre os seus alugueres para se dar algum espaço para respirar, manter uma visão geral do seu equipamento, e gerar relatórios para maximizar a sua organização.
