Para muitas empresas de aluguer, a facturação aos clientes é o passo final para serem pagos pelos seus produtos ou serviços. Por conseguinte, gerar e enviar facturas de forma eficiente é essencial para os seus resultados. A melhor forma de racionalizar este processo é utilizar o software de aluguer Booqable, que inclui um gerador de facturas, onde se pode criar e enviar rapidamente facturas aos clientes.
Ao gerar e enviar facturas dentro do seu software de aluguer, pode facilmente enviá-las aos clientes e fazê-los pagar através do seu processador de pagamento ligado. Saiba como criar, enviar, e actualizar facturas e aceitar pagamentos dentro da sua conta Booqable.
O que é uma factura de aluguer?
As facturas são documentos financeiros que descrevem os produtos ou serviços que o seu cliente concordou em pagar. Incluirão uma lista pormenorizada com preços e o montante total devido, que pode ser o montante total ou uma caução. Em nichos de aluguer específicos, as facturas são a forma mais comum de facturação de um cliente, enquanto outros aceitarão o pagamento no momento da reserva.
Por exemplo, um cliente pode pedir um orçamento de mobiliário e decoração para o seu casamento. O negócio de aluguer fornecer-lhes-ia então uma proposta, e se concordarem, darão seguimento à mesma com uma factura. Este é o montante que o cliente deverá pagar dentro de um período de tempo específico para garantir os bens e serviços.
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O que deve ser incluído numa factura de aluguer?
As facturas são geralmente bastante simples, independentemente do nicho de aluguer ou dos tipos de produtos ou serviços que estão a ser oferecidos. Embora, na Booqable as imagens dos produtos estejam incluídas para que os clientes saibam pelo que estão a pagar, os elementos essenciais que as facturas devem incluir são:
- Nomes de empresas e clientes e informações de contacto
- Os produtos ou serviços que são fornecidos
- A taxa acordada para estes produtos ou serviços
- O período e duração do aluguer
- A data em que a factura foi emitida em
- Quando o pagamento é devido agora e mais tarde, se for exigido um depósito de segurança.
O gerador de facturas da Booqable preencherá automaticamente esta informação a partir da informação sobre a encomenda que a acompanha. Isto facilita a criação e o envio imediato de facturas profissionais aos clientes. Pode utilizar o modelo padrão ou levá-lo mais longe, personalizando exactamente a informação que deseja que apareça nas suas facturas, bem como seguindo as melhores práticas.
Como criar facturas dentro da Booqable
Gerar uma factura dentro da Booqable permite-lhe criar e enviar facturas directamente dentro da sua conta para clientes que tenham solicitado os seus produtos ou serviços. Dentro da barra lateral direita de qualquer encomenda, ser-lhe-á dada a opção de criar e enviar uma nova factura. Além disso, se actualizar a encomenda no futuro, poderá enviar uma factura actualizada com os custos pré-pagos deduzidos.
Criação automática de facturas
Sempre que receber ou criar uma nova encomenda dentro da Booqable, tem a opção de gerar uma nova factura. Esta factura será automaticamente preenchida com a informação que você e o seu cliente tenham fornecido. Isto poupa tempo no preenchimento de facturas a partir do zero e permite-lhe processar uma encomenda rapidamente. Não só isso, como também pode estar confiante de que os clientes estão a receber uma factura profissional.
Gestão de versões de facturas
Quando se gera uma factura pela primeira vez, esta será rotulada como “Pro-forma”, o que significa que ainda pode ser actualizada. Uma vez finalizada uma factura, esta pode ser enviada a um cliente. Se fizer um ajustamento após finalizar uma factura, será gerado um novo “Pro-forma”. Poderá então verificar que quaisquer pagamentos efectuados são deduzidos e finalizar a factura actualizada. Também pode criar facturas de crédito caso o montante da encomenda diminua.
Envio de facturas aos clientes
Assim que estiver satisfeito com uma factura, pode enviá-la directamente para o endereço de correio electrónico fornecido pela Booqable. Pode ser acompanhada de um e-mail digitado manualmente ou de um modelo de e-mail guardado que será automaticamente preenchido com as informações do cliente. Isto significa que a criação e envio de correio electrónico pode ser feito em apenas alguns minutos.
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Ser pago a partir de facturas em Booqable
Para ser pago a partir de facturas em Booqable, é necessário ligar um processador de pagamento de terceiros à sua conta. Pode escolher entre Stripe ou PayPal, que fornece serviços de pagamento seguros para si e para os seus clientes. Pode gerar e enviar um link de pedido de pagamento a partir de uma encomenda no mesmo menu onde criou a sua factura.
Se um cliente pagar uma factura, o estado de pagamento da encomenda mudará para pagamento automático, sem a sua interacção. Pode também optar por pedir aos clientes apenas o pagamento parcial e pagar o montante total numa data posterior. Isto facilita a gestão de pagamentos e assegura que o cliente é pago correctamente.
Centralizar as suas ferramentas de negócio de aluguer com a Booqable
Booqable permite-lhe manter-se organizado e gerir todos os aspectos do seu negócio de aluguer num sistema simples. Criar e enviar facturas é uma parte essencial para gerir com sucesso uma empresa de aluguer, juntamente com a gestão do inventário, a aceitação de reservas online, e o controlo do desempenho. Pode poupar tanto dinheiro como tempo, tendo estas ferramentas num único sistema.
