Les écoles, les universités et les établissements d’enseignement supérieur disposent de grandes quantités de matériel. Souvent, les étudiants ont accès à du matériel vidéo pour leurs projets, aux clés des salles de montage et peuvent parfois prêter du matériel d’extérieur. Il est surprenant de constater que la plupart des bureaux d’équipement s’appuient encore sur des feuilles de calcul, des formulaires de vérification imprimés et des listes de contrôle pour gérer ces procédures. Certaines écoles et universités tentent d’adopter des solutions numériques mais n’y parviennent pas en utilisant Google Forms et d’autres outils similaires.
Presque toutes ces méthodes nécessitent beaucoup de travail manuel, ce qui les rend inefficaces et sujettes aux erreurs. Vous ne voudriez pas que les étudiants qui travaillent vérifient le mauvais équipement, ou pire, qu’ils ne soient pas au courant des vols et des objets manquants. C’est pourquoi un nombre croissant d’écoles, d’établissements d’enseignement supérieur et d’universités adoptent déjà des systèmes de gestion des équipements basés sur le cloud. Voici trois raisons pour lesquelles vous devriez en faire autant.
Accédez à votre équipement à partir de plusieurs bureaux
La plupart des systèmes de gestion des équipements permettent de créer des comptes de connexion individuels. Cela signifie que les employés qui travaillent à des bureaux différents peuvent se connecter en même temps (et accéder au même inventaire). Ils peuvent obtenir des informations sur plusieurs sites et appareils, ce qui favorise la collaboration.
Ces outils de gestion basés sur le cloud permettent aux utilisateurs autorisés d’accéder aux données d’inventaire en temps réel, ce qui aide votre personnel à repérer les problèmes de disponibilité lors de la programmation de l’équipement. Le principal avantage des logiciels d’équipement est que les employés ont accès à des données actualisées sans avoir à recourir à des outils traditionnels. Ils savent toujours quel équipement est disponible à la caisse sans avoir à éditer des feuilles de calcul ou à remplir des documents.
**Dans Booqable, vous pouvez définir des autorisations pour chaque compte utilisateur. Vous pouvez empêcher certains membres de l’équipe d’accéder à des informations sensibles ou de prendre des mesures indésirables.
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Voir les heures de sortie et les dates d’échéance
Chaque étudiant arrive avec un objectif différent, quelque chose de différent qu’il essaie de prêter. Pour votre bureau des équipements, il est important d’identifier d’emblée les équipements dont vous avez besoin. En l’absence d’une telle clarté, la productivité de votre équipe s’arrête. Le manque de vue d’ensemble, et donc de préparation, signifie que les vérifications peuvent prendre des minutes.
Votre bureau de l’équipement devra disposer d’un calendrier afin de savoir précisément quand les étudiants viendront retirer et enregistrer leur équipement. Plus votre personnel est informé des réservations à venir, plus il peut être productif. Dans Booqable, le tableau de bord vous donne une vue d’ensemble quotidienne des prochaines sorties et des dates d’échéance, de sorte que votre personnel sache ce que la journée apportera et prenne les mesures nécessaires.
Conseil: Affichez votre tableau de bord sur un grand écran près de votre salle d’équipement. De cette façon, il est facile pour tout le monde au bureau de l’équipement de rester informé.
Améliorer l’efficacité des vérifications d’équipement
Si les logiciels de gestion des équipements peuvent vous aider à travailler plus rapidement et plus efficacement, ils peuvent également vous aider à travailler plus intelligemment. La plupart des outils ne se limitent pas à la planification des équipements et à la gestion des stocks. Ils peuvent également accélérer votre processus de vérification et minimiser les erreurs. En plus de savoir quel équipement est disponible, votre personnel peut vérifier s’il distribue le bon équipement aux étudiants.
De nombreux systèmes de contrôle des équipements fonctionnent sur la base des numéros de série et d’autres identifiants tels que les codes-barres. Au lieu de remplir manuellement une liste de contrôle, le logiciel peut vous aider à déterminer si vous vérifiez le bon équipement et si tout est complet. Il en va de même pour les retours. Avec un logiciel de gestion des équipements, vous voyez immédiatement s’il manque quelque chose lorsque les étudiants retournent le matériel.
**Dans Booqable, vous pouvez également ajouter des codes-barres aux clients. Cela vous permet de scanner les cartes d’étudiant et d’utiliser les codes-barres sur ces laissez-passer pour identifier les personnes qui récupèrent et retournent le matériel.
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Améliorer l’allocation des ressources
L’allocation des ressources est un défi permanent pour les établissements d’enseignement. Heureusement, les logiciels de gestion des équipements optimisent ce processus en fournissant des outils de prise de décision basés sur des données. Les écoles et les universités peuvent garantir une allocation efficace des ressources en analysant les schémas d’utilisation et la disponibilité des équipements. Dites adieu aux doubles réservations ou à la sous-utilisation des équipements. Au lieu de cela, optimisez l’utilisation des ressources et maximisez le potentiel de votre équipement.
**Booqable vous permet d’ajouter du temps de préparation aux produits. Cela vous donne le temps d’effectuer la maintenance et les réparations de manière efficace, en minimisant les temps d’arrêt et en s’assurant que votre équipement reste en parfait état.
## Renforcer la responsabilité
La responsabilité est la pierre angulaire de tout environnement éducatif. Le logiciel de vérification des équipements permet aux établissements de favoriser une culture de la responsabilité en suivant numériquement l’utilisation des équipements et les parties responsables. Grâce à des pistes d’audit complètes et à des fonctionnalités de reporting, vous pouvez contrôler sans effort les activités liées à l’équipement, ce qui permet de réduire les litiges et les conflits. En tenant les utilisateurs responsables de l’équipement qu’ils empruntent, les écoles et les universités peuvent créer un climat de confiance et assurer la longévité de leurs précieuses ressources.
Conseil: Gardez une trace de l’utilisation de l’équipement avec l’historique de l’utilisation du produit et les journaux d’activité dans Booqable. Cela vous permet de retrouver toutes les informations dont vous avez besoin sur qui a utilisé votre équipement et quand.
Equiper votre institution pour le succès
Rationalisez vos processus de gestion des équipements, optimisez l’allocation des ressources, renforcez la responsabilité, réalisez des économies et améliorez l’expérience des utilisateurs. En tirant parti de cette technologie, les écoles et les universités peuvent se concentrer sur leur mission principale, à savoir dispenser un enseignement de qualité, tout en laissant derrière elles les soucis liés à la gestion des équipements. Adoptez l’efficacité dès aujourd’hui et ouvrez la voie à un avenir meilleur pour votre établissement.
