Les formulaires de sortie d’équipement sont utilisés par les organisations et les établissements d’enseignement pour suivre les mouvements des biens. Ces formulaires, également connus sous le nom de fiches de sortie d’équipement, contiennent généralement des informations telles que le nom du membre du personnel qui sort l’équipement, les numéros d’identification des biens et les dommages signalés.
De nombreuses organisations, ainsi que des universités, utilisent des formulaires de sortie d’équipement pour éviter la perte et le vol de biens précieux de l’entreprise. Et comme ces formulaires font souvent office d’accord, ils encouragent une utilisation correcte des ressources de l’entreprise et fournissent une base juridique.
Cependant, la plupart des organisations ont encore tendance à s’appuyer sur des documents imprimés et des flux de travail sur papier. C’est dommage, car l’efficacité du processus de sortie détermine en grande partie la rentabilité de l’opération de gestion des équipements. Les feuilles d’émargement imprimées peuvent ralentir votre processus de sortie, ce qui fait attendre les employés ou les étudiants, et peut rapidement entraîner des piles de documents.
Cet article aborde brièvement les raisons pour lesquelles les organisations utilisent des formulaires de sortie de l’équipement, les éléments qu’ils doivent inclure et la technologie que vous pouvez utiliser pour accélérer votre processus de sortie de l’équipement.
Quand les entreprises doivent-elles utiliser des formulaires de vérification de l’équipement ?
Dans de nombreuses organisations, les employés utilisent les équipements de l’entreprise dans leur travail quotidien. Ils peuvent être en train de tester des équipements de démonstration, ou utiliser des appareils électroniques (par exemple, des ordinateurs portables et des tablettes) et des outils (par exemple, des outils électriques et des machines). En outre, de nombreuses universités prêtent des équipements aux étudiants pour des projets et des travaux. Dans tous ces cas, un formulaire de vérification peut aider les organisations à suivre l’utilisation, l’emplacement et l’état des actifs de l’entreprise et à prévenir les pertes et les vols dus à une mauvaise gestion des équipements. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation de fiches de sortie d’équipement :
- Suivre les mouvements de l’équipement pour prévenir les pertes et les vols, et établir un calendrier plus efficace pour augmenter l’utilisation.
- Souligner la responsabilité des employés ou des étudiants quant à la manipulation appropriée des équipements de l’entreprise.
- Suivre l’état des biens et encourager un entretien correct et régulier de l’équipement.
Quelles sont les données à inclure dans un formulaire de vérification de l’équipement ?
Que votre organisation utilise des feuilles de sortie imprimées ou numériques, un bon formulaire de sortie doit contenir des informations sur l’équipement, l’employé/étudiant qui le prête, une date de retour et les conditions d’utilisation des biens de l’entreprise.
1. Identifiants de l’équipement
Les formulaires de prêt d’équipement doivent inclure un moyen d’identifier l’équipement. Par exemple, des identifiants ou des codes-barres (vous pouvez accélérer le processus de vérification en utilisant un lecteur de codes-barres). Veillez également à indiquer les quantités que vous retirez, tant pour l’équipement que pour les accessoires. Chez Booqable, nous distinguons les différents types d’équipement en inventaire traçable et en vrac. Pour en savoir plus sur ces types de suivi, cliquez ici.
2. Détails sur l’employé/étudiant
Notez le nom complet, le numéro d’employé/étudiant et les informations de contact. La personne doit également accepter les termes et conditions en signant le formulaire de vérification de l’équipement. Des logiciels tels que Booqable prennent en charge les signatures électroniques, ce qui réduit le temps consacré à la paperasserie.
3. Dates de retour
Soyez précis quant à la date de retour de l’équipement et à l’endroit où il doit être rendu. La mention d’une date et d’une heure convenues sera également bénéfique pour vos efforts de planification de l’équipement, ce qui maximisera en fin de compte l’utilisation de vos actifs.
4. Dommages
Notez en détail les dommages éventuels avant d’emprunter l’équipement. Il en va de même pour les retours ; assurez-vous que l’état des biens répond à vos normes d’inspection. Si nécessaire, prenez des photos afin de pouvoir tenir les employés ou les étudiants responsables des dommages.
5. Modalités et conditions
Incluez (ou faites référence à) vos conditions générales sur votre feuille de sortie du matériel. Décrivez à qui appartient l’équipement et indiquez vos politiques en matière de dommages, de perte et de vol.
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Outils pour simplifier le processus de sortie de l’équipement
Le suivi des actifs de l’entreprise à l’aide d’un stylo et d’un papier peut rapidement entraîner des piles de documents et des procédures de vérification inefficaces. Nous avons créé Booqable pour aider les organisations à rationaliser leurs processus d’équipement en transférant leurs opérations vers un espace de travail numérique. Ainsi, le personnel peut vérifier les équipements plus efficacement, sans trop d’actions manuelles. En outre, ils peuvent également créer des contrats numériques, similaires aux feuilles d’émargement, et les faire signer numériquement. Les gestionnaires d’équipements peuvent consacrer moins de temps à l’administration et suivre les équipements de l’entreprise en ligne.
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