La rédaction d’un contrat pour votre entreprise de location peut sembler une tâche décourageante. Il y a une liste interminable de scénarios à couvrir, et vous ne savez pas ce qu’il faut inclure ou omettre. Et puis il y a le jargon juridique, qui rend les choses de plus en plus complexes.
Heureusement, les contrats de location ne doivent pas nécessairement être des documents juridiques longs et remplis de jargon. Chez Booqable, nous préférons les contrats rédigés dans un anglais simple et compréhensible. Soyons réalistes. Auriez-vous envie de lire des paragraphes deux fois ? Et signeriez-vous un document que vous n’avez pas entièrement compris ? En restant concentré et en allant droit au but, vous réduisez les frictions et vous pouvez terminer la paperasse plus rapidement (et obtenir le paiement de vos factures plus tôt).
Sans contrat, les clients peuvent ne pas savoir ce qu’ils paient, et la portée de votre offre peut sembler floue. Tout cela pourrait inciter quelqu’un à profiter de vous et entraîner une confusion autour des dépôts, des annulations, des dates de retour et d’autres échéances importantes.
Bien que les contrats soient le dernier de vos soucis au début, nous vous encourageons à consacrer du temps et des efforts à la rédaction d’un document facile à suivre qui explique ce que les deux parties acceptent. Nous allons partager quelques idées pour vous aider à démarrer. N’oubliez pas que vous n’êtes pas obligé de toutes les inclure. Choisissez simplement celles qui semblent appropriées pour votre entreprise.
Que faut-il inclure et pourquoi ?
Si vous utilisez Booqable pour créer des contrats, des devis et des factures, vous avez déjà fait la moitié du chemin. La plupart des informations s’affichent automatiquement, comme les coordonnées des clients, les informations sur l’adresse, les spécifications des produits, les calculs de prix et de taxes, ainsi que les dates d’enlèvement et de retour. Voici quelques éléments supplémentaires à inclure :
1. Vue d’ensemble
Fournissez un bref aperçu des parties qui concluent l’accord. Indiquez le nom et l’adresse des entreprises et précisez ce que les deux parties acceptent. Il peut s’agir d’une simple déclaration : “Le présent contrat est conclu entre [votre entreprise] et le client mentionné ci-dessus. En signant ce contrat, le client accepte les termes et conditions suivants”.
2. Paiement
Indiquez si un acompte ou un dépôt non remboursable est exigé. Le cas échéant, indiquez votre dépôt de garantie et précisez qu’un contrat signé vous autorise à débiter la carte de débit ou de crédit du client figurant dans votre dossier pour tous les paiements et frais dus au titre du contrat. Indiquez clairement les modalités de paiement, sinon vous risquez d’attendre des semaines avant de recevoir le paiement.
**Conseil : n’oubliez pas d’inclure les conséquences financières des retours tardifs, des réparations et des changements de dernière minute.
3. Livraison, enlèvement et retour
Lorsque votre entreprise livre du matériel de location aux clients, incluez un paragraphe indiquant qui est responsable des frais de transport, de mise à disposition et d’enlèvement. Définissez l’étendue des livraisons et des enlèvements, qui peuvent par exemple ne pas inclure le montage ou le démontage. Vous ne voulez pas que les clients demandent plus de travail sans le payer, simplement parce que l’étendue de votre processus de livraison n’était pas claire.
4. Pertes et dommages
Expliquez la procédure à suivre lorsque des articles sont endommagés, volés ou perdus. Le client doit-il payer les réparations et la période pendant laquelle un produit a été temporairement indisponible ? En détaillant la responsabilité et l’assurance, vous éviterez de discuter de la question de savoir qui est responsable de quoi lorsque des articles sont manquants, endommagés ou détruits.
5. Annulations et modifications
Décrivez dans quelle mesure les personnes peuvent apporter des modifications après que vous avez traité leur réservation. Définissez ce qui se passe lorsqu’une personne annule une commande avant l’échéance du solde final (“Si la commande est annulée avant l’échéance du solde final, le dépôt sera perdu”) ou après l’échéance du solde final (“Si la commande est annulée après l’échéance du solde final, tous les paiements seront perdus”). Cette procédure dépend de la manière dont vous traitez les paiements.
6. Signature
Vous êtes prêt ! Le contrat est juridiquement contraignant lorsque les deux parties l’ont signé.
Même si 99 % des locations se déroulent sans problème, un contrat bien rédigé permet de clarifier les conditions de votre entreprise et de régler les problèmes de paiement. Bien que nous soyons partisans des contrats courts et faciles à suivre, la taille de votre contrat dépendra de ce que vous offrez et de la complexité de vos produits et services. Il est impératif de créer un contrat adapté à votre type d’entreprise. Nous pensons également qu’il est crucial de ne pas intimider les clients potentiels avec un document long de 10 pages. Un équilibre sain entre étanchéité et accessibilité est ce que vous recherchez lorsque vous rédigez des contrats de location.
Important : Nous ne sommes pas des conseillers juridiques professionnels. Bien que nous soyons heureux de fournir les meilleures pratiques en matière de contrats de location, ces conseils peuvent ne pas vous convenir. Le contenu de cet article ne doit pas être considéré comme un avis juridique. Consultez toujours votre conseiller ou votre avocat afin d’aborder les spécificités de votre situation unique.
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