La plupart des grandes entreprises ont de petites équipes qui utilisent des équipements pour accomplir des tâches pendant la journée de travail. Qu’il s’agisse d’équipements pour le tournage de vidéos, de mobilier pour des événements ou même de véhicules. Il y a beaucoup d’équipements partagés en interne au sein d’une entreprise, et il faut les gérer. C’est pourquoi le logiciel de location est la solution idéale pour la gestion des équipements internes.
Pendant longtemps, les entreprises ont fonctionné avec du papier, des feuilles de calcul et des logiciels obsolètes, ce qui peut être une bonne chose. Cependant, ils laissent une grande place à l’erreur et peuvent souvent perturber les autres employés et départements. Il est donc préférable de disposer d’une solution facile à utiliser et accessible, tout en automatisant les tâches fastidieuses.
Il peut être judicieux d’opter pour un logiciel conçu spécifiquement pour la gestion interne des biens, mais il sera souvent insuffisant. En revanche, les logiciels de location répondent à un plus large éventail de besoins professionnels et s’adaptent plus facilement aux besoins individuels. Cela ouvre les entreprises à un plus large éventail de possibilités et contribue à rationaliser les flux de travail quotidiens.
Examinons les avantages de la location pour la gestion interne des équipements.
Les avantages du logiciel de location pour la gestion interne des équipements
1. Savoir ce que vous avez et où il se trouve
Il peut être difficile d’avoir une vue d’ensemble lorsque vous gérez une quantité considérable d’équipements. Au fil du temps, votre inventaire s’accroît, et si vous ne disposez pas d’un système centralisé, il peut être difficile de garder une trace de tout. Il est particulièrement vital de disposer d’un tel système car vous devez connaître la valeur de votre équipement. Elle est probablement plus élevée que vous ne l’imaginez.
Une fois que vous savez quel équipement vous avez, il est plus facile de savoir où il se trouve. En traitant le prêt d’équipement comme une location, vous avez une vue d’ensemble parfaite de l’équipement disponible, de l’endroit où il se trouve et de qui le possède. En outre, cela vous permet de savoir à quelle fréquence l’équipement est utilisé, qui l’utilise le plus, et quand il est le plus susceptible d’être utilisé, afin de pouvoir planifier.
2. Réduire les erreurs humaines
Souvent, lorsque plusieurs personnes utilisent le même équipement et l’enregistrent sur papier ou sur des feuilles de calcul, il peut être difficile d’en garder la trace. Cela peut conduire à ce que des personnes aient du matériel alors que quelqu’un d’autre en a besoin, à ce que du matériel disparaisse temporairement ou même à ce que du matériel soit endommagé. Le fait d’avoir votre inventaire et vos caisses en un seul endroit peut aider à résoudre ce problème.
Un logiciel de location doté d’un système de réservation qui réserve automatiquement les équipements et vous permet de les retrouver réduit rapidement les erreurs humaines. Non seulement il permet de tout organiser, mais il contribue également à minimiser la confusion et permet une planification plus efficace. Plus jamais un collègue n’aura l’équipement dont vous aviez besoin pour un projet planifié longtemps à l’avance.
3. Augmenter la responsabilité
Un autre avantage de savoir qui possède votre équipement et où il se trouve est une plus grande responsabilisation. Cela permet de s’assurer que les personnes rendent le matériel à temps, de savoir qui a eu le matériel en dernier et de maintenir un ordre correct. Sans responsabilité, le risque de perte, de dommage et de vol est beaucoup plus élevé, car vous ne pouvez pas en assurer le suivi de manière définitive.
En outre, cela vous aidera également à traiter les problèmes sous-jacents. Il peut vous aider à dépister tout problème au sein de votre équipe. Par exemple, si les dommages sont causés par un employé qui n’a pas reçu la formation adéquate. Auquel cas, vous savez revoir votre processus de formation pour éviter que des accidents et des désagréments de ce genre ne se reproduisent à l’avenir.
4. Dépensez moins en équipements
Les entreprises essaient de s’assurer qu’elles disposent des bons équipements en en achetant simplement davantage. Cependant, cette méthode est souvent inefficace et constitue un gaspillage de fonds. Vous pouvez suivre des informations précises sur les équipements les plus utilisés, sur la manière dont ils sont utilisés et trouver la solution la plus efficace, ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent à long terme.
Cela vous permet également de prendre des décisions d’achat plus judicieuses à l’avenir. Par exemple, votre équipement devra sans doute être remplacé ou mis à niveau au fil du temps. Vous voudrez savoir quels sont les meilleurs produits à utiliser. En suivant l’utilisation et les défaillances de l’équipement, vous pourrez prendre une décision éclairée sur la meilleure marque et le meilleur équipement à acheter le moment venu.
5. Accès depuis n’importe où
La marque d’une solution logicielle vraiment formidable est sa facilité d’utilisation et son accessibilité. Vous devez pouvoir y accéder où que vous soyez, et les logiciels de location basés sur le cloud offrent cette solution. Chaque membre de votre équipe peut y accéder depuis ses appareils, qu’il se connecte sur un navigateur de bureau ou sur un appareil mobile comme un smartphone.
Avoir accès à plusieurs appareils vous ouvre également à de meilleurs flux de travail. Par exemple, vous pouvez utiliser votre téléphone pour scanner les cartes d’identité des employés ou les codes QR sur les équipements. Cela vous permet de vérifier avec précision les équipements et vous aide à garder une trace précise de qui et de quoi est utilisé. Par ailleurs, l’accès à n’importe quel ordinateur élimine la responsabilité d’une seule personne.
6. Se connecter à d’autres systèmes
Enfin, l’une des choses les plus importantes dont vous avez besoin de la part de votre logiciel de gestion des stocks est une API robuste qui vous permet de le connecter aux autres logiciels que vous utilisez. Cela ouvre encore plus les possibilités de votre espace de travail interconnecté. Vous pouvez extraire les informations dont vous avez besoin et les transmettre à d’autres logiciels que votre équipe utilise en interne.
Cela vous permet également de créer des applications et des flux de travail sur mesure pour répondre aux besoins de votre entreprise. Par exemple, votre matériel peut être conservé dans des casiers qui nécessitent une combinaison de codes. En prenant les informations de la caisse, vous pouvez envoyer automatiquement le code de passe à l’utilisateur final et faire en sorte que votre système soit mis à jour pour indiquer que l’équipement a été récupéré.
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