Meilleures pratiques de suivi des équipements pour 2024

Levez la main si vous pensez que le suivi des équipements est difficile. Sans les bons outils, des actions telles que la planification des équipements de location deviennent des obstacles à la productivité et vous ralentissent souvent. Sans compter que les enjeux sont élevés lorsqu’il s’agit de suivre vos précieux investissements. La coordination de tous vos actifs nécessite un accès direct aux informations nécessaires sur les équipements de location. Et obtenir ces données est plus facile à dire qu’à faire.

Lorsque vous vous fiez au papier et au crayon ou à une simple feuille de calcul pour suivre les informations relatives à votre équipement de location, vous êtes vulnérable. Les outils traditionnels peuvent entraîner des erreurs manuelles, des inefficacités, des coûts plus élevés et, dans le pire des cas, la perte d’équipement. Dans cet article, nous allons vous présenter quelques tactiques que les entreprises du monde entier utilisent pour suivre les équipements de location et rendre leur travail quotidien un peu moins stressant.

Méthodes de suivi que vous pouvez utiliser dès aujourd’hui

Avant de vous lancer dans l’organisation de vos actifs, sachez que vous avez le choix quant à la manière de suivre les équipements de location. Nous vous avons déjà expliqué comment [mettre en place votre inventaire de location] (https://booqable.com/fr/blog/the-ultimate-guide-to-rental-inventory-management/), de la création d’une base de données de produits à l’étiquetage de vos biens. Tout cela commence par une configuration correcte de votre système de gestion des équipements.

Chez Booqable, nous séparons généralement chaque produit en deux types de suivi, chacun se comportant différemment dans le logiciel. Les méthodes de suivi sont l’une des principales fonctionnalités de Booqable et la meilleure façon de gérer divers types d’actifs. Lors de l’établissement de votre inventaire, vous pouvez diviser les équipements en deux catégories : trackable et bulk. Voyons les avantages de chaque méthode :

• Lorsque vous choisissez trackable, vous séparez chaque pièce d’équipement par un identifiant unique. Il s’agit de la méthode la plus précise de suivi des équipements mobiles, qui crée un historique consultable pour chaque élément de stock individuel. Vous pouvez ainsi savoir où se trouve chaque bien et avec qui, et obtenir des informations détaillées sur l’utilisation, les rapports et l’historique des commandes de chaque article.
• Avec l’option bulk, vous ne plongez pas aussi profondément. Cette méthode de suivi vous permet de gérer des volumes plus importants plus efficacement que les articles à suivre. Comme vous ne suivez que les quantités disponibles, vous n’avez pas besoin de spécifier les articles de stock que vous distribuez. Par conséquent, vous obtenez des informations moins détaillées sur l’utilisation et les performances d’un article de stock, mais elles peuvent épargner à vos employés une tonne d’efforts lors de la planification de l’équipement.

Comment choisir les bons identifiants ?

En un mot, ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe. De nombreuses entreprises utilisent des numéros de série ou des codes-barres pour identifier les articles à suivre, mais honnêtement, tout ce qui est clair fonctionne. Il est courant de voir des identifiants courts et lisibles lorsque les utilisateurs adoptent Booqable. Nous recommandons d’ajouter également des préfixes logiques afin de disposer de plus d’espace pour les informations pertinentes. Les initiales de l’entreprise d’une sous-location, par exemple. Ou simplement une abréviation du nom du modèle pour que tout le monde dans votre organisation puisse l’identifier d’un coup d’œil.

Planifier les équipements avec une disponibilité en temps réel

À un moment ou à un autre de votre journée de travail, vous devrez programmer des équipements. Peut-être avez-vous reçu un appel téléphonique, et il est temps de vérifier la disponibilité. Ou bien vous devez confirmer ou refuser une demande. Lorsque les planificateurs peuvent mieux gérer la disponibilité, ils réduisent les approximations et planifient avec plus de précision.

Dans Booqable, la planification des équipements est visuelle. Cela signifie que vous voyez un indicateur vous disant si un produit est disponible ou non en temps réel. C’est une fonctionnalité utile qui vous permet de réserver des équipements en quelques clics, sans avoir à vous soucier de la surréservation. Voyons comment programmer un équipement en cinq étapes simples :

1. Ouvrez votre espace de travail Booqable et cliquez sur le bouton Nouvelle commande de location pour lancer le processus.
2. Choisissez la personne qui va louer l’équipement, ou ajoutez un nouveau client.
3. Ensuite, sélectionnez la période de location pour cette commande particulière.
4. Choisissez l’équipement que vous souhaitez programmer, définissez les bonnes quantités et spécifiez les articles en stock pour les produits à suivre (facultatif, vous pouvez également le faire plus tard).
5. Enfin, définissez le statut sur Réservé, et l’équipement sera automatiquement réservé pour la période de location.

Il n’est pas nécessaire de spécifier immédiatement le stock traçable. L’avantage de le faire plus tard est que vous pouvez augmenter l’utilisation et réduire les lacunes dans votre calendrier. Imaginez que vous ne soyez pas encore sûr de l’élément que vous voulez programmer. Avant de choisir un identifiant, vous pourriez lancer votre calendrier pour trouver un actif sous-utilisé. Ou vous pouvez planifier vos articles en stock de manière à optimiser leur utilisation.

Prenez l’exemple ci-dessous. Supposons qu’un client souhaite louer un KineFinety TERRA 4K du 14 au 20 décembre. Si vous aviez spécifié #022 au lieu de #009 pour la commande du 15, ce dernier aurait été disponible pour cette demande. Or, le #009 est indisponible pour toute la période de location, même s’il est prévu pour une courte durée. En programmant vos équipements dans une optique d’optimisation, vous tirerez le meilleur parti de vos actifs.

Gagnez le contrôle de vos équipements de location

Il est probable que votre quotidien ressemble à ceci. Vous devez planifier les équipements, les distribuer aux clients et les reprendre. Coordonner tous ces mouvements est compliqué et entraîne souvent des erreurs manuelles. Ces erreurs évitables deviennent frustrantes et provoquent souvent des situations stressantes.

Dans Booqable, les statuts permettent de contrôler facilement vos équipements de location. Si vous les utilisez correctement, vous saurez toujours si un bien est en stock, sorti chez un client ou retourné en toute sécurité dans votre entrepôt. Booqable dispose de plusieurs statuts qui permettent à tous les membres de votre entreprise de savoir ce qui se passe.

Vous pouvez les définir sur Concept, Réservé, Enlevé, ou Retourné. Avant de conclure cet article, voici quelques conseils sur le statut à utiliser :

• Concept : Enregistrez les commandes en tant que concepts si vous ne voulez pas encore réserver d’équipement. Peut-être attendez-vous l’approbation finale du client. Ou vous voulez continuer votre travail plus tard.
• Réservé : Le client a donné son feu vert. Tous les équipements prévus sont réservés pour la période de location, ce qui évite les doubles réservations et autres erreurs manuelles.
• Récupéré** : Le client a récupéré l’équipement. Vous pouvez marquer les commandes comme étant enlevées en sélectionnant les produits (et les articles en stock) que vous distribuez. Si vous n’avez pas encore spécifié d’articles en stock, c’est le moment. Encore une fois, cela évite à votre équipe de faire des erreurs.
• Retourné : Le client a retourné l’équipement. Certains ou tous les produits sont marqués comme retournés, et ils sont de nouveau disponibles pour la programmation.
• Annulé : Peut-être qu’un client a retiré sa demande, ou peut-être que vous voulez repartir à zéro. C’est dans ce cas que vous annulez une commande. N’oubliez pas que vous ne pouvez les annuler qu’au stade de la conception ou de la réservation.
• Archivé : La commande est passée par toutes les étapes. Vous pouvez archiver une commande si l’équipement est de retour dans votre entrepôt et qu’aucune autre action administrative n’est requise. La principale raison d’archiver des commandes est de nettoyer la liste des commandes et la vue du calendrier.

Vous pouvez aussi faire tout cela dans votre entreprise

Sans les bons outils, une grande partie du travail supervisé par les gestionnaires d’équipements - planification, suivi et gestion des équipements - est sujette à des erreurs manuelles. L’avantage d’intégrer ces flux de travail dans Booqable est que vos employés ont accès à des informations en temps réel sur vos actifs. Cela signifie moins de suppositions, moins d’inefficacité et des coûts réduits. Prêt à essayer de transférer vos processus de gestion locative dans Booqable ? [Commencez par un essai gratuit] (https://signup.booqable.com/), et choisissez le plan qui correspond le mieux à vos besoins en matière de gestion des équipements.