En tant que gestionnaire d’équipement dans une entreprise, une université ou un établissement de location, vous vous demandez souvent où est passé votre temps. Préparer l’équipement pour les collègues, les étudiants et les clients qui en ont besoin peut prendre beaucoup de temps, et ce serait bien d’avoir moins de stress à gérer. Eh bien, vous avez de la chance ! Voici notre guide des défis les plus courants en matière de gestion des équipements et les mesures que vous pouvez prendre pour les résoudre.
Défi n° 1 - Créer une vue d’ensemble claire de vos équipements
Si vous travaillez dans une entreprise, une université ou un établissement de location, il est fort probable que votre liste d’équipements s’allonge régulièrement. Par conséquent, vous devez disposer d’une méthode simple pour organiser et suivre tous les équipements que vous gérez, qu’il s’agisse de câbles HDMI, d’objectifs de caméra, de batteries ou de casques.
Ajoutez un système de réservation
Une chose qui peut vous aider à créer une vue d’ensemble claire est de limiter le nombre de personnes qui peuvent accéder à l’équipement. En outre, la mise en place d’un système de réservation pour l’équipement que vous gérez permettra de réduire le nombre d’articles manquants et de savoir où ils se trouvent.
Organisez votre équipement
Si votre équipement est éparpillé dans tous les sens, il est très difficile d’en assurer le suivi. Il est donc préférable d’étiqueter et d’organiser votre salle de stockage afin de réduire le temps passé à chercher les objets et d’éviter tout incident.
Utilisez des identifiants de stock uniques
Il est bon de donner aux articles les plus importants (comme les appareils photo, les vélos, les outils et les machines) des identifiants de stock uniques. Le fait de savoir quels articles sont loués - et où ils se trouvent - transforme votre gestion des équipements et réduit la quantité de paperasse et le temps passé à rechercher des articles spécifiques à long terme.
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Défi n° 2 - Entretenir votre équipement
Nous sommes tous passés par là : vous utilisez un appareil et vous découvrez que sa batterie est faible ou qu’il présente des défauts, ce qui gâche votre journée. Cela peut être frustrant tant pour vous que pour votre collègue, étudiant ou client qui a réservé l’équipement. C’est pourquoi vous devez adopter une approche active de la maintenance de votre équipement afin de réduire le stress, les coûts et les plaintes.
Heures de réservation du matériel
Il peut être difficile d’effectuer des vérifications sur l’équipement lorsque vous avez des réservations consécutives, c’est pourquoi il est toujours bon de capitaliser les heures de réservation. Cela vous permettra d’effectuer toute maintenance avant que l’équipement ne soit ramassé. En outre, la tenue d’un journal de maintenance détaillé vous permettra de vous assurer que chaque élément reçoit l’attention dont il a besoin.
Créez des zones dédiées à la maintenance
Si tous les équipements sont rangés sur des étagères, il peut être impossible de savoir lesquels ont besoin d’attention sans les passer en revue. En créant une zone dédiée à l’entretien des équipements, vous ne vous retrouverez pas avec un travail massif à chaque fois. Vous pouvez également ajouter une station de recharge pour vous aider à garder à l’œil les équipements qui doivent être rechargés avant d’être utilisés.
Défi n° 3 - Savoir ce qu’il faut garder et ce qu’il faut jeter
Il existe de nombreux équipements spécialisés qui deviennent obsolètes en quelques années ou qui ne valent même pas la peine d’être achetés, selon le cas. Ces facteurs signifient que vous devez savoir ce que vous avez, la fréquence d’utilisation et le temps passé à réparer l’équipement.
Créer des rapports sur l’utilisation des équipements
En créant des rapports sur la fréquence d’utilisation des équipements, vous pouvez voir ce qui est demandé et ce qui ne l’est pas. Cela vous permettra de vendre les articles dont vous avez un excédent et d’acheter des produits plus demandés. Vous pourrez ainsi libérer de l’espace et réduire les coûts de réparation des équipements que vous n’avez pas besoin de conserver.
Maintenez une vue d’ensemble de l’inventaire
Savoir quand les équipements sont nécessaires et qui en a besoin peut vous aider à maintenir une vue d’ensemble claire de votre inventaire. Cela signifie qu’il n’y aura pas de doubles réservations et qu’aucun équipement ne restera inutilisé. Vous pouvez également savoir quels équipements sont utilisés le plus souvent et lesquels vous pouvez recycler ou revendre s’ils ne sont pas utilisés assez régulièrement.
Gardez une trace de tous les coûts encourus
Il est bon de garder trace de tous les coûts de réparation et d’entretien encourus, car certains articles peuvent vous coûter plus cher que vous ne le pensez. Envisagez de rechercher de nouveaux produits moins susceptibles de se briser ou de créer un calendrier d’entretien pour réduire les temps d’arrêt des articles demandés.
Commencez par créer votre site Web
Toute nouvelle entreprise de location commence par créer un site web pour obtenir ses premières réservations.
Booqable - Logiciel rationalisé de gestion et de location d’équipements
Avec Booqable, vous pouvez garder le contrôle de la gestion de vos équipements et maintenir votre inventaire en perdant du temps et en réduisant le stress. Grâce à notre système de réservation en ligne, vos collègues, étudiants ou clients peuvent réserver du matériel exactement quand ils le souhaitent, sans chevauchement, tandis que nos options de suivi vous permettent de savoir où se trouve chaque article à tout moment. Ajoutez un délai entre vos locations pour vous donner un peu de répit, gardez une vue d’ensemble de vos équipements et générez des rapports pour optimiser votre organisation.
