Las escuelas, universidades y facultades manejan grandes cantidades de equipos. A menudo, los estudiantes pueden acceder a equipos de vídeo para proyectos, llaves de salas de edición y, a veces, prestar equipos de exteriores. Resulta sorprendente que la mayoría de los departamentos de equipos sigan dependiendo de hojas de cálculo, formularios impresos y listas de comprobación para gestionar estos procedimientos. Algunas escuelas y universidades intentan adoptar soluciones digitales pero no lo consiguen del todo utilizando Google Forms y herramientas similares.
Casi todos estos métodos requieren mucho trabajo manual, lo que los hace ineficaces y propensos a errores. No le gustaría que los estudiantes-trabajadores registraran el equipo equivocado o, peor aún, que no se dieran cuenta de robos y objetos desaparecidos. Por esta razón, un número cada vez mayor de colegios, institutos y universidades ya están cambiando a sistemas de gestión de equipos basados en la nube. He aquí tres razones por las que usted también debería hacerlo.
Acceda a su equipo desde múltiples escritorios
La mayoría de los sistemas de gestión de equipos permiten cuentas de acceso individuales. Esto significa que los empleados que trabajan en diferentes escritorios pueden iniciar sesión al mismo tiempo (y acceder al mismo inventario). Pueden obtener información sobre múltiples ubicaciones y dispositivos, lo que fomenta la colaboración.
Estas herramientas de gestión basadas en la nube ofrecen a los usuarios autorizados acceso a datos de inventario en tiempo real, lo que ayuda a su personal a detectar problemas de disponibilidad a la hora de programar los equipos. La principal ventaja del software de equipos es que los empleados tienen acceso a datos actualizados sin tener que depender de las herramientas tradicionales. Siempre saben qué equipos están disponibles sin tener que editar hojas de cálculo o rellenar papeles.
Consejo: En Booqable, puedes establecer permisos para cada cuenta de usuario. Puedes impedir que determinados miembros del equipo accedan a información sensible o realicen acciones no deseadas.
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Ver horas de salida y fechas de vencimiento
Cada estudiante viene con un objetivo diferente, algo diferente que están tratando de prestar. Para su oficina de equipos, es importante identificar de antemano qué equipos se necesitan. Cuando falta esa claridad, la productividad de su equipo se paraliza. La falta de visión de conjunto y, por lo tanto, de preparación, hace que las revisiones puedan durar minutos.
Su mostrador de equipos necesitará tener un horario para saber con precisión cuándo van a venir los estudiantes a retirar y registrar los equipos. Cuanto más sepa su personal sobre las próximas reservas, más productivos podrán ser. En Booqable, el panel de control le ofrece una visión general diaria de las futuras salidas y fechas de vencimiento, por lo que su personal sabe lo que el día traerá y tomar medidas.
Consejo: Muestra tu panel de control en una pantalla grande cerca de tu sala de equipos. De este modo, todos los empleados de la sala podrán estar informados.
Aumente la eficacia de la gestión de equipos
Aunque el software de gestión de equipos puede ayudarle a trabajar de forma más rápida y eficaz, también puede ayudarle a trabajar de forma más inteligente. La mayoría de las herramientas ofrecen algo más que la programación de equipos y la gestión de inventarios. También pueden acelerar el proceso de pago y minimizar los errores. Además de saber qué equipos están disponibles, su personal puede ver si están entregando el equipo correcto a los estudiantes.
Muchos sistemas de control de equipos se basan en los números de serie y otros identificadores, como los códigos de barras. En lugar de rellenar manualmente una lista de comprobación, el software puede ayudarle a determinar si está comprobando el equipo correcto y si todo está completo. Lo mismo ocurre con las devoluciones. Con el software de gestión de equipos, puede ver inmediatamente si falta algo cuando los estudiantes devuelven el equipo.
Consejo: En Booqable, también puede añadir códigos de barras a los clientes. Esto le permite escanear las identificaciones de los estudiantes y utilizar los códigos de barras de estos pases para identificar quién está recogiendo y devolviendo el equipo.
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Mejorar la asignación de recursos
La asignación de recursos es un reto constante para las instituciones educativas. Afortunadamente, el software de gestión de equipos optimiza este proceso proporcionando herramientas de toma de decisiones basadas en datos. Los centros educativos y las universidades pueden garantizar una asignación eficiente de los recursos analizando los patrones de uso y la disponibilidad de los equipos. Diga adiós a las reservas dobles o a la infrautilización de equipos. En su lugar, optimice el uso de los recursos y aproveche al máximo el potencial de sus equipos.
Consejo: Booqable le permite añadir tiempo de relleno a los productos. Esto le da tiempo para hacer el mantenimiento y las reparaciones de manera efectiva, minimizando el tiempo de inactividad y asegurando que su equipo se mantiene en óptimas condiciones.
## Mejorar la responsabilidad
La responsabilidad es la piedra angular de cualquier entorno educativo. El software de control de equipos permite a las instituciones fomentar una cultura de responsabilidad mediante el seguimiento digital del uso de los equipos y de las partes responsables. Gracias a sus completas funciones de auditoría e informes, podrá supervisar sin esfuerzo las actividades relacionadas con los equipos, lo que reducirá las disputas y los conflictos. Al responsabilizar a los usuarios de los equipos que toman prestados, las escuelas y universidades pueden crear una atmósfera de confianza y garantizar la longevidad de sus valiosos recursos.
Consejo: Controla el uso de los equipos con el historial de uso del producto y los registros de actividad en Booqable. Esto le da la visión que necesita para rastrear cualquier información que necesite acerca de quién utilizó su equipo y cuándo.
Equipa a tu institución para el éxito
Agilice sus procesos de gestión de equipos, optimice la asignación de recursos, mejore la responsabilidad, ahorre costes y mejore la experiencia del usuario. Al aprovechar esta tecnología, las escuelas y universidades pueden centrarse en su misión principal de proporcionar una educación de calidad, dejando atrás las preocupaciones de la gestión de equipos. Adopte la eficiencia hoy y abra un futuro mejor para su institución.
