Cuando se tienen años de experiencia, a menudo se acumulan conocimientos para ayudar a otros a hacerlo mejor. Cathrin Kirchhoff aprovechó sus muchos años de experiencia viajando por Europa en coche y los convirtió en LuckyBoxOWL. Ahora ayuda a sus clientes a tener mejores experiencias de viaje y utiliza Booqable para gestionar el día a día de su negocio de alquiler.
LuckyBoxOWL
Cathrin fundó LuckyBoxOWL en marzo de 2022, aprovechando los conocimientos adquiridos en sus vacaciones por Europa durante la última década. Decidió poner en marcha el negocio en ese momento porque mucha gente se estaba preparando para irse de vacaciones por primera vez desde la llegada del COVID en 2020. Así que la oportunidad de probar su concepto de alquiler de cofres era perfecta para la época.
En Alemania, mucha gente prefiere ir en coche a su destino de vacaciones antes que en avión o en tren. Van a todas partes, desde el sur de Europa hasta Escandinavia, y a menudo necesitan llevar muchas cosas consigo, sobre todo cuando van de vacaciones en familia. Cathrin tiene mucha experiencia en esto y, con los años, ha aprendido que los cofres de techo son la mejor solución para este problema tan común.
Quería utilizar sus conocimientos para ayudar a las familias a tener una mejor experiencia cuando se van de vacaciones. Eligió los cofres de techo como principal objetivo de su negocio de alquiler, ya que son una de las mejores formas de hacer más cómodos los viajes. Permiten guardar la ropa y otros objetos en la parte superior del coche, en lugar de llenar el interior y ocupar un espacio precioso.
Documentos y hojas de cálculo
Cuando Cathrin puso en marcha su negocio de alquiler de bacas a tiempo parcial, gestionaba la tramitación de pedidos y la planificación de recursos con hojas de cálculo. Sin embargo, su uso resultaba muy incómodo y confuso, lo que daba lugar a errores. No era la solución ideal, pero funcionó durante un tiempo. Sin embargo, a medida que aumentaba su inventario, también aumentaba la cantidad de trabajo necesario.
Los contratos de alquiler, las ofertas y las facturas se creaban manualmente en documentos de Word. Este proceso era largo, ya que había que cruzar y actualizar las hojas de cálculo y, a continuación, crear una oferta. Una vez que los clientes aceptaban la oferta, había que volver a comprobar las hojas de cálculo para asegurarse de que los productos seguían disponibles. A continuación, se creaba una factura y se enviaba para su pago.
El proceso desde el primer contacto con el cliente hasta el pago era increíblemente largo y requería mucho trabajo. Cathrin no tenía forma de automatizar ninguna de estas tareas y tenía que realizarlas ella misma cada vez que alguien solicitaba el alquiler de sus productos. No tardó en cansarse de este laborioso proceso y buscó una forma mejor de hacer las cosas.
Automatizar (casi) todo
Cathrin descubrió que Booqable hacía todo lo que necesitaba para convertir lo que solía ser una tarea que requería mucho tiempo en una que básicamente se ejecutaba sola. Todos los documentos del sistema se rellenan automáticamente con la información del pedido del cliente y pueden revisarse rápidamente y enviarse directamente al cliente con unos pocos clics, sin necesidad de utilizar ningún software adicional.
Ahora, los clientes consultan su inventario, comprueban la disponibilidad y envían una solicitud de presupuesto. Cathrin revisa el presupuesto creado por Booqable y lo envía al cliente. Una vez aprobado el presupuesto, Cathrin confirma la reserva y le envía la factura y el contrato de alquiler. A continuación, los clientes pueden pagar en línea mediante una solicitud de pago, también generada automáticamente.
Booqable no sólo ha agilizado el proceso de pedido para Cathrin y sus clientes, sino que también ha facilitado la planificación de recursos y la gestión de inventarios. Tiene una visión completa de los equipos disponibles, con información de existencias en tiempo real, y de lo que necesita para preparar los próximos pedidos.
Ayudar a más viajeros
Cathrin ha recibido excelentes comentarios de los clientes desde que implementó Booqable en su flujo de trabajo. Han elogiado a LuckyBoxOWL por el procesamiento rápido y sin errores de sus pedidos. Le gustaría desarrollar más el negocio y hacerlo más estable, para poder ayudar a más viajeros a disfrutar de unas vacaciones más cómodas.
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