Cuando se atiende a clientes del sector del alquiler de películas, es esencial ser muy organizado y estar disponible en cualquier momento. Esto es algo que Ramy Eman ha aprendido en la última década con Pro Screen Media. Hace unos años, mejoró la eficacia de los procesos internos implantando Booqable para facilitar la generación de presupuestos y la gestión de inventarios.
Pro Screen Media
En 2008, Ramy Eman cofundó Pro Screen Media en Doha (Qatar) y dirigió la empresa durante varios años. Sigue en el equipo como consultor y está muy involucrado en sus operaciones. Ramy y su socio querían que fuera el primer lugar al que se acudiera para conseguir un equipo de rodaje y material en Qatar, con asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, para satisfacer las necesidades de los clientes.
Pro Screen Media ofrece todo lo que una productora necesita para llevar a cabo un proyecto en Qatar. Desde personal de rodaje, como camarógrafos, técnicos de iluminación y ayudantes de cámara, hasta equipos, como cámaras, luces, grips, monitores, micrófonos, grúas, dollies y drones, ya que son un proveedor de servicios completos para producciones.
Fatiga manual
En la última década, Pro Screen ha cambiado mucho. Su equipo, su inventario y su base de clientes han evolucionado significativamente, lo que ha hecho que salgan a la luz ineficiencias en sus procesos. Desde el seguimiento del inventario hasta las reservas dobles, las carencias y los informes. Estar al tanto de todo se volvió estresante, lo que provocó el cansancio de los miembros del equipo.
Durante mucho tiempo, los presupuestos se creaban manualmente, introduciendo cada artículo por separado. Esto se convirtió en un proceso muy lento y llevó a perder el control de los presupuestos. Resultaba difícil saber qué presupuestos estaban activos y cuáles se habían enviado previamente a los clientes. Esto afectaba a su capacidad para controlar el inventario y asegurarse de que disponían de existencias suficientes.
Además, necesitaban ayuda para crear informes sobre el uso y la utilización del inventario. Esto dificultaba saber qué se alquilaba con más frecuencia y, por tanto, qué decisiones de compra tomar. Los datos que informan las decisiones de compra son vitales para el crecimiento de las empresas de alquiler y, sin ellos, las compras futuras se convierten en conjeturas basadas en la experiencia del equipo.
Las alegrías de la eficiencia
En 2019, después de una década en el negocio, la empresa había crecido hasta el punto en que se beneficiaría enormemente de mejoras en la eficiencia. Ramy comenzó a buscar una solución de software que les permitiera administrar su inventario, construir presupuestos rápidamente y permitir a los clientes hacer sus solicitudes en línea, lo que lo llevó a encontrar Booqable y nunca mirar hacia atrás.
Ahora, los miembros del equipo pueden elaborar rápidamente presupuestos para los clientes con información inmediata sobre la disponibilidad de existencias. De este modo, la gestión de los niveles de existencias es mucho más sencilla y se equilibra con las necesidades de los clientes. A continuación, pueden enviar propuestas claras y atractivas a los clientes para su aprobación. Además, su inventario está ordenado y organizado.
Los informes de Booqable también han facilitado la obtención de una visión general del uso de sus productos y la generación de informes. Esto les ha permitido tomar decisiones de compra mucho más informadas, de modo que pueden almacenar los productos que tienen demanda y vender los que no la tienen. Disponer de datos que respalden las compras ha reducido el gasto innecesario y aumentado la satisfacción de los clientes.
Creación de pedidos sobre la marcha
Gracias a Booqable, el equipo de Pro Screen Media puede crear pedidos sobre la marcha sin preocuparse de si las existencias están disponibles. También han podido tomar mejores decisiones de compra en cuanto a nuevos equipos y sustituciones. Esto les ha permitido crecer más rápidamente sin tener que lidiar con los dolores que solían molestarles en la década anterior.
Ahora quieren expandirse hacia la contratación de personal más especializado y trabajar con equipos en eventos en directo. Además, esperan con impaciencia el lanzamiento de la aplicación móvil Android para poder implementar el escaneado de códigos de barras.
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