Al iniciar un negocio de alquiler de eventos, puede ser fácil ser ingenuo y esperar que todos los clientes paguen. Sin embargo, lo cierto es que algunas personas intentarán aprovecharse de ti y utilizarán cualquier excusa para no pagar. Como propietario de un negocio, es frustrante, ya que afecta a tu cuenta de resultados, y puede ser difícil hacer algo al respecto, especialmente cuando están ignorando las llamadas y correos electrónicos.
Entonces, ¿qué puedes hacer para asegurarte de que tus clientes paguen siempre? Bueno, hay algunas formas de protegerte antes incluso de llegar al punto en el que no pagar se convierta en una opción. Además, se trata de prácticas empresariales sólidas de alquiler de fiestas que deberías llevar a cabo de todos modos para crear una mejor experiencia de alquiler tanto para tus clientes como para tu negocio.
Cómo asegurarte de que los clientes pagan por el alquiler de una fiesta
Hay muchas cosas que puedes hacer para proteger tu negocio de alquiler de eventos cuando los clientes hacen una reserva. Esto comienza con la información que compartes en tu sitio web y continúa con la provisión de opciones de pago, haciendo que los clientes firmen contratos, y terminando con hacer un buen trabajo y proporcionar un excelente servicio al cliente. Así que, vamos a desglosarlo.
1. Deja muy claros tus detalles de pago
Lo primero que debes hacer es dejar claros los detalles de pago en cada punto de contacto durante la experiencia de alquiler de tus clientes. El lugar más obvio es tu sitio web. Lo ideal es incluir estos datos en cada página de producto, así como en una página dedicada a las condiciones del servicio. Es importante que los detalles no sean demasiado complicados, ya que lo que deseas es que se lean.
Otros puntos de contacto en los que es esencial incluir los datos de pago podrían ser los presupuestos, las facturas y cualquier otro documento que envíes a los clientes, así como los correos electrónicos que les envíes. Esto garantizará que los clientes sean plenamente conscientes de tus condiciones y no dejará lugar a excusas sobre malentendidos o que no se han dado cuenta, ya que las has puesto en todas partes.
2. Crea un contrato de alquiler sólido
Puede parecer desalentador, pero la creación de un contrato de alquiler sólido debe ser una prioridad para cualquier negocio de alquiler para fiestas. Los contratos te permiten aclarar lo que los clientes pueden esperar de tu negocio y lo que esperas de tus clientes. Sin un contrato de alquiler sólido, dejas margen para que la gente se aproveche de ti en lo que respecta a pagos, cancelaciones y devoluciones.
El contrato de alquiler debe incluir una breve descripción de las partes implicadas, con datos concretos como la dirección. A continuación, debe describir las condiciones de pago, incluidas las consecuencias en caso de devoluciones tardías, reparaciones, etc. Si ofreces entregas, recogidas o devoluciones, debe definir claramente quién es el responsable. Por último, debe aclarar qué ocurre en caso de pérdida, daños, cancelaciones y otros cambios.
Nota: siempre es aconsejable que un abogado revise este tipo de acuerdos para asegurarse de que son legalmente exigibles.
3. Cobrar por adelantado
Puede parecer obvio, pero la forma más fácil de asegurarse de que los clientes pagan sus alquileres es aceptar pagos por adelantado. Sin embargo, esto puede tomar muchas formas, y debes decidir cuál es la mejor para tu negocio. Por lo general, si tus alquileres son de gran valor, deberías cobrar un depósito de seguridad cuando los clientes hacen la reserva para cubrir los gastos en caso de daños o pérdidas.
Sin embargo, para alquileres de menor coste, puedes optar por cobrar el pago completo por adelantado. Esto te permite cobrar y evitar problemas cuando se devuelven los productos. Además, si aceptas un depósito de seguridad, también debes pedir a los clientes que paguen el importe restante al inicio del periodo de alquiler.
4. Facilita el pago a los clientes
Facilitar a tus clientes el pago de los alquileres depende de cómo decidas aceptar los pagos. Si aceptas transferencias bancarias, debes dar instrucciones claras con los datos de pago, el importe y cuándo esperas que se realice el pago. Sin embargo, esto puede resultar difícil y deja margen para que el cliente cometa errores y tengas que perseguir el pago.
La mejor forma de facilitar el pago a los clientes es proporcionarles un portal de pago en línea. Esto puede ser de muchas formas, como un formulario de pago en la caja cuando los clientes hacen una reserva en línea. Si el proceso es más largo, puedes optar por enviar enlaces de pago generados en tu software de alquiler o por tu proveedor de servicios de pago.
5. Ofrece un excelente servicio de atención al cliente
Por último, esto debería ser siempre así, pero ofrecer un excelente servicio de atención al cliente es imprescindible para asegurarte de que te pagan. Los clientes sin escrúpulos utilizarán cualquier excusa para no pagar, por lo que cualquier pequeña concesión por tu parte puede ponerte en peligro. Por eso es esencial ofrecer una experiencia impecable que no dé a los clientes nada de lo que quejarse.
En el caso de los alquileres para fiestas, esto podría significar estar preparado para que los clientes recojan sus artículos, entregarlos a tiempo, dar a los clientes instrucciones claras para la instalación y, en general, ser servicial. Esto ayudará a garantizar que no haya excusas y también dará a tu negocio una excelente reputación de servicio al cliente. Esto es especialmente importante para hacer crecer tu negocio de alquiler.
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Qué hacer si los clientes se niegan a pagar
Si sigues los pasos anteriores, no debería haber ningún motivo para que los clientes no paguen. Has aclarado sus condiciones de pago, les has dado muchas opciones de pago y les has proporcionado un excelente servicio de atención al cliente. Por supuesto, habrá algunas personas que se empeñen en no pagar por todos los medios, incluso con estas medidas, pero deberían ser pocas y distantes entre sí.
Si un cliente se niega a pagar y no responde, debes enviarle recordatorios por teléfono y correo electrónico. Intenta no amenazar demasiado, sobre todo si no es una cantidad grande. Has hecho todo lo posible por ofrecer un servicio ejemplar y llegar hasta ellos. No merece la pena malgastar tu tiempo y energía cuando podrías utilizarlos para conseguir más clientes.
Si ves que ocurre demasiado a menudo, puedes endurecer tus condiciones de pago y asegurarte de que todo el mundo paga por adelantado para evitar impagos. También puedes optar por cancelar una reserva si un cliente se niega a pagar.
