Software de alquiler de fiestas: Por qué es clave para su éxito a largo plazo

En el mundo actual, con un sinfín de opciones y grandes expectativas, la flexibilidad sigue siendo la única ventaja competitiva para muchas empresas de alquiler de fiestas. Pero, ¿cómo se puede adoptar la flexibilidad cuando se tiene un inventario con miles de artículos para fiestas, desde vajilla y mobiliario hasta decoración para bodas y carpas?

Con tantas piezas en movimiento, es difícil ofrecer a los clientes presupuestos rápidos y evitar conflictos de planificación. Por no hablar de que las cosas se complican aún más cuando los clientes empiezan a solicitar cambios. Al tener que lidiar con una novia tras otra, lo que está en juego es la versatilidad y la capacidad de adaptarse a los cambios de opinión. Ahí es donde el software de alquiler de fiestas puede ayudar.

Indexe su inventario de alquileres para fiestas

Los propietarios de negocios exitosos conocen su inventario de alquileres para fiestas como la palma de su mano. Imagina que recibes un nuevo pedido y no estás seguro de lo que hay en stock, o de cuántos artículos están disponibles para una fecha determinada. Sin este conocimiento, es casi imposible informar a sus clientes y darles una estimación de precios.

Hace una década, las hojas de cálculo eran el statu quo para organizar y gestionar el inventario de alquiler. Hoy en día, la mayoría de las empresas de alquiler de material para fiestas utilizan un software de alquiler para clasificar y hacer un seguimiento de los equipos. La razón es bastante sencilla: la lista de inventario debe incluir datos como imágenes de los productos, cantidades, SKU y otros identificadores que le ayuden a realizar un seguimiento. El objetivo es dar a los empleados una fuente de verdad, una visión general en la que puedan confiar cuando estén haciendo las maletas para el próximo evento. Cuando se está iniciando un negocio de alquiler de fiestas, las hojas de cálculo hacen el trabajo. Pero a medida que creces, no se adaptan tan bien.

Otra razón para utilizar un software de alquiler de fiestas es que usted es parcialmente responsable de dar vida a los eventos de sus clientes. Y para hacer las promesas correctas, necesita un espacio de trabajo que le ayude a comprender el paradero de sus artículos para fiestas. Sin esta visión de conjunto, los tiempos de respuesta aumentan y la comunicación del equipo se complica. Le sorprenderá lo mucho que la información correcta puede aumentar la productividad de su equipo.

Desarrollar un flujo de trabajo de pedidos flexible

No es ninguna sorpresa: El seguimiento de los pedidos se vuelve complejo a medida que se van aceptando más clientes. Por eso, muchas empresas de alquiler de fiestas tienen dificultades para conectar los puntos cuando el negocio empieza a aumentar. Con los constantes ajustes en los pedidos y los empleados haciendo cambios al mismo tiempo, los peligros de la sobreventa están a la vuelta de la esquina.

Imagínese que se le escapa un elemento crítico y descubre que ha reservado más equipo del que tenía disponible. Este problema puede hacerle quedar mal ante los clientes y podría afectar a la reputación de su empresa. Además, recuerde que el overbooking interrumpe el flujo de trabajo de su equipo, lo que perjudica la cultura del lugar de trabajo y la productividad general.

Los empleados deben poder trabajar en varios pedidos simultáneamente, sin tener que preocuparse por las dobles reservas. A medida que se planifican los eventos, asegúrese de disponer de información en tiempo real sobre sus productos, para que su equipo sepa qué artículos de fiesta están disponibles y si tienen que encontrar soluciones para la escasez. Reducir las conjeturas al mínimo es la clave.

Construya un sólido proceso de comunicación

Cuando se trata de mantener a sus clientes informados, la flexibilidad es igualmente importante. Su equipo prospera cuando puede comunicarse eficazmente y los clientes pueden esperar una respuesta el mismo día (dentro de lo razonable, por supuesto). La comunicación por correo electrónico debe ser lo más ágil posible, ya que los presupuestos a veces van y vienen más de diez veces.

Para muchas empresas de alquiler de fiestas, la mensajería integrada y las plantillas de correo electrónico son un requisito en el software de alquiler. La mayoría de las empresas pasan de las hojas de cálculo a algo más adecuado, ya que se cansan de cambiar de programa y de tener que redactar cada mensaje individualmente. Tanto si su equipo está generando presupuestos, facturas o acuerdos, debería poder enviarlos rápidamente.

La mayoría de los sistemas de alquiler de fiestas te permiten crear plantillas personalizadas para comunicarte de forma más eficiente. Te conviene utilizarlas para informar a los clientes sobre cambios, confirmar pedidos y solicitar pagos. Aunque las plantillas ahorran tiempo en las tareas rutinarias, algunas soluciones de alquiler para fiestas llevan la automatización un paso más allá, calculando automáticamente los precios y permitiendo el seguimiento de los pagos.

#Muestra tu colección de alquileres para fiestas Estamos en 2019. Los consumidores están comprando en línea y quieren revisar su colección a su propio ritmo. Quieren evaluar a varios proveedores y llegar a ellos cuando todo les parezca bien. Ahí es donde los catálogos tradicionales en PDF y las imágenes genéricas de los productos se quedan cortos. Hay demasiados obstáculos para solicitar un presupuesto.

Tanto si se trata de una empresa consolidada como de un negocio de alquiler de fiestas que está empezando, casi todos tienen problemas con los formularios de solicitud y las experiencias inferiores en su sitio web. Muchos equipos buscan un software de alquiler o sistemas de gestión de inventario para centralizar la información sobre el inventario, los pedidos y los clientes, pero se olvidan de tener en cuenta la experiencia que tienen los clientes en la web. Es una pena porque herramientas como WordPress, Shopify, Squarespace y WooCommerce, hacen que un sitio web de alquiler adecuado sea más accesible que nunca.

Lo ideal es que los clientes puedan navegar por tu colección, conocer los precios y diseñar una lista de deseos. No es necesario mostrar la disponibilidad de los productos ni las complicadas estructuras de precios: lo único que quiere es que los clientes hagan una selección y soliciten un presupuesto. Basta con mostrar imágenes de alta resolución, descripciones atractivas de los productos e indicaciones de precios.

Las empresas modernas de alquiler de fiestas están viendo un gran valor en la creación de experiencias de alquiler en línea simples y directas y en la unión de todo en un sistema de gestión de alquiler. El uso de una plataforma para procesar las consultas y gestionar el inventario da a sus empleados -y a toda su organización- la mejor oportunidad de éxito, independientemente de la cantidad de solicitudes que reciba.