La guía definitiva para la gestión del inventario de alquileres en 2024

Así que, estás en el proceso de iniciar un negocio de alquiler, o eres el propietario de una empresa en crecimiento, y estás pensando: “He comprado mi inventario. Tengo mi idea de negocio, ¡vamos!”.

Aunque el entusiasmo es la chispa de cualquier negocio de éxito, surgen muchas preguntas cuando se pone en marcha una empresa de alquiler. ¿Por qué? Porque, en comparación con las ventas, los artículos de alquiler vuelven a aparecer. Es una forma totalmente diferente de gestionar y llevar el control del inventario. Por ejemplo, ¿cómo va a asegurarse de que ninguno de sus activos se pierda? ¿Cómo va a evitar la doble reserva de sus equipos? ¿Y cómo va a gestionar el inventario de forma eficiente para no tener que hacer esperar a los clientes?

Puede que ya haya pensado en todo esto, o que aún no lo haya hecho. En cualquier caso, este artículo arrojará luz sobre todo lo que necesitas saber acerca de la gestión del inventario de alquiler y dará algunos ejemplos de cómo hacer frente a esos desafíos con Booqable. Para empezar la primera parte, vamos a empezar de forma sencilla.

Estructurar tu inventario de alquiler para facilitar la gestión

Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de iniciar un negocio de alquiler es la organización de su inventario. La planificación de su inventario consiste en saber lo que tiene, cuánto tiene y cómo va a hacer un seguimiento de los equipos que se retiran y devuelven. Tanto si gestionas bicicletas como equipos fotográficos, muebles o equipos para bebés o cualquier otra cosa, es fundamental que te preguntes cómo vas a clasificar tus activos para mantener tu inventario de alquiler organizado y en orden.

La categorización es esencial porque no todos sus productos son similares. Si trata todos sus artículos de stock de la misma manera, probablemente perderá la pista rápidamente, o se verá abrumado por el tamaño de su inventario de alquiler. Por eso es importante para la eficiencia, y para su cordura, dividir cada tipo de producto que posee.

Artículos de stock rastreables

En primer lugar, están los activos más caros dentro de su inventario de alquiler. Estos son los artículos que requieren una inversión relativamente grande; los productos de los que querrá guardar notas específicas, e incluso gestionar mediante códigos de barras u otros identificadores. Dependiendo del sector en el que te encuentres, podrían ser productos como bicicletas de montaña, equipos fotográficos de alta gama, mesas, cochecitos o cualquier otro producto del que quieras hacer un seguimiento muy detallado. En Booqable, llamamos a esta categoría “artículos rastreables”. Configurar tus activos como artículos rastreables te permite mantener notas específicas sobre los artículos individuales del stock, y te ayuda a mantener un registro de su historial de pedidos y mantenimiento.

Productos a granel

Sin embargo, ¿deben considerarse todos sus productos como artículos rastreables? No tan rápido. Imagine por un momento que dirige una empresa de alquiler de eventos. Tiene un cliente que organiza una fiesta para 300 personas y necesita 320 tenedores, entre otros artículos. No es realista que su empresa haga un seguimiento de todos los cubiertos mediante un identificador único. Piense en las horas que pasará haciendo recuentos de inventario y comprobando dos veces si ha reunido todos los tenedores correctos. Para estas situaciones, hemos creado productos a granel.

Los artículos a granel son el tipo de productos que no es necesario especificar individualmente al hacer el check out, lo que le ayuda a gestionarlos más rápidamente. Tratar el material como a granel es perfecto para accesorios como cascos de bicicleta, cables, cubiertos o botellas, todos ellos artículos de coste relativamente bajo que coges de tus estanterías al azar (a menudo el artículo que está más cerca), en lugar de hacer una selección cuidadosa.

Separar los productos a granel de sus artículos rastreables le ahorra mucho tiempo a medida que su inventario de alquiler se hace más considerable, y aporta un nivel de organización a su negocio que agilizará la forma de gestionar las recogidas, las devoluciones o incluso las entregas. No sólo sus alquileres funcionarán sin problemas de principio a fin, sino que la confianza en su negocio se transmitirá a sus clientes.

Puede que ahora se pregunte qué hacer con aquellos productos que no encajan en ninguna de las categorías anteriores. Como tu lista de inventario no se detiene en dos tipos de productos, ¡tampoco lo hace Booqable!

Servicios

Tanto si te dedicas a las recogidas en el lugar, como a la entrega de mercancías o incluso al envío de artículos a tus clientes, hay una forma de clasificar estos cargos únicos. Los llamamos “servicios”, que son cargos únicos que puede añadir a cualquiera de sus pedidos de alquiler. Pero los servicios no se limitan a cobrar por la entrega, por ejemplo. También puede utilizarlos para los seguros, la venta cruzada de artículos o cualquier otro servicio que pueda ofrecer.

Consumibles

Llegados a este punto, probablemente haya clasificado la mayor parte de su inventario de alquiler en su cabeza. Pero lo más probable es que todavía existan esas pocas piezas que no encajan del todo en ninguna de estas categorías. Eso es porque no se alquilan, y no son servicios porque se comportan más como algo que se vende; no se espera que vuelvan. Estos artículos se denominan “consumibles”. Los consumibles son cosas que piensas ofrecer, pero que tus clientes no van a devolver como el resto de su equipo de alquiler. Algunos ejemplos son los aperitivos, las botellas de agua, la cinta adhesiva, la leña y los chupetes, por nombrar algunos.

Sea específico con sus productos

Con todo el equipo clasificado, hemos llegado a la parte en la que tendrá que pensar en los detalles de cada producto. Tendrá que averiguar cómo seguir el tipo de producto en general, qué imágenes quiere mostrar, si necesita variaciones y qué necesita comunicar en las descripciones de sus productos.

SKUs

Independientemente de los productos que ofrezca, cada uno necesita un identificador único. Este identificador se llama SKU, o Stock Keeping Unit. Una SKU puede ser cualquier cosa, desde el nombre del producto hasta una palabra descriptiva o cualquier cosa que le ayude a llevar un control. Booqable crea automáticamente una SKU cuando introduces el nombre de un producto, aunque siempre puedes cambiarlo por lo que quieras. Te recomendamos que mantengas tus SKUs simples, pero descriptivos, para que sean fáciles de buscar.

Fotos de productos

Además de una SKU, sus productos deben tener una foto, para que sus clientes sepan lo que van a alquilar (o comprar en el caso de los consumibles). Esta foto ayuda a su cliente a entender lo que está contratando, por lo que esta foto debe ser del producto en general. Sin embargo, ¡no se asuste! Si no tienes un amplio banco de imágenes de tu inventario de alquiler, Booqable encontrará una imagen que coincida con el nombre de tu producto. Depende de ti utilizar la imagen sugerida o reemplazarla subiendo tu propia foto del producto, sólo ten en cuenta que las imágenes que se añaden automáticamente pueden estar sujetas a derechos de autor y el uso de esas imágenes es bajo tu propio riesgo.

Variaciones

Al organizar su inventario de alquiler, puede encontrar que tiene productos que son casi idénticos y quiere nombrarlos igual; sólo se diferencian por una pequeña característica o adjetivo. Por ejemplo, puede tener dos bicicletas de la misma marca y modelo. Una es roja y la otra azul. O una tiene un tamaño de cuadro ligeramente mayor que la otra. O usted ofrece tiendas de campaña: una con capacidad para tres personas y otra para seis, aunque el modelo sea el mismo. Puede que le resulte un desperdicio convertirlas en dos productos diferentes porque son muy similares.

¿Por qué no agrupar esos productos bajo una SKU y añadirles variaciones? Cada variedad puede tener un precio base individual y un recuento de existencias. Trabajar con variaciones de productos es especialmente útil cuando tu negocio empieza a crecer porque te ayudan a desordenar tu lista de inventario y hacer las cosas más manejables. Estas pequeñas herramientas de organización también le ayudarán a mantener la racionalidad a medida que se expanda en el futuro.

Tiempo de relleno

Ahora, imagina que alquilas bicicletas de montaña cerca de un gran bosque. Quieres que tus clientes reciban bicicletas limpias y en buen estado, ¿verdad? ¡Menos mal que existe el tiempo de acolchado! ¿Crees que tus productos necesitan tiempo antes y después de un alquiler para tener todo preparado para el siguiente cliente? Entonces se beneficiará de establecer un tiempo de relleno, para que sus productos parezcan reservados durante más tiempo del que están. Para otras industrias, el tiempo de relleno le da un poco de espacio para revisar sus carpas en busca de rasgaduras, recargar sus baterías, limpiar su cubertería y poner su equipo de nuevo en forma.

Notas y etiquetas

¿Te cuesta llevar un control de las notas sobre tus artículos en stock, o hacer un seguimiento de las reparaciones, los números de serie, la información de compra, las ubicaciones de los almacenes y mucho más? A veces, te vendría bien un lugar donde almacenar y compartir todo eso. Por eso Booqable te permite añadir descripciones detalladas de los productos, tanto para ti como para tus clientes.

También hay mucho espacio para almacenar información valiosa en los lugares adecuados. Puedes crear campos personalizados, añadir etiquetas a tus activos de alquiler, dejar notas para tus compañeros de equipo y guardar prácticamente cualquier información junto con tus artículos de stock. ¿Tiene alguna pregunta sobre cómo configurar y gestionar su inventario de alquiler? Estaremos encantados de responder a cualquiera de ellas. Sólo tiene que ponerse en contacto con nosotros y le ayudaremos.

Decida lo que va a cobrar por sus productos de alquiler

Con la categorización y la configuración bajo control, ¡pongamos una etiqueta de precio a sus productos! Aquí es donde puedes hacer las cosas tan complejas o tan simples como quieras, y el método que utilices depende de muchos factores, incluyendo el tipo de producto y el precio competitivo que quieras tener.

Precios de tarifa plana

El método de fijación de precios más común para los alquileres es la tarifa plana. Se trata de establecer un precio base por periodo de tiempo, como un coste por hora, día o semana. En función del periodo de alquiler de un cliente, se calcula el importe en función de estos precios base. A medida que aumenta el periodo de alquiler, los precios también aumentan, de forma lineal.

Precios estructurados

Otra práctica común en el sector del alquiler es el uso de un sistema de precios estructurados, lo que significa que usted aplica una estructura de precios escalonada que disminuye gradualmente para períodos de alquiler más prolongados. Es increíblemente útil para obtener una ventaja competitiva ofreciendo a los clientes una tarifa ligeramente rebajada a lo largo del tiempo. He aquí un ejemplo: si alquilas bicicletas, puedes cobrar 25 dólares por un día, aunque cuatro días sólo cuesten 85 dólares en lugar de 100. Al utilizar estructuras, es más probable que los clientes elijan un periodo más largo y hagan negocios con usted en lugar de con uno de sus competidores.

Mantenga su inventario de alquiler organizado

Tener un plan sólido para la gestión de su inventario de alquiler le va a ayudar a largo plazo. Mantener un sistema de gestión de alquiler limpio le permite controlar sus activos, pero también mantiene todos sus productos (incluyendo sus notas y estados) al día. Si le ocurriera algo a su equipo, no tardaría en tomar nota de ello. Por lo tanto, no tardará en resolver cualquier problema y volver a poner sus productos en marcha.

Cuando conozca su inventario por dentro y por fuera, y encuentre los métodos de seguimiento adecuados, tendrá más tiempo para centrarse en lo que más importa: sus clientes. No es ningún secreto que los clientes satisfechos vuelven. Y cuanto más contento esté el cliente, más probable será que recomiende su negocio a alguien que conozca.