Las universidades manejan una cantidad considerable de equipos utilizados por estudiantes e investigadores tanto en el campus como en casa. Normalmente, utilizan un software de laboratorio específico para gestionar estos equipos. Sin embargo, cada vez son más las universidades que se decantan por el uso de software de alquiler para gestionar su inventario interno de equipos y obtienen grandes resultados.
A medida que las universidades y otras instituciones educativas comienzan a digitalizar sus procesos, necesitan encontrar soluciones de software. Muchas han operado en Excel o en hojas de registro impresas durante mucho tiempo. Estos procesos no sólo consumen mucho tiempo, sino que también dejan mucho espacio para el error humano. Para los campos en los que la precisión es de suma importancia, esto es inaceptable.
Por supuesto, la solución natural a la que recurren estas facultades es un software creado específicamente para estas tareas. Sin embargo, a menudo echan en falta un elemento clave que aporta comodidad a los estudiantes e investigadores. Un portal de reservas online les permite acceder al inventario, comprobar si está disponible y hacer una reserva, todo ello sin interactuar con otra persona.
Veamos las ventajas de utilizar un software de alquiler para gestionar los equipos en las universidades.
Las ventajas del software de alquiler para las universidades
1. Visión general de todos los equipos
Los gestores de equipos de las universidades suelen tener problemas para obtener una visión general de todos los equipos disponibles. A menudo se compran equipos para un proyecto, se utilizan y se guardan en la oficina de alguien o se añaden al inventario general. Esto dificulta el seguimiento de los equipos que ya están en las instalaciones y hace que se compren más de una vez innecesariamente.
El software de alquiler ayuda a las universidades a realizar un seguimiento de todos sus equipos en un único sistema desglosado. Cuando alguien presenta una propuesta de nuevos equipos, se puede cruzar con esta base de datos para determinar si es necesario comprarlos o si ya están en el campus. Esto permite reducir el gasto y agilizar el desarrollo de los proyectos.
2. Accesible desde cualquier lugar
Cuando las universidades mantienen una lista maestra de su inventario en una hoja de cálculo, a menudo sólo existe en el PC de una persona. Esto requiere tener acceso a este ordenador cada vez que alguien necesita reservar equipos. Mientras que si se mantiene en varios ordenadores, es necesario actualizarla constantemente para que refleje el equipo actual del que dispone la universidad.
Sin embargo, esto ya no es un problema con el software de alquiler, ya que está basado en la nube y se puede acceder a él desde cualquier lugar. Esto significa que incluso si alguien está trabajando a distancia, puede acceder a él desde cualquier dispositivo. También permite que varias personas accedan al mismo inventario, que se actualiza automáticamente cuando se añaden, eliminan o retiran equipos.
3. Información sobre la disponibilidad en directo
Para los estudiantes, los investigadores y el personal, no es fácil saber lo que está o no está disponible. Incluso si tienen acceso a la hoja de cálculo maestra que utiliza la facultad, puede que no esté actualizada o que ni siquiera incluya esta información. Esto hace que sea difícil saber qué equipo pueden tomar prestado y para qué necesitan solicitar una subvención, ya que no saben si existe en el campus.
Un software de alquiler con información sobre la disponibilidad en tiempo real significa que cualquier persona que lo necesite puede acceder a estos datos. El personal puede hacer un seguimiento de la disponibilidad del inventario en el backend, mientras que los estudiantes e investigadores pueden acceder a un portal de reservas en línea. Así, todos los que necesitan saber qué equipos están disponibles tienen acceso instantáneo a esta información.
4. Facilidad para localizar los equipos
Muchas universidades se ven en la necesidad de sustituir equipos porque se han perdido en algún momento. Esto puede deberse a que alguien no lo devolvió a tiempo, o puede estar guardado en la oficina de alguien. Sin embargo, esta información no siempre es fácil de obtener y a menudo hace que el equipo se considere perdido y se necesite dinero extra para reemplazarlo.
Este problema se resuelve con el software de alquiler, ya que permite hacer un seguimiento de quién ha tomado prestado el equipo, por lo que es fácil ponerse en contacto con esa persona para pedirle que lo devuelva. Esto ayuda a prevenir la pérdida y reduce el tiempo y el dinero innecesarios que se gastan en buscar y reemplazar este equipo.
5. Automatizar los procesos que consumen tiempo
Algo que todos podríamos utilizar es más tiempo. A menudo es difícil de encontrar y nunca se puede recuperar. En el caso de las universidades, muchas tareas llevan demasiado tiempo y podrían utilizar la automatización para reducir el despilfarro. En el caso del préstamo de equipos, esto puede significar cualquier cosa, desde la búsqueda de equipos hasta su reserva y la actualización de la disponibilidad en tiempo real.
Como se ha mencionado anteriormente, esto puede lograrse con un software de alquiler y beneficiar a muchas de estas áreas. El equipo puede localizarse con sólo unos clics, ya que se asigna automáticamente. La reserva de equipos puede realizarse sin necesidad de comunicarse a través de un portal web. Ambos se benefician de que la disponibilidad de los equipos se calcula automáticamente sin interacción humana.
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Cómo puede Booqable ayudar a las universidades a gestionar los equipos
El software de alquiler Booqable facilita el seguimiento de todo el equipo, permite a los estudiantes e investigadores reservar el equipo ellos mismos y automatiza los procesos que consumen tiempo. Una vez que el inventario está configurado y desglosado, prácticamente se gestiona por sí mismo, y es fácil añadir nuevos equipos, localizar los antiguos o integrarlos en los procesos existentes.
