¿Pasa demasiado tiempo rastreando su inventario de alquileres? ¿Le cuesta conseguir la supervisión que necesita para dirigir un negocio de alquiler con éxito?
Cuando la información está dispersa en diferentes lugares, puede ser frustrante ver qué equipos de alquiler están en la empresa y cuáles se han retirado. Y cuando los miembros del equipo realizan cambios en los mismos archivos al mismo tiempo, las cosas tienden a torcerse. Por suerte, los estados de los pedidos en Booqable pueden echar una mano. Si los utiliza correctamente, puede obtener la visión general que necesita con sólo uno o dos clics.
La antigua forma de gestionar los alquileres
No hace mucho tiempo, las hojas de Excel eran el método más utilizado para el seguimiento de los equipos de alquiler. Pero a medida que adquieres más existencias y decides contratar a más compañeros de equipo, pronto te das cuenta de que las hojas de cálculo no son suficientes. Has llegado al punto de inflexión en el que ya no puedes seguir el ritmo de la cantidad de clientes que estás aceptando.
¿El resultado? Hacer un seguimiento de quién ha alquilado qué se convierte en un proceso lento. Para seguir el ritmo, necesita un lugar que centralice la forma de gestionar y supervisar el inventario de alquileres, de modo que pueda obtener actualizaciones de estado siempre que usted y su equipo las necesiten.
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Obtenga una visión de alto nivel de sus pedidos de alquiler
Sin una plataforma central desde la que trabajar, los equipos tienen una visibilidad limitada del estado de sus pedidos y, por tanto, de sus productos. Esta limitación hace que les resulte difícil saber qué hay en stock, identificar qué equipos necesitan ser embalados y recordar cuándo los clientes devolverán ciertos artículos. Es fácil perder tiempo cuando no se tiene una visión clara de cada fase.
En Booqable, hay un estado para cada etapa. El estado que se asigna a un pedido de alquiler influye directamente en el de un producto, que puede estar disponible, ser recogido o devuelto. Debido a que todo está conectado a una plataforma, no importa si usted utiliza Booqable para crear pedidos manualmente, aceptar reservas a través de su sitio web, o ambos. Al utilizar los estados, ya no tiene que preocuparse por las reservas dobles, y una gran parte del trabajo manual se automatiza.
Cómo sacar el máximo partido a Booqable
Como probablemente sepa, sus pedidos de Booqable tienen una duración de alquiler específica, definida por usted o por un cliente que reservó en línea. Cuando asignas un estado a esos pedidos, desencadenas acciones como la reserva de productos para esa duración, la comprobación de la salida y el marcado como devuelto. Vamos a cubrir algunas de las formas en que puede utilizar Booqable para hacer la planificación de una brisa.
Paso 1: Crear un nuevo pedido de alquiler
Acaba de crear un nuevo pedido de alquiler y ha comenzado con una pizarra limpia. En este estado, la reserva no tiene un número y no aparece en su visión general. ¿Aparece algo mientras realiza los cambios? ¿Necesita comprobar la disponibilidad en su calendario, por ejemplo? Siempre puede volver al pedido que creó haciendo clic en el botón “nuevo pedido” y continuar donde lo dejó.
Paso 2: Guardar como concepto
¿Ha avanzado algo, pero aún no ha llegado al final? Quizá esté esperando a que su cliente le dé el visto bueno. Al guardar como concepto se asigna un número a la reserva, de modo que pueda realizar los cambios finales en una fase posterior. Ten en cuenta que esta acción no reserva ningún producto que hayas añadido. Eso es algo que hace el siguiente estado.
Pro-tip: Con la disponibilidad en línea desactivada, las reservas en línea aparecen como conceptos. Perfecto para cuando quieras que los clientes pidan presupuestos, cuando necesites tiempo para pedir más stock o quieras confirmar con una empresa de subarrendamiento.
Paso 3: Reserve sus productos de alquiler
Ahora estamos llegando a algún sitio. Una vez que tengas la confirmación, y sepas cuando el cliente quiere alquilar tu equipo, es el momento de darle a “reservar”. Booqable reserva ahora todos los productos de ese pedido para el periodo de alquiler especificado, haciendo que no estén disponibles para otras reservas que se solapen.
Pro-tip: ¿Quieres aceptar pagos en línea en la caja? Al habilitar los pagos en línea, Booqable reservará automáticamente los productos y marcará el pedido como pagado cuando la reserva llegue a través de su sitio web.
Paso 4: Marcar los artículos como recogidos
Hacer clic en “recogido” es la forma de manejar las salidas de los equipos en Booqable. Puedes marcar parcialmente los pedidos como recogidos, lo cual es útil cuando no entregas todos tus productos a la vez. Si necesitas una manera de ver lo que está por venir para que puedas empacar tu equipo a tiempo, asegúrate de revisar tu tablero para las tareas de hoy y mañana. También es una forma excelente de que tú y tu equipo empecéis la jornada laboral.
Paso 5: Marcar los artículos como devueltos
Cuando haya gestionado con éxito una devolución, y todos los productos pasen la inspección, es el momento de marcar su equipo de alquiler como “devuelto” y volver a registrar los artículos. Al igual que el estado anterior, los pedidos pueden marcarse parcialmente como devueltos. Es perfecto cuando falta algo y no se devuelven todos los artículos a la vez.
Pro-tip: ¿Su cliente pagó un depósito de seguridad? Cuando marque el pedido como devuelto, no olvide reembolsar la fianza si todo el equipo pasa la inspección. ¿El cliente no ha recuperado la fianza? Puedes marcarlo devolviendo un importe de cero.
Paso 6: Archive sus pedidos
Hemos llegado al final del ciclo de alquiler. Todo ha sido devuelto, y no hay más acciones administrativas necesarias. Asegúrese de archivar sus pedidos de alquiler para despejar la vista de su calendario, y para ocultar estas reservas en su lista de pedidos.
Empiece por crear su sitio web
Todo nuevo negocio de alquiler comienza con un sitio web para conseguir sus primeras reservas.
Los estados le dan tranquilidad
No importa a qué sector de alquiler te dediques, saber cómo utilizar los estados de los pedidos te permite sacar el máximo provecho de Booqable. Al utilizarlos, puedes ver rápidamente lo que está sucediendo y detectar qué reservas necesitan tu atención. Como los pedidos y el inventario están conectados, es casi imposible cometer errores. A partir de ahora, las reservas dobles son, al igual que las hojas de cálculo, cosas del pasado.
