Seguimiento de los equipos de la empresa con los formularios digitales de salida de equipos

Las organizaciones e instituciones educativas utilizan los formularios de salida de equipos para hacer un seguimiento del movimiento de los activos. Estos formularios, también conocidos como hojas de salida de equipos, suelen incluir información como el miembro del personal que retira el equipo, las identificaciones de los activos y los daños reportados.

Muchas organizaciones, así como las universidades, utilizan formularios de salida de equipos para evitar la pérdida y el robo de valiosos activos de la empresa. Y como estos formularios suelen servir de acuerdo, fomentan el uso adecuado de los recursos de la empresa y proporcionan una base legal.

Sin embargo, la mayoría de las organizaciones todavía tienden a confiar en los documentos impresos y en los flujos de trabajo basados en el papel. Es una pena, ya que la eficiencia del proceso de salida determina en gran medida la rentabilidad de la operación de gestión de equipos. Las hojas de salida de equipos impresas pueden ralentizar el proceso de salida, lo que hace esperar a los empleados o a los estudiantes, y puede dar lugar rápidamente a pilas de papeles.

En este artículo se analizan brevemente las razones por las que las organizaciones utilizan formularios de salida de equipos, los elementos que deben incluir y la tecnología que puede utilizar para acelerar el proceso de salida de equipos.

¿Cuándo deben las organizaciones utilizar formularios de salida de equipos?

En muchas organizaciones, los empleados utilizan los equipos de la empresa en su trabajo diario. Puede que estén probando equipos de demostración, o que utilicen aparatos electrónicos (por ejemplo, ordenadores portátiles y tabletas) y herramientas (por ejemplo, herramientas eléctricas y maquinaria). Además, muchas universidades prestan equipos a los estudiantes para proyectos y tareas. En cualquiera de estos casos, un formulario de salida puede apoyar a las organizaciones en el seguimiento del uso, la ubicación y el estado de los activos de la empresa y evitar pérdidas y robos debido a una mala gestión de los equipos. Estas son algunas de las ventajas de utilizar hojas de salida de equipos:

• Llevar un control del movimiento de los equipos para evitar pérdidas y robos, y programar de forma más eficaz para aumentar su utilización.
• Enfatizar la responsabilidad de los empleados o estudiantes en el manejo adecuado de los equipos de la empresa.
• Hacer un seguimiento del estado de los activos y fomentar el mantenimiento adecuado y regular de los equipos.

¿Qué datos se incluyen en un formulario de registro de equipos?

Ya sea que su organización utilice hojas de salida impresas o digitales, un buen formulario de salida debe incluir detalles sobre el equipo, el empleado/estudiante que presta el equipo, una fecha de devolución y los términos y condiciones que se aplican para el uso de los activos de la empresa.

1. Identificación del equipo

Los formularios de entrega de equipos deben incluir un medio para identificar el equipo. Por ejemplo, identificaciones de activos o códigos de barras (se puede acelerar el proceso de pago utilizando un escáner de códigos de barras). Además, asegúrese de incluir las cantidades que está comprobando, tanto para los equipos como para los accesorios. En Booqable, distinguimos los diferentes tipos de equipos en inventario rastreable y a granel. Más información sobre estos tipos de seguimiento aquí.

2. Detalles del empleado/estudiante

Anote el nombre completo, el número de empleado/estudiante y la información de contacto. La persona también debe aceptar los términos y condiciones firmando el formulario de salida del equipo. Los programas informáticos como Booqable admiten la firma electrónica, lo que reduce el tiempo dedicado al papeleo.

3. Fechas de devolución

Especifique cuándo debe devolver el equipo y en qué lugar. La mención de una fecha y hora acordadas también beneficiará a sus esfuerzos de programación de equipos, lo que en última instancia maximizará la utilización de sus activos.

4. Daños

Anote detalladamente cualquier daño antes de revisar el equipo. Lo mismo ocurre con las devoluciones; asegúrese de que el estado de los activos cumple sus normas de inspección. Si es necesario, tome fotos para que pueda responsabilizar a los empleados o estudiantes de los daños.

5. Términos y condiciones

Incluya (o haga referencia a) sus términos y condiciones en la hoja de salida del equipo. Describa quién es el propietario del equipo y facilite sus políticas en materia de daños, pérdidas y robos.

Herramientas para agilizar el proceso de retirada de equipos

Llevar un control de los activos de la empresa con lápiz y papel puede dar lugar rápidamente a montones de papeleo y a procedimientos de retirada ineficaces. Hemos creado Booqable para ayudar a las organizaciones a agilizar los procesos de equipamiento trasladando sus operaciones a un espacio de trabajo digital. Como resultado, el personal puede retirar los equipos de manera más eficiente, sin demasiadas acciones manuales. Además, también pueden crear contratos digitales, similares a las hojas de salida, y hacer que se firmen digitalmente. Los gestores de equipos pueden dedicar menos tiempo a la administración y hacer un seguimiento de los equipos de la empresa en línea.

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