Redactar un contrato para su negocio de alquiler puede parecer una tarea desalentadora. Hay una lista interminable de situaciones que cubrir, y no sabes qué incluir o dejar fuera. Además, la jerga jurídica hace que las cosas sean cada vez más complejas.
Por suerte, los contratos de alquiler no tienen por qué ser documentos legales largos y llenos de jerga. En Booqable, preferimos que los contratos estén escritos en un inglés sencillo y comprensible. Seamos sinceros. ¿Te apetece leer los párrafos dos veces? ¿Y firmarías un documento que no has entendido del todo? Mantener las cosas enfocadas y al grano ayuda a reducir la fricción y permite terminar el papeleo más rápido (y conseguir que tus facturas se paguen antes).
Sin un contrato, los clientes pueden no ser conscientes de lo que están pagando y el alcance de lo que usted ofrece puede parecer poco claro. Todo esto puede hacer que alguien se aproveche de ti y provocar confusión en torno a los depósitos, las cancelaciones, las fechas de devolución y otros plazos importantes.
Aunque los contratos pueden ser la menor de sus preocupaciones en los primeros días, le animamos a que dedique algo de tiempo y esfuerzo a elaborar un documento fácil de seguir que explique lo que ambas partes están acordando. Compartiremos algunas ideas para ayudarte a empezar. Recuerda que no tienes que incluirlas todas. Sólo tienes que elegir las que te parezcan adecuadas para tu empresa.
Qué incluir y por qué
Si utilizas Booqable para crear contratos, presupuestos y facturas, ya estás a medio camino. La mayor parte de la información se muestra automáticamente, como los datos del cliente, la información de la dirección, las especificaciones del producto, los cálculos de precios e impuestos y las fechas de recogida y devolución. Aquí hay algunos elementos más para incluir:
1. Visión general
Proporcione un breve resumen de las partes que entran en el acuerdo. Incluya los nombres y direcciones de las empresas, y especifique lo que ambas partes acuerdan. Esto puede ser tan sencillo como decir “Este acuerdo se celebra entre [su empresa] y el cliente arriba indicado. Al firmar este contrato, el cliente acepta los siguientes términos y condiciones”.
2. Pago
Describa si se requiere un anticipo o un depósito no reembolsable. Si procede, incluya el depósito de seguridad e indique que un contrato firmado le autoriza a cargar en la tarjeta de débito o crédito del cliente que tenga registrada cualquier pago y honorarios debidos en virtud del acuerdo. Incluya unas condiciones de pago claras; de lo contrario, podría esperar semanas antes de recibir el pago.
**Consejo profesional: no olvides incluir las consecuencias financieras de las devoluciones tardías, las reparaciones y los cambios de última hora.
3. Entrega, recogidas y devoluciones
Cuando su empresa entregue equipos de alquiler a los clientes, incluya un párrafo sobre quién es responsable de los gastos de transporte, puesta en escena y recogida. Defina el alcance de las entregas y recogidas, que por ejemplo podrían no incluir el montaje o el desmontaje. No querrá que los clientes pidan más trabajo sin pagarlo, sólo porque el alcance de su proceso de entrega no estaba claro.
4. Pérdidas y daños
Explique el procedimiento cuando los artículos se dañan, son robados o se pierden. ¿Tiene que pagar el cliente las reparaciones y el tiempo que el producto no estuvo disponible temporalmente? Detallar la responsabilidad y el seguro evitará la discusión sobre quién es responsable de qué cuando los artículos se pierden, se dañan o se destruyen.
5. Cancelaciones y cambios
Describa hasta qué punto las personas pueden hacer cambios después de haber procesado su reserva. Defina qué ocurre cuando alguien cancela un pedido antes de que venza el saldo final (“Si el pedido se cancela antes de que venza el saldo final, se perderá el depósito”) o después de que venza el saldo final (“Si el pedido se cancela después de que venza el saldo final, se perderán todos los pagos”). Este procedimiento depende de cómo se gestionen los pagos.
6. Firma
¡Ya está todo listo! El contrato es legalmente vinculante cuando ambas partes han firmado el acuerdo.
Aunque el 99% de los alquileres se desarrollan sin problemas, un contrato bien redactado ayuda a aclarar las condiciones de tu empresa y a suavizar los problemas de pago. Aunque somos fans de los acuerdos cortos y fáciles de seguir, el tamaño de tu contrato estará relacionado con lo que ofrezcas y la complejidad de tus productos y servicios. Es imprescindible crear un contrato que sea relevante para tu tipo de negocio. También creemos que es crucial no intimidar a los clientes potenciales con un documento extenso de 10 páginas. Al redactar los contratos de alquiler, lo que hay que buscar es un equilibrio saludable entre la estanqueidad y la accesibilidad.
Importante: No somos asesores jurídicos profesionales. Aunque estamos encantados de ofrecer las mejores prácticas en materia de contratos de alquiler, estos consejos pueden no ser apropiados para usted. El contenido de este artículo no debe considerarse como asesoramiento jurídico. Consulte siempre a su asesor o a su abogado para tratar los aspectos específicos de su situación particular.
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