Como gestor de equipos en una empresa, una universidad o un entorno de alquiler, a menudo puede preguntarse a dónde ha ido a parar su tiempo. Preparar los equipos para los colegas, los estudiantes y los clientes que los necesitan puede llevar mucho tiempo, y seguro que estaría bien tener menos estrés con el que lidiar. Pues está de suerte. Esta es nuestra guía sobre los retos más comunes de la gestión de equipos y los pasos que puede dar para resolverlos.
Desafío nº 1 - Crear una visión clara de su equipo
Si trabaja en una empresa, una universidad o un centro de alquiler, lo más probable es que su lista de equipos crezca regularmente. Por ello, necesita disponer de un método sencillo para organizar y hacer un seguimiento de todo el equipo que gestiona, ya sean cables HDMI, objetivos de cámara, baterías o cascos.
Añade un sistema de reservas
Algo que puede ayudarte a crear una visión clara es limitar el número de personas que pueden acceder al equipo. Además, implementar un sistema de reservas para el equipo que gestionas hará que se pierdan menos artículos y que sepas dónde está todo.
Organice su equipo
Si su equipo está por todas partes, resulta increíblemente difícil hacer un seguimiento de cada artículo. Por eso, su almacén debe tener todo bien etiquetado y organizado para reducir el tiempo que se emplea en encontrar las cosas y evitar contratiempos en el futuro.
Utiliza identificadores de existencias únicos
Es bueno asignar a los artículos más importantes (como cámaras, bicicletas, herramientas y maquinaria) identificadores de existencias únicos. Saber qué artículos se alquilan -y dónde están- transforma la gestión de tu equipo y reduce la cantidad de papeleo y el tiempo dedicado a buscar artículos específicos a largo plazo.
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Desafío nº 2 - Mantener el equipo
A todos nos ha pasado, estás usando algo y descubres que tiene poca batería o defectos desde el principio, y eso te arruina el día. Puede ser frustrante tanto para ti como para tu colega, estudiante o cliente que ha reservado el equipo. Por eso debe adoptar un enfoque activo en el mantenimiento de su equipo para reducir el estrés, los costes y las quejas.
Pad booking times (tiempos de reserva de almohadillas)
Puede ser difícil realizar comprobaciones en los equipos cuando se tienen reservas seguidas, por lo que siempre es bueno rellenar los tiempos de reserva. Esto le permitirá realizar cualquier tipo de mantenimiento antes de que se recoja el equipo. Además, llevar un registro de mantenimiento detallado le ayudará a asegurarse de que cada elemento recibe la atención que necesita.
Cree áreas dedicadas al mantenimiento
Si todos los equipos se encuentran en las estanterías, puede ser imposible saber cuáles necesitan atención sin tener que revisar cada artículo. Si creas una zona dedicada al mantenimiento de los equipos, no te quedarás con un trabajo enorme cada vez. También puede añadir una estación de carga para ayudarle a estar al tanto de los equipos que necesitan ser cargados antes de su uso.
Reto #3 - Saber qué conservar y qué tirar
Hay muchos equipos especializados que se quedan obsoletos en un par de años o que quizá ni siquiera merezcan la pena comprar, dependiendo de su caso de uso. Estos factores hacen que tenga que saber qué tiene, la frecuencia de uso y cuánto tiempo se dedica a reparar el equipo.
Crear informes de uso de los equipos
Si crea informes sobre la frecuencia de uso de los equipos, podrá ver lo que tiene demanda y lo que no. Esto le permitirá vender los artículos que le sobran y comprar productos más demandados. Así podrá liberar espacio y reducir los costes de reparación de los equipos que no necesita conservar.
Mantener una visión general del inventario
Saber cuándo se necesita el equipo y quién lo necesita puede ayudarle a mantener una visión clara de su inventario. Esto significa que no habrá reservas dobles y que ningún equipo quedará sin utilizar. También puede hacer un seguimiento de los equipos que se utilizan con más frecuencia y de los que puede reciclar o revender si no se utilizan con suficiente regularidad.
Mantenga un registro de los costes incurridos
Es bueno hacer un seguimiento de los costes de reparación y mantenimiento en los que incurre, ya que algunos artículos pueden costarle más de lo que cree. Considere la posibilidad de buscar nuevos productos que sean menos propensos a romperse o de crear un programa de mantenimiento para reducir el tiempo de inactividad de los artículos solicitados.
Empiece por crear su sitio web
Todo nuevo negocio de alquiler comienza con un sitio web para conseguir sus primeras reservas.
Booqable - Software de alquiler y gestión de equipos racionalizado
Con Booqable, puede estar al tanto de la gestión de sus equipos y mantener su inventario con menos tiempo y estrés. Nuestro sistema de reserva en línea significa que sus colegas, estudiantes o clientes pueden reservar el equipo exactamente cuando lo quieren sin solaparse, mientras que nuestras opciones de seguimiento significan que usted sabe dónde está cada artículo en todo momento. Añada tiempo de relleno entre sus alquileres para darse un respiro, mantenga una visión general de su equipo y genere informes para maximizar su organización.
