Cuando se gestionan equipos, es más fácil decir que hacer una rutina para mantenerse organizado y al día, especialmente si se tiene un negocio de alquiler o se gestionan equipos dentro de la organización.
La falta de herramientas digitales adecuadas puede dificultar a las empresas la gestión del inventario y el seguimiento del uso de los equipos. Por suerte, Booqable es su sistema digital de gestión de equipos, donde su equipo puede gestionar el inventario, hacer un seguimiento del uso de los equipos y anticiparse a las carencias. En Booqable, tendrá su inventario de equipos organizado en un solo lugar, y el seguimiento de quién, dónde y qué de sus activos está a un clic de distancia.
Hemos recopilado nuestros principales consejos para que las empresas de alquiler construyan una base de datos de inventario de equipos, maximicen el uso y eviten los errores humanos, independientemente de la cantidad de equipos o de las ubicaciones que tenga su empresa.
¿Qué es la gestión del inventario de equipos?
La gestión del inventario de equipos es el acto de hacer un seguimiento de los activos de su empresa de alquiler y controlar su uso, ubicación, cantidades y disponibilidad. El objetivo de la gestión del inventario de equipos es minimizar el riesgo de exceso de reservas (y de dobles reservas) y reducir la pérdida de equipos ayudándole a saber quién está utilizando su equipo, cuánto tiene en stock y cuándo debe devolverlo.
¿Qué es el seguimiento de equipos?
El término seguimiento de equipos puede utilizarse indistintamente con la gestión del inventario de equipos. Se refiere al seguimiento de sus existencias, normalmente gracias a procesos eficaces de gestión de inventario. Es mucho más fácil mantenerse organizado gestionando todo su equipo de alquiler en un solo lugar.
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Por qué es importante la gestión del inventario de equipos
La gestión eficaz del inventario es la piedra angular de cualquier operación de alquiler. Sin una gestión de inventario adecuada, no es fácil conocer el paradero y la disponibilidad de sus artículos. Las conjeturas pueden dar lugar a que una empresa desperdicie dinero almacenando demasiados equipos o invirtiendo en los activos equivocados. La gestión del inventario de equipos también ayuda a su negocio de alquiler de otras maneras.
La gestión de equipos le ahorra dinero
1. Evita pérdidas 🕵️♂️
Si alquilas equipos a corto plazo, como equipos fotográficos o herramientas eléctricas, existe la posibilidad real de que uno de tus artículos se pierda en algún momento. Gestionar el inventario de equipos de forma eficaz te ayuda a evitar pérdidas innecesarias.
2. Reducir el inventario inactivo 📦
El inventario ocioso, también conocido como stock muerto, es el stock que no genera ningún ingreso, pero no necesariamente porque tengas demasiado. Los artículos podrían haberse dañado, estar obsoletos o no haberse planificado lo suficiente. Adoptando las herramientas y estrategias adecuadas, puede aumentar el uso y exprimir más ingresos de cada equipo.
3. Ahorra en almacenamiento 💰
El almacenamiento no es barato. Los costes de almacenamiento suelen variar en función del tamaño de su inventario de equipos. Cuando almacenas demasiado equipo o acabas con muchos artículos sin usar en tu almacén, tus costes de almacenamiento aumentan. Evitar esto le hará ahorrar dinero.
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7 técnicas de gestión del inventario de equipos
El método adecuado de seguimiento del inventario depende del tipo de equipo que una empresa alquile. Por lo tanto, la estrategia óptima de gestión del inventario es diferente para cada negocio de alquiler.
Sin embargo, hay aspectos comunes. Todas las empresas deberían esforzarse por reducir los errores humanos automatizando la gestión del inventario en la medida de lo posible, lo que significa aprovechar el software de gestión de equipos. Si gestiona su negocio de alquiler con Booqable, la gestión del inventario viene incorporada.
Independientemente de los sistemas que utilice, las siguientes técnicas mejorarán la gestión de su inventario de equipos.
- Información de identificación única
- Seguimiento del uso de los equipos
- Seguimiento del inventario en todas las ubicaciones
- Reservar equipos por adelantado
- Auditoría de inventario
- Stock de seguridad
- Códigos de barras y códigos QR
1. Información de identificación única
Puede parecer obvio, pero la gestión adecuada de los equipos empieza por saber lo que se tiene. La creación de una base de datos de inventario le permitirá rastrear, identificar y localizar su equipo más rápidamente.
Facilite el seguimiento de los equipos estableciendo una información de identificación única para los productos de los que desee hacer un seguimiento detallado. Aunque podría utilizar números de serie para esto, es mejor utilizar algo más reconocible. El identificador debe permitir a su equipo identificar los activos al instante mientras gestionan y manipulan los equipos.
No todos sus artículos necesitan una información de identificación única. Algunos de ellos pueden ser intercambiables o no merece la pena hacer un seguimiento individual. En ese caso, sólo querrá hacer un seguimiento de cuántos tiene en stock, para poder manejar los equipos de forma más eficiente y no preocuparse por los detalles. Normalmente, las empresas utilizan este método de seguimiento para gestionar el volumen, donde la velocidad es más importante que la granularidad.
Nota: Guarde los artículos intercambiables en el mismo lugar para facilitar el acceso. Además, clasifique su equipo por tamaño, tipo, marca o uso previsto para gestionar el inventario de equipos de forma más eficaz.
2. Seguimiento del uso del equipo
Una vez que sepas lo que tienes, puedes empezar a hacer un seguimiento de cómo se utiliza tu equipo. Estas son algunas preguntas que debería poder responder para cada pieza de equipo en su inventario:
- ¿Cuánto se utiliza?
- ¿Quién** lo utiliza?
- ¿Cuándo** y dónde se utiliza?
Las respuestas a estas preguntas le permitirán tomar decisiones más informadas sobre qué equipo comprar. No querrá gastar en inventario más dinero del necesario. Cuando los artículos están acumulando polvo en su almacén, sabe que su estrategia de gestión de equipos necesita un ajuste.
Y, lo que es más importante, acumulará datos históricos mediante el seguimiento de sus activos. Si se pierde un equipo, tendrá un registro de la última persona que lo utilizó, cuándo lo utilizó y dónde lo utilizó. Con el tiempo, estos datos son muy valiosos, ya que el coste de los equipos perdidos o robados se va acumulando.
Nota: Lleve un registro del equipo comprobando la entrada y salida de los artículos. Esto le permite hacer un seguimiento de lo que está en stock o fuera con los clientes y controlar el movimiento de los equipos en general.
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3. Gestión de la ubicación
Incluso los más organizados de entre nosotros tienen problemas con una cosa: la gestión del inventario en todas las ubicaciones. Si gestiona o almacena el inventario en varias ubicaciones, ¿cómo debe dividir sus activos entre ellas? Una división equitativa puede parecer sensata. Pero no es práctico, ya que es poco probable que la demanda sea la misma en cada ubicación.
Si hace un seguimiento del uso de los equipos y mantiene los datos del inventario actualizados, se hará una idea de dónde se necesitan más sus activos. Esta información le ayudará a decidir la cantidad de inventario que debe almacenar en cada ubicación. También le da una estimación de la frecuencia con la que necesita transferir equipos de un lugar a otro.
Además, tenga en cuenta lo siguiente: Si los clientes recogen los equipos en un lugar y los devuelven en otro, rápidamente acabará teniendo demasiadas existencias en un lugar y escasez en otro. El transporte es esencial en su estrategia de gestión de equipos, ya que la demanda y la oferta pueden fluctuar entre los distintos lugares.
4. Reservar equipos por adelantado
Una gran parte de la buena gestión del inventario de equipos se reduce a la previsión precisa de la disponibilidad de los mismos. Una vez más, esto subraya la importancia de un seguimiento adecuado de los equipos.
Las organizaciones pueden hacer una previsión más eficaz si reservan con antelación, sobre todo cuando hay escasez de suministros o cuando la preparación lleva mucho tiempo. Al reservar los artículos con antelación, también puede evitar las reservas de última hora y garantizar la disponibilidad de los equipos para sus clientes.
Las reservas de equipos dan lugar a mejores previsiones. Es más fácil saber a dónde va su equipo y cuánto tiene disponible. Tendrá una mejor visión de las próximas reservas de equipos, así como de las fechas de vencimiento de las recogidas y devoluciones de los clientes.
5. Auditorías de inventario
En la mayoría de los casos, dependerá del software y de los informes para saber cuánto equipo tiene en stock. Sin embargo, es esencial asegurarse de que todo coincide. Por eso es necesario realizar auditorías de inventario periódicas.
El inventario físico es el proceso en el que una empresa cuenta todo el equipo de una vez. Suele ir de la mano de las normativas contables y fiscales, por lo que suele realizarse a final de año.
En lugar de hacer un recuento completo del inventario de una vez (lo cual es bastante tedioso), los recuentos cíclicos reparten más las cosas. La mayoría de las empresas realizan controles de inventario cada semana, mes o trimestre, en los que los artículos de alto valor se revisan con mayor frecuencia.
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6. Stock de seguridad
El stock de seguridad es su equipo de reserva. Es el inventario que se reserva para su uso en caso de emergencia. También puede servir de reserva para cuando haya escasez. En lugar de subalquilar o comprar más equipos, siempre podrá asignar sus existencias de seguridad.
Es inteligente incluir las existencias de seguridad en su estrategia de gestión del inventario de equipos. Se alegrará de haberlo hecho cuando los equipos vuelvan dañados, su nuevo pedido tarde más de lo previsto o se produzca alguna otra situación imprevista.
7. Códigos de barras y códigos QR
Los códigos de barras y los códigos QR son otras dos formas estupendas de hacer que su equipo sea fácil de identificar. Los escáneres de códigos de barras son herramientas relativamente sencillas que muchas empresas de alquiler pasan por alto hasta que empiezan a producirse errores e ineficiencias.
Una de las mayores ventajas de utilizar códigos de barras para la gestión de equipos es el enorme aumento de la productividad. Los códigos de barras pueden ahorrar a su equipo innumerables horas al escanear las etiquetas con una aplicación móvil o un escáner de códigos de barras. Garantizan la salida del equipo correcto y reducen los errores humanos en general.
Utilizar el sistema de gestión de inventario de equipos adecuado
Aunque muchas empresas en fase inicial utilizan papel y lápiz u hojas de cálculo para gestionar los equipos, esto se desorganiza rápidamente. Por no mencionar que os deja a ti y a tu equipo vulnerables a los errores humanos, lo que puede perjudicar a tu negocio.
Con el sistema de inventario de equipos adecuado, puede reducir los costes, prevenir el exceso de reservas, evitar el inventario ocioso y mucho más. Puede que seamos un poco parciales, pero realmente creemos que un sistema de gestión de equipos moderno y fácil de usar puede mejorar sus procesos. Automatiza muchas de las tareas administrativas, para que usted y su equipo puedan centrarse en atender a más clientes sin preocuparse por su equipo.
Lo mejor es que crece con usted, de modo que puede ampliar su negocio con un sistema capaz de gestionar su inventario de equipos ahora y en el futuro.
