Universitäten verwalten eine beträchtliche Anzahl von Geräten, die von Studenten und Forschern sowohl auf dem Campus als auch zu Hause verwendet werden. Normalerweise verwenden sie für die Verwaltung dieser Geräte eine spezielle Laborsoftware. Immer mehr Universitäten gehen jedoch dazu über, ihren internen Gerätebestand mit Hilfe von Mietsoftware zu verwalten, und erzielen damit hervorragende Ergebnisse.
Wenn Universitäten und andere Bildungseinrichtungen beginnen, ihre Prozesse zu digitalisieren, müssen sie Softwarelösungen finden. Viele haben lange Zeit mit Excel gearbeitet oder Anmeldeformulare ausgedruckt. Diese Verfahren sind nicht nur zeitintensiv, sondern lassen auch viel Raum für menschliche Fehler. In Bereichen, in denen Genauigkeit von größter Bedeutung ist, ist dies inakzeptabel.
Natürlich ist die natürliche Lösung für diese Fakultäten eine Software, die speziell für diese Aufgaben entwickelt wurde. Dabei wird jedoch oft ein Schlüsselelement übersehen, das den Studierenden und Forschern Komfort bietet. Ein Online-Buchungsportal ermöglicht es ihnen, auf das Inventar zuzugreifen, zu prüfen, ob es verfügbar ist, und eine Reservierung vorzunehmen, ohne mit einer anderen Person in Kontakt zu treten.
Schauen wir uns die Vorteile des Einsatzes von Verleihsoftware für die Verwaltung von Geräten in Universitäten an.
Die Vorteile von Verleihsoftware für Universitäten
1. Überblick über alle Geräte
Für die Ausrüstungsverwalter von Universitäten ist es oft problematisch, einen Überblick über alle verfügbaren Geräte zu erhalten. Häufig werden Geräte für ein Projekt gekauft, benutzt und in einem Büro aufbewahrt oder dem allgemeinen Inventar hinzugefügt. Dies erschwert die Übersicht darüber, welche Geräte sich bereits in den Räumlichkeiten befinden und führt dazu, dass sie unnötigerweise mehrfach angeschafft werden.
Mithilfe der Verleihsoftware können die Universitäten ihre gesamte Ausrüstung in einem einzigen System mit Einzelposten erfassen. Wenn jemand einen Vorschlag für eine neue Ausrüstung einreicht, kann diese mit dieser Datenbank abgeglichen werden, um festzustellen, ob sie gekauft werden muss oder bereits auf dem Campus vorhanden ist. Dies führt zu geringeren Ausgaben und bedeutet, dass Projekte viel schneller durchgeführt werden können.
2. Von überall aus zugänglich
Wenn Universitäten eine Masterliste ihres Inventars in einer Tabellenkalkulation führen, befindet sich diese oft nur auf dem PC einer Person. Dies erfordert den Zugriff auf diesen Computer, wenn jemand Geräte ausbuchen muss. Wenn die Liste auf mehreren Computern gespeichert ist, muss sie ständig aktualisiert werden, um den aktuellen Gerätebestand der Universität widerzuspiegeln.
Mit der Verleihsoftware ist dies jedoch kein Problem mehr, da sie cloudbasiert ist und von überall her abgerufen werden kann. Das bedeutet, dass man von jedem Gerät aus auf die Software zugreifen kann, auch wenn man an einem anderen Ort arbeitet. Außerdem können mehrere Personen auf das gleiche Inventar zugreifen, das automatisch aktualisiert wird, wenn Geräte hinzugefügt, entfernt oder ausgecheckt werden.
3. Live-Einblicke in die Verfügbarkeit
Für Studenten, Forscher und Mitarbeiter ist es nicht einfach zu wissen, was verfügbar ist und was nicht. Selbst wenn sie Zugang zu der von der Fakultät verwendeten Stammtabelle haben, kann es sein, dass diese nicht auf dem neuesten Stand ist oder diese Informationen gar nicht enthält. Das macht es schwierig zu wissen, welche Geräte sie ausleihen können und wofür sie einen Zuschuss beantragen müssen, da sie nicht wissen, ob sie auf dem Campus vorhanden sind.
Eine Verleihsoftware mit Live-Verfügbarkeitsinformationen bedeutet, dass jeder, der sie benötigt, auf diese Daten zugreifen kann. Die Mitarbeiter können die Verfügbarkeit der Bestände im Backend verfolgen, während Studenten und Wissenschaftler auf ein Online-Buchungsportal zugreifen können. So hat jeder, der wissen muss, welche Geräte verfügbar sind, sofortigen Zugriff auf diese Informationen.
4. Einfaches Auffinden der Ausrüstung
Viele Universitäten müssen Geräte ersetzen, weil sie irgendwo verloren gegangen sind. Das kann daran liegen, dass jemand sie nicht rechtzeitig zurückgegeben hat, oder dass sie in einem Büro gehortet werden. Diese Informationen sind jedoch nicht immer leicht zu beschaffen und führen oft dazu, dass die Geräte als verloren gelten und zusätzliches Geld für den Ersatz benötigt wird.
Dieses Problem wird durch eine Verleihsoftware gelöst, da sie es Ihnen ermöglicht, den Überblick darüber zu behalten, wer die Geräte ausgeliehen hat, so dass es einfach ist, die betreffende Person zur Rückgabe aufzufordern. Das hilft, Verluste zu vermeiden und spart unnötige Zeit und Geld für die Suche und den Ersatz der Ausrüstung.
5. Automatisieren Sie zeitaufwändige Prozesse
Etwas, das wir alle gebrauchen könnten, ist mehr Zeit. Sie ist oft schwer zu finden, und man kann sie nie zurückbekommen. An den Universitäten nehmen viele Aufgaben zu viel Zeit in Anspruch und könnten durch Automatisierung die Verschwendung verringern. Im Falle der Ausleihe von Geräten kann dies alles bedeuten, vom Aufspüren der Geräte bis zur Buchung und Aktualisierung der Verfügbarkeit in Echtzeit.
Wie bereits erwähnt, kann dies mit einer Verleihsoftware erreicht werden und vielen dieser Bereiche zugute kommen. Die Ausrüstung kann mit wenigen Klicks aufgespürt werden, da sie automatisch zugewiesen wird. Die Ausleihe von Geräten kann ohne Kommunikation über ein Webportal erfolgen. Beide profitieren davon, dass die Verfügbarkeit von Geräten automatisch und ohne menschliche Interaktion berechnet wird.
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