Die Kirchen sind das Herzstück vieler Gemeinden, und Hunderte von Freiwilligen helfen das ganze Jahr über bei verschiedenen Veranstaltungen. Die Diözese Norwich zum Beispiel unterstützt viele lokale Kirchen und Veranstaltungen in ihrem Gebiet. Die Diözese verfügt über mehr als 1.800 Ressourcen, die sie mit den Gemeinden teilt, und hat sich für Booqable entschieden, um ihnen bei der Verwaltung der Ausrüstung zu helfen und ein Online-Portal einzurichten, über das Mitglieder Buchungen vornehmen können.
Diözese Norwich
Seit vielen Jahren unterstützt die Diözese Norwich die Kirchen in Norfolk, England, mit ihrem Ressourcenzentrum. Es wird von Freiwilligen aus Kirchen, kirchlichen Schulen und gemeinnützigen Organisationen betrieben, die an den drei Tagen in der Woche beim täglichen Betrieb der Kirche helfen.
Lokale Kirchen, Schulen und Organisationen können sich gegen eine einmalige Gebühr für die Nutzung des Ressourcenzentrums anmelden und erhalten damit Zugang zu ihrem Online-Buchungsportal. Die Mitglieder können das ganze Jahr über mehr als 1 800 Artikel für ihre Veranstaltungen im System buchen. Dieser Selbstbedienungsaspekt ist sehr wichtig geworden, da der Bestand an Artikeln gewachsen ist.
Das Ressourcenzentrum verleiht eine breite Palette von Gegenständen an Kirchen und Schulen, darunter Pavillons, Spielgeräte für den Außenbereich, Ressourcen für die Jugendarbeit, weiche Spielgeräte für Krabbelgruppen und Bücher. Außerdem bietet es eine Vielzahl anderer Ressourcen zur Unterstützung von Gebetsräumen, Religionsunterricht und missionarischen Aktivitäten.
Wissen, was mit Barcodes erhältlich ist
Anfangs nahmen sie Buchungen per Telefon entgegen, aber als ihr Bestand wuchs, wurde schnell klar, dass sie ein System zur Verwaltung der Verfügbarkeit benötigen würden. Sie brauchten Hilfe, um auf dem Laufenden zu bleiben, was gebucht und was zurückgegeben worden war. Also suchten sie nach einer Verleihsoftware, mit der sie diese Ziele erreichen und den Prozess automatisieren konnten. Nachdem sie viele Optionen ausprobiert hatten, entschieden sie sich für Booqable, das die beste Erfahrung bot.
Seitdem sie die Software nutzen, haben sie ein Online-Portal eingerichtet, in dem die Mitglieder nach Artikeln suchen, deren Verfügbarkeit sehen und eine Buchung vornehmen können. Dadurch wird das Backend automatisch aktualisiert, so dass jeder weiß, was verfügbar ist, und Doppelbuchungen vermieden werden. Dies hat zu einer erheblichen Zeitersparnis geführt und über 90 % der telefonischen Anfragen überflüssig gemacht.
Darüber hinaus wurden die Kalender- und Berichtsfunktionen genutzt, um stark beanspruchte Bestände zu ermitteln und bei Bedarf zusätzliche Artikel zu kaufen. Durch den umfassenden Einsatz von Barcodes und der mobilen App wurden die Prozesse für die Ausleihe und Rückgabe von Artikeln drastisch rationalisiert. Dadurch konnten Produktverluste reduziert und die Effizienz gesteigert werden.
Wachsende Ressourcen
Jetzt, da die Ressourcenverwaltung unter Kontrolle ist, plant das Unternehmen, seine Sammlung um weitere Ressourcen zu erweitern. Sie möchten die Geschichten über die Verwendung der Ressourcen weitergeben, damit die Menschen ihre hervorragende Arbeit sehen können. Darüber hinaus wollen sie die Nutzung ihrer beiden Satellitenzentren ausweiten und den Kirchen, die Gemeindeveranstaltungen durchführen, eine Reihe von Ausstellungs- und Catering-Ausrüstungen zur Verfügung stellen.
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