Vom Konzept zum Ergebnis: Die Verwendung der richtigen Status

Verbringen Sie zu viel Zeit damit, Ihr Mietinventar aufzuspüren? Fällt es Ihnen schwer, den Überblick zu behalten, den Sie für ein erfolgreiches Vermietungsgeschäft brauchen?

Wenn Informationen an verschiedenen Stellen verstreut sind, kann es frustrierend sein, zu sehen, welche Mietgeräte im Haus sind und welche ausgecheckt wurden. Und wenn Teammitglieder zur gleichen Zeit Änderungen an denselben Dateien vornehmen, können die Dinge aus dem Ruder laufen. Glücklicherweise können die Auftragsstatus in Booqable eine helfende Hand sein. Wenn Sie sie richtig einsetzen, können Sie sich mit nur ein oder zwei Klicks den nötigen Überblick verschaffen.

Die alte Art der Mietverwaltung

Vor nicht allzu langer Zeit waren Excel-Tabellen das Mittel der Wahl, wenn es darum ging, Leihgeräte zu verwalten. Doch je mehr Material Sie kaufen und je mehr Mitarbeiter Sie einstellen, desto schneller merken Sie, dass Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreichen. Sie sind an einem Punkt angelangt, an dem Sie mit der Anzahl Ihrer Kunden nicht mehr Schritt halten können.

Das Ergebnis? Der Überblick darüber, wer was gemietet hat, wird zu einem langsamen Prozess. Um mithalten zu können, brauchen Sie einen zentralen Ort für die [Verwaltung und Überwachung des Mietbestands] (https://booqable.com/de/blog/the-ultimate-guide-to-rental-inventory-management/), damit Sie und Ihr Team jederzeit über den aktuellen Stand informiert sind.

Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über Ihre Mietaufträge

Ohne eine zentrale Plattform haben die Teams nur einen begrenzten Einblick in den Status ihrer Aufträge und damit ihrer Produkte. Das macht es ihnen schwer zu wissen, was vorrätig ist, welche Geräte verpackt werden müssen und wann Kunden bestimmte Artikel zurückgeben. Es ist leicht, Zeit zu verschwenden, wenn man keinen klaren Überblick über die einzelnen Phasen hat.

In Booqable gibt es für jede Phase einen eigenen Status. Der Status, den Sie einem Mietauftrag zuweisen, hat direkten Einfluss auf den eines Produkts, das entweder verfügbar ist, abgeholt oder zurückgegeben werden kann. Da alles mit einer Plattform verbunden ist, spielt es keine Rolle, ob Sie Booqable verwenden, um Aufträge manuell zu erstellen, Buchungen über Ihre Website zu akzeptieren oder beides. Durch die Verwendung von Status müssen Sie sich nicht mehr um doppelte Buchungen kümmern, und ein großer Teil der manuellen Arbeit wird automatisiert.

Wie Sie das Beste aus Booqable herausholen

Wie Sie wahrscheinlich wissen, haben Ihre Booqable-Bestellungen eine bestimmte Mietdauer, die entweder von Ihnen oder von einem Kunden, der online gebucht hat, festgelegt wurde. Wenn Sie diesen Bestellungen einen Status zuweisen, lösen Sie Aktionen aus, wie z. B. das Reservieren von Produkten für diese Dauer, das Auschecken oder das Markieren als zurückgegeben. Im Folgenden werden einige der Möglichkeiten vorgestellt, wie Sie Booqable nutzen können, um Ihre Planung zu vereinfachen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen neuen Verleihauftrag

Sie haben soeben einen neuen Mietauftrag erstellt und mit einer weißen Weste begonnen. In diesem Zustand hat die Buchung noch keine Nummer und erscheint nicht in Ihrer Übersicht. Kommt etwas dazwischen, während Sie Änderungen vornehmen? Müssen Sie zum Beispiel die Verfügbarkeit in Ihrem Kalender überprüfen? Sie können jederzeit zu dem von Ihnen erstellten Auftrag zurückkehren, indem Sie auf die Schaltfläche “Neuer Auftrag” klicken und dort fortfahren, wo Sie aufgehört haben.

Schritt 2: Als Konzept speichern

Sie haben Fortschritte gemacht, sind aber noch nicht ganz am Ziel? Vielleicht warten Sie darauf, dass Ihr Kunde grünes Licht gibt. Beim Speichern als Konzept wird Ihrer Buchung eine Nummer zugewiesen, so dass Sie später letzte Änderungen vornehmen können. Beachten Sie, dass diese Aktion keine Produkte reserviert, die Sie eventuell hinzugefügt haben. Dafür ist der nächste Status zuständig.

Pro-Tipp: Wenn die Online-Verfügbarkeit deaktiviert ist, werden Online-Buchungen als Konzepte angezeigt. Das ist ideal, wenn Sie Kunden um Angebote bitten möchten, wenn Sie Zeit brauchen, um mehr Lagerbestände zu bestellen, oder wenn Sie mit einem Untervermieter absprechen möchten.

Schritt 3: Reservieren Sie Ihre Mietprodukte

Jetzt geht’s richtig los. Sobald Sie die Bestätigung erhalten haben und wissen, wann der Kunde Ihre Ausrüstung mieten möchte, ist es an der Zeit, auf “Reservieren” zu klicken. Booqable reserviert nun alle Produkte auf dieser Bestellung für den angegebenen Mietzeitraum und macht sie für andere Buchungen, die sich zeitlich überschneiden, unzugänglich.

Pro-Tipp: Sie möchten Online-Zahlungen an der Kasse akzeptieren? Wenn Sie Online-Zahlungen aktivieren, reserviert Booqable automatisch Produkte und markiert die Bestellung als bezahlt, wenn die Buchung über Ihre Website eingeht.

Schritt 4: Artikel als abgeholt markieren

Das Anklicken von “Abgeholt” ist die Art und Weise, wie Sie in Booqable die Abholung von Geräten handhaben. Sie können Bestellungen teilweise als abgeholt markieren, was nützlich ist, wenn Sie nicht alle Produkte auf einmal ausgeben. Wenn Sie wissen möchten, was ansteht, damit Sie Ihre Ausrüstung rechtzeitig einpacken können, sollten Sie in Ihrem Dashboard nachsehen, welche Aufgaben heute und morgen anstehen. Es ist auch eine hervorragende Möglichkeit für Sie und Ihr Team, den Arbeitstag zu beginnen.

Schritt 5: Artikel als zurückgegeben markieren

Wenn Sie eine Rückgabe erfolgreich abgewickelt haben und alle Produkte die Inspektion bestanden haben, ist es an der Zeit, Ihre Leihgeräte als “zurückgegeben” zu kennzeichnen und die Artikel wieder einzuchecken. Genau wie beim vorherigen Status können Bestellungen teilweise als zurückgegeben markiert werden. Das ist ideal, wenn etwas fehlt und nicht alle Artikel auf einmal zurückkommen.

Pro-Tipp: Hat Ihr Kunde eine Kaution hinterlegt? Wenn Sie die Bestellung als zurückgegeben kennzeichnen, vergessen Sie nicht, die Kaution zurückzuerstatten, wenn alle Geräte die Inspektion bestanden haben. Hat der Kunde seine Kaution nicht zurückerhalten? In diesem Fall können Sie dem Kunden einen Betrag von Null erstatten.

Schritt 6: Archivieren Sie Ihre Bestellungen

Der Verleihzyklus ist beendet. Alles ist zurückgegeben worden, und es sind keine weiteren Verwaltungsmaßnahmen erforderlich. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mietaufträge archivieren, um Ihre Kalenderansicht zu entrümpeln und diese Buchungen in Ihrer Auftragsliste zu verbergen.

Status gibt Ihnen Sicherheit

Ganz gleich, in welcher Branche Sie tätig sind, wenn Sie wissen, wie Sie den Auftragsstatus verwenden, können Sie das Beste aus Booqable herausholen. So können Sie schnell sehen, was vor sich geht, und erkennen, welche Buchungen Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Da Aufträge und Inventar miteinander verbunden sind, ist es fast unmöglich, Fehler zu machen. Von nun an gehören doppelte Buchungen, genau wie Tabellenkalkulationen, der Vergangenheit an.