Nachverfolgung der Unternehmensausrüstung mit digitalen Ausrüstungskassenformularen

Formulare für die Ausleihe von Geräten werden von Organisationen und Bildungseinrichtungen verwendet, um die Bewegungen der Geräte zu verfolgen. Diese Formulare, die auch als Abmeldeformulare für Geräte bekannt sind, enthalten in der Regel Informationen wie den Mitarbeiter, der die Geräte ausleiht, die Geräte-IDs und gemeldete Schäden.

Viele Organisationen und Universitäten verwenden diese Formulare, um den Verlust und Diebstahl wertvoller Unternehmensgüter zu vermeiden. Da diese Formulare oft als Vereinbarung dienen, fördern sie die ordnungsgemäße Nutzung der Unternehmensressourcen und bieten eine rechtliche Grundlage.

Die meisten Unternehmen neigen jedoch immer noch dazu, sich auf gedruckte Dokumente und papierbasierte Arbeitsabläufe zu verlassen. Das ist schade, denn die Effizienz des Checkout-Prozesses bestimmt weitgehend die Kosteneffizienz der Geräteverwaltung. Gedruckte Abmeldeformulare können den Abmeldeprozess verlangsamen, so dass Mitarbeiter oder Studenten warten müssen, und es kann schnell zu einem Stapel Papierkram kommen.

In diesem Artikel werden die Gründe für die Verwendung von Formularen für die Geräteabmeldung, die Elemente, die sie enthalten sollten, und die Technologien, die Sie einsetzen können, um den Prozess der Geräteabmeldung zu beschleunigen, kurz erläutert.

Wann sollten Unternehmen Formulare für die Ausrüstungskontrolle verwenden?

In vielen Unternehmen nutzen die Mitarbeiter die Geräte des Unternehmens bei ihrer täglichen Arbeit. Vielleicht testen sie Demogeräte, oder sie verwenden Elektronik (z. B. Laptops und Tablets) und Werkzeuge (z. B. Elektrowerkzeuge und Maschinen). Außerdem verleihen viele Universitäten Geräte an Studenten für Projekte und Aufgaben. In all diesen Fällen kann ein Checkout-Formular Unternehmen dabei unterstützen, die Nutzung, den Standort und den Zustand von Firmeneigentum zu verfolgen und Verluste und Diebstähle aufgrund einer schlechten Geräteverwaltung zu verhindern. Dies sind einige der Vorteile der Verwendung von Abmeldeformularen für Geräte:

• Nachverfolgung der Gerätebewegungen zur Verhinderung von Verlust und Diebstahl und zur effektiveren Planung der Nutzung.
• Hervorhebung der Verantwortung der Mitarbeiter oder Studenten für den angemessenen Umgang mit der Unternehmensausrüstung.
• Verfolgung des Zustands der Anlagen und Förderung der ordnungsgemäßen und regelmäßigen Wartung der Ausrüstung.

Welche Daten gehören in ein Checkout-Formular für Geräte?

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen gedruckte oder digitale Abmeldeformulare verwendet, sollte ein gutes Abmeldeformular Details über die Ausrüstung, den Mitarbeiter/Studenten, der die Ausrüstung ausleiht, ein Rückgabedatum und die Bedingungen für die Nutzung der Unternehmensressourcen enthalten.

1. Ausrüstungs-IDs

Die Ausleihformulare sollten eine Möglichkeit zur Identifizierung der Geräte enthalten. Zum Beispiel durch Geräte-IDs oder Barcodes (Sie können den Auszahlungsprozess durch die Verwendung eines Barcode-Scanners beschleunigen). Achten Sie außerdem darauf, dass Sie die Anzahl der Geräte und des Zubehörs angeben, die Sie auschecken möchten. Bei Booqable unterscheiden wir verschiedene Ausrüstungsarten in nachverfolgbares Inventar und Massenware. Mehr zu diesen Tracking-Typen hier.

2. Details zum Mitarbeiter/Studenten

Notieren Sie den vollständigen Namen, die Mitarbeiter-/Studentennummer und die Kontaktinformationen. Die Person sollte sich auch mit den Bedingungen einverstanden erklären, indem sie das Formular für die Geräteübernahme unterschreibt. Softwareprogramme wie Booqable unterstützen elektronische Unterschriften, was den Zeitaufwand für den Papierkram reduziert.

3. Rückgabedaten

Geben Sie genau an, wann und an welchem Ort die Geräte zurückgegeben werden sollen. Die Erwähnung eines vereinbarten Datums und einer Uhrzeit kommt auch Ihrer Geräteplanung zugute, was letztlich die Auslastung Ihrer Anlagen maximiert.

4. Beschädigungen

Machen Sie sich vor der Ausleihe detaillierte Notizen über eventuelle Schäden. Vergewissern Sie sich, dass der Zustand der Geräte Ihren Inspektionsstandards entspricht. Machen Sie bei Bedarf Fotos, damit Sie Mitarbeiter oder Schüler für Schäden zur Rechenschaft ziehen können.

5. Bedingungen und Konditionen

Fügen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen in das Ausleihformular ein (oder verweisen Sie darauf). Beschreiben Sie, wer Eigentümer der Ausrüstung ist, und geben Sie Ihre Richtlinien für Schäden, Verlust und Diebstahl an.

Tools zur Rationalisierung des Checkout-Prozesses für die Ausrüstung

Die Nachverfolgung von Firmeneigentum mit Stift und Papier kann schnell zu Stapeln von Papierkram und ineffizienten Checkout-Verfahren führen. Wir haben Booqable entwickelt, um Unternehmen bei der Rationalisierung von Ausrüstungsprozessen zu unterstützen, indem wir ihre Abläufe auf einen digitalen Arbeitsbereich umstellen. Dadurch können die Mitarbeiter Geräte effizienter ausleihen, ohne dass zu viele manuelle Schritte erforderlich sind. Darüber hinaus können sie auch digitale Verträge erstellen, ähnlich wie Abmeldebögen, und diese digital unterschreiben lassen. Die Ausrüstungsverwalter müssen weniger Zeit für Verwaltungsaufgaben aufwenden und können die Unternehmensausrüstung online verfolgen.

Möchten Sie erfahren, wie Ihr Unternehmen die Ausrüstung effektiver verwalten kann? Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam, um mehr zu erfahren.