In der heutigen Welt mit ihren unendlichen Möglichkeiten und hohen Erwartungen bleibt Flexibilität der einzige Wettbewerbsvorteil für viele Partyverleiher. Aber wie kann man Flexibilität erreichen, wenn man ein Inventar mit Tausenden von Partyartikeln führt, das von Geschirr und Möbeln bis zu Hochzeitsdekoration und Zelten reicht?
Bei so vielen beweglichen Teilen ist es eine Herausforderung, den Kunden schnelle Kostenvoranschläge zu machen und Planungskonflikte zu vermeiden. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass die Dinge noch komplizierter werden, wenn die Kunden anfangen, Änderungen zu verlangen. Da Sie es mit einer “Bridezilla” nach der anderen zu tun haben, war es noch nie so wichtig, vielseitig zu bleiben und mit den wechselnden Wünschen der Kunden Schritt zu halten. Und genau dabei kann Ihnen die Software für den Partyverleih helfen.
Indexieren Sie Ihren Bestand an Partyartikeln
Erfolgreiche Geschäftsinhaber kennen ihren Bestand an Partyartikeln wie ihre Westentasche. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine neue Anfrage und sind sich nicht sicher, was auf Lager ist oder wie viele Artikel für ein bestimmtes Datum verfügbar sind. Ohne dieses Wissen ist es fast unmöglich, Ihre Kunden zu informieren und eine Preisschätzung abzugeben.
Vor einem Jahrzehnt waren Tabellenkalkulationen der Status quo für die Organisation und Verwaltung von Mietbeständen. Heute verwenden die meisten Partyverleiher Mietsoftware zur [Klassifizierung und Verfolgung der Ausrüstung] (https://booqable.com/de/blog/the-ultimate-guide-to-rental-inventory-management). Der Grund dafür ist ziemlich einfach: Ihre Inventarliste sollte Daten wie Produktbilder, Mengen, SKUs und andere Identifikatoren enthalten, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten. Ziel ist es, den Mitarbeitern eine einzige Quelle der Wahrheit an die Hand zu geben - eine Übersicht, auf die sie sich verlassen können, wenn sie für die nächste Veranstaltung packen. In der Anfangsphase eines Partyverleihs erfüllen Tabellenkalkulationen ihren Zweck. Aber wenn Sie wachsen, lassen sie sich nicht mehr so gut skalieren.
Ein weiterer Grund für den Einsatz von Software für den Partyverleih ist, dass Sie zum Teil dafür verantwortlich sind, die Veranstaltungen Ihrer Kunden zum Leben zu erwecken. Und um die richtigen Versprechungen zu machen, brauchen Sie einen Arbeitsbereich, der Ihnen hilft, den Aufenthaltsort Ihrer Partyartikel zu verstehen. Ohne diesen Überblick verlängern sich die Reaktionszeiten, und die Kommunikation im Team wird schwierig. Sie werden überrascht sein, wie sehr die richtigen Einblicke die Produktivität Ihres gesamten Teams steigern können.
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Entwickeln Sie einen flexiblen Bestell-Workflow
Es ist keine Überraschung: Die Nachverfolgung von Bestellungen wird komplexer, je mehr Kunden Sie betreuen. Deshalb haben viele Partyverleiher Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten, wenn das Geschäft wieder anzieht. Bei ständigen Anpassungen der Bestellungen und gleichzeitigen Änderungen durch die Mitarbeiter ist die Gefahr der Überbuchung vorprogrammiert.
Stellen Sie sich vor, Sie vermissen einen wichtigen Artikel und müssen dann feststellen, dass Sie mehr Ausrüstung reserviert haben, als Sie zur Verfügung hatten. Dieses Problem könnte Sie vor Ihren Kunden in ein schlechtes Licht rücken und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen. Denken Sie auch daran, dass eine Überbuchung die Arbeitsabläufe Ihres Teams stört, was der Arbeitsplatzkultur und der allgemeinen Produktivität schadet.
Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, gleichzeitig an mehreren Aufträgen zu arbeiten, ohne sich über Doppelbuchungen Gedanken machen zu müssen. Stellen Sie bei der Planung von Veranstaltungen sicher, dass Sie über Echtzeitinformationen zu Ihren Produkten verfügen, damit Ihr Team weiß, welche Partyartikel verfügbar sind und ob es bei Engpässen Ausweichmöglichkeiten finden muss. Es ist wichtig, das Rätselraten auf ein Minimum zu reduzieren.
Bauen Sie einen starken Kommunikationsprozess auf.
Wenn es darum geht, Ihre Kunden auf dem Laufenden zu halten, ist Flexibilität ebenso wichtig. Ihr Team ist erfolgreich, wenn es effektiv kommunizieren kann und die Kunden noch am selben Tag eine Antwort erwarten können (natürlich in angemessenem Rahmen). Die E-Mail-Kommunikation sollte so effizient wie möglich sein, da Kostenvoranschläge manchmal mehr als zehnmal hin und her gehen.
Für viele Partyvermieter sind integrierte Nachrichten- und E-Mail-Vorlagen eine Voraussetzung für eine Vermietungssoftware. Die meisten Unternehmen wechseln von Tabellenkalkulationen zu etwas Passenderem, da sie es leid sind, zwischen Programmen zu wechseln und jede Nachricht einzeln verfassen zu müssen. Egal, ob Ihr Team Angebote, Rechnungen oder Verträge erstellt, es sollte in der Lage sein, diese schnell zu versenden.
Die meisten Partyverleihsysteme bieten die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen, um die Kommunikation effizienter zu gestalten. Sie sollten sie verwenden, um Kunden über Änderungen zu informieren, Bestellungen zu bestätigen und Zahlungen anzufordern. Auch wenn Vorlagen für Routineaufgaben eine Zeitersparnis darstellen, gehen einige Lösungen für den Partyverleih noch einen Schritt weiter, indem sie automatisch Preise berechnen und Ihnen die Möglichkeit geben, Zahlungen zu verfolgen.
Beginnen Sie mit dem Aufbau Ihrer Website
Jedes neue Vermietungsunternehmen beginnt mit einer Website, um die ersten Buchungen zu erhalten.
Präsentieren Sie Ihre Party-Mietkollektion
Wir schreiben das Jahr 2019. Die Kunden kaufen online ein und möchten sich Ihre Kollektion in ihrem eigenen Tempo ansehen. Sie möchten mehrere Anbieter bewerten und dann zugreifen, wenn sie das richtige Gefühl haben. Das ist der Punkt, an dem herkömmliche PDF-Kataloge und generische Produktbilder versagen. Es gibt zu viele Hindernisse, um ein Angebot anzufordern.
Unabhängig davon, ob es sich um ein etabliertes Unternehmen oder einen neuen Partyverleih handelt, kämpfen fast alle mit Anfrageformularen und minderwertigen Angeboten auf ihrer Website. Viele Teams suchen nach einer Verleihsoftware oder einem Bestandsverwaltungssystem, um Informationen über den Bestand, die Bestellungen und die Kunden zu zentralisieren, vergessen dabei aber, die Erfahrungen zu berücksichtigen, die Kunden im Internet machen. Das ist eine Schande, denn Tools wie WordPress, Shopify, Squarespace und WooCommerce machen eine gute Vermietungswebsite zugänglicher denn je.
Im Idealfall sollten Kunden in der Lage sein, Ihre Kollektion zu durchstöbern, sich über Preise zu informieren und eine Wunschliste zu erstellen. Es ist nicht nötig, die Produktverfügbarkeit und komplizierte Preisstrukturen anzuzeigen - alles, was Sie wollen, ist, dass der Kunde eine Auswahl trifft und ein Angebot anfordert. Die Anzeige von hochauflösenden Bildern, ansprechenden Produktbeschreibungen und Preisangaben sollte ausreichend sein.
Moderne Partyvermieter sehen einen großen Nutzen darin, einfache, unkomplizierte Online-Vermietungserlebnisse zu schaffen und alles in einem Mietverwaltungssystem zusammenzufassen. Die Verwendung einer einzigen Plattform für die Bearbeitung von Anfragen und die Verwaltung des Inventars bietet Ihren Mitarbeitern - und Ihrem gesamten Unternehmen - die besten Erfolgsaussichten, egal wie viele Anfragen Sie erhalten.
