Als Geräteverwalter in einem Unternehmen, einer Universität oder einem Verleihbetrieb fragen Sie sich oft, wo Ihre Zeit geblieben ist. Die Bereitstellung von Geräten für Kollegen, Studenten und Kunden, die diese benötigen, kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und es wäre sicher schön, wenn Sie weniger Stress hätten. Nun, Sie haben Glück! Hier finden Sie einen Leitfaden zu den häufigsten Herausforderungen bei der Geräteverwaltung und den Schritten, die Sie unternehmen können, um sie zu lösen.
Herausforderung Nr. 1 - Einen klaren Überblick über Ihre Ausrüstung schaffen
Wenn Sie in einem Unternehmen, einer Universität oder einem Verleih arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihre Ausrüstungsliste regelmäßig wächst. Daher benötigen Sie eine unkomplizierte Methode zur Organisation und Nachverfolgung der gesamten Ausrüstung, die Sie verwalten, egal ob HDMI-Kabel, Kameraobjektive, Batterien oder Helme.
Fügen Sie ein Buchungssystem hinzu
Eine Maßnahme, die Ihnen helfen kann, einen klaren Überblick zu schaffen, ist die Begrenzung der Anzahl der Personen, die Zugriff auf die Ausrüstung haben. Wenn Sie außerdem ein Buchungssystem für die von Ihnen verwaltete Ausrüstung einrichten, gehen weniger Gegenstände verloren und Sie wissen, wo sich alles befindet.
Organisieren Sie Ihre Ausrüstung
Wenn Ihre Geräte überall verstreut sind, ist es unglaublich schwierig, die einzelnen Gegenstände zu verfolgen. In Ihrem Lagerraum sollte daher alles ordentlich beschriftet und organisiert sein, um den Zeitaufwand für die Suche zu verringern und Missgeschicke zu vermeiden.
Verwenden Sie eindeutige Lagerkennungen
Es ist sinnvoll, größere Gegenstände (wie Kameras, Fahrräder, Werkzeuge und Maschinen) mit eindeutigen Lagerkennungen zu versehen. Wenn Sie wissen, welche Gegenstände vermietet werden und wo sie sich befinden, können Sie Ihre Ausrüstungsverwaltung umgestalten und langfristig die Menge an Papierkram und den Zeitaufwand für die Suche nach bestimmten Gegenständen reduzieren.
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Herausforderung Nr. 2 - Instandhaltung der Ausrüstung
Wir alle kennen das: Sie benutzen ein Gerät und stellen fest, dass die Batterie leer ist oder ein Defekt vorliegt, und schon ist Ihr Tag ruiniert. Das kann sowohl für Sie als auch für Ihren Kollegen, Studenten oder Kunden, der das Gerät gebucht hat, frustrierend sein. Deshalb sollten Sie sich aktiv um die Wartung Ihrer Geräte kümmern, um Stress, Kosten und Beschwerden zu vermeiden.
Pad-Buchungszeiten
Es kann schwierig sein, die Geräte zu überprüfen, wenn Sie mehrere Buchungen hintereinander haben, daher ist es immer gut, die Buchungszeiten aufzupolstern. So können Sie alle Wartungsarbeiten durchführen, bevor die Geräte abgeholt werden. Außerdem können Sie mit Hilfe eines detaillierten Wartungsprotokolls sicherstellen, dass jedes Gerät die nötige Aufmerksamkeit erhält.
Schaffen Sie spezielle Bereiche für die Wartung
Wenn alle Geräte in den Regalen stehen, kann es unmöglich sein, zu wissen, welche Geräte gewartet werden müssen, ohne jedes einzelne durchzusehen. Indem Sie einen speziellen Bereich für die Wartung der Geräte einrichten, vermeiden Sie, dass Sie jedes Mal eine riesige Arbeit haben. Sie können auch eine Ladestation einrichten, damit Sie den Überblick über die Geräte behalten, die vor der Benutzung aufgeladen werden müssen.
Herausforderung Nr. 3 - Wissen, was man behalten und was man wegwerfen sollte
Es gibt viele Spezialgeräte, die schon nach wenigen Jahren veraltet sind oder sich je nach Anwendungsfall gar nicht mehr lohnen. Diese Faktoren bedeuten, dass Sie wissen müssen, was Sie haben, wie häufig Sie es benutzen und wie viel Zeit Sie für die Reparatur der Geräte aufwenden.
Berichte über die Nutzung der Geräte erstellen
Durch die Erstellung von Berichten über die Nutzungshäufigkeit von Geräten können Sie feststellen, was gefragt ist und was nicht. So können Sie überschüssige Geräte verkaufen und gefragtere Produkte kaufen. Auf diese Weise können Sie Platz schaffen und die Reparaturkosten für Geräte senken, die Sie nicht mehr benötigen.
Behalten Sie den Überblick über Ihr Inventar
Wenn Sie wissen, wann und von wem die Geräte benötigt werden, können Sie einen klaren Überblick über Ihren Bestand behalten. Das bedeutet, dass es keine Doppelbuchungen gibt und keine Geräte ungenutzt bleiben. Sie können auch verfolgen, welche Geräte am häufigsten benutzt werden und welche Sie recyceln oder weiterverkaufen können, wenn sie nicht regelmäßig genug benutzt werden.
Behalten Sie den Überblick über alle anfallenden Kosten
Es ist gut, alle anfallenden Reparatur- und Wartungskosten zu verfolgen, denn einige Geräte kosten Sie vielleicht mehr, als Sie denken. Überlegen Sie sich, ob Sie nicht nach neuen Produkten Ausschau halten sollten, die nicht so schnell kaputt gehen, oder ob Sie einen Wartungsplan aufstellen sollten, um die Ausfallzeiten für angeforderte Artikel zu reduzieren.
Beginnen Sie mit dem Aufbau Ihrer Website
Jedes neue Vermietungsunternehmen beginnt mit einer Website, um die ersten Buchungen zu erhalten.
Booqable - Rationalisierte Software für die Vermietung und Verwaltung von Geräten
Mit Booqable behalten Sie den Überblick über Ihre Ausrüstungsverwaltung und können Ihr Inventar mit weniger Zeit- und Stressaufwand pflegen. Mit unserem Online-Buchungssystem können Ihre Kollegen, Studenten oder Kunden die Ausrüstung genau dann buchen, wenn sie sie benötigen, ohne dass es zu Überschneidungen kommt, während Sie dank unserer Nachverfolgungsoptionen jederzeit wissen, wo sich die einzelnen Artikel befinden. Fügen Sie Pufferzeiten zwischen Ihren Ausleihen hinzu, um sich selbst etwas Luft zu verschaffen, behalten Sie den Überblick über Ihre Ausrüstung und erstellen Sie Berichte, um Ihre Organisation zu optimieren.
