Probleme mit der Inventarisierung? Hier ist der Schlüssel zu einer effektiven Verwaltung des Gerätebestands

Wenn Sie Geräte verwalten, ist es leichter gesagt als getan, eine Routine zu entwickeln, um organisiert und auf dem Laufenden zu bleiben - vor allem, wenn Sie ein Vermietungsgeschäft betreiben oder Geräte innerhalb Ihres Unternehmens verwalten.

Das Fehlen der richtigen digitalen Tools kann es für Unternehmen schwierig machen, den Bestand zu verwalten und die Nutzung der Geräte zu überwachen. Glücklicherweise ist Booqable Ihr digitales Ausrüstungsmanagementsystem, mit dem Ihr Team den Bestand verwalten, die Nutzung der Ausrüstung verfolgen und Engpässe vorhersehen kann. Mit Booqable haben Sie Ihren Gerätebestand an einem Ort organisiert und können mit einem Klick nachverfolgen, wer, wo, was mit Ihren Geräten arbeitet.

Wir haben unsere besten Tipps für Vermietungsunternehmen zusammengestellt, um eine Inventardatenbank zu erstellen, die Nutzung zu maximieren und menschliche Fehler zu vermeiden - unabhängig davon, wie viel Ausrüstung oder wie viele Standorte Ihr Unternehmen hat.

Was ist Bestandsverwaltung?

Die Verwaltung des Gerätebestands bedeutet, dass Sie den Überblick über die Vermögenswerte Ihres Vermietungsunternehmens behalten und deren Nutzung, Standort, Mengen und Verfügbarkeit überwachen. Ziel der Bestandsverwaltung ist es, das Risiko von Überbuchungen (und Doppelbuchungen) zu minimieren und den Verlust von Ausrüstung zu verringern, indem Sie wissen, wer Ihre Ausrüstung nutzt, wie viel Sie vorrätig haben und wann die Ausrüstung zurückgegeben werden muss.

Was ist Ausrüstungsverfolgung?

Der Begriff Equipment Tracking kann synonym mit Equipment Inventory Management verwendet werden. Es geht darum, den Überblick über Ihre Bestände zu behalten, in der Regel dank effektiver Bestandsverwaltungsprozesse. Es ist viel einfacher, den Überblick zu behalten, wenn Sie alle Ihre Mietgeräte an einem Ort verwalten.

Warum die Bestandsverwaltung von Ausrüstungen wichtig ist

Eine effektive Bestandsverwaltung ist der Eckpfeiler eines jeden Vermietungsunternehmens. Ohne eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung ist es nicht einfach, den Aufenthaltsort und die Verfügbarkeit Ihrer Artikel zu kennen. Vermutungen können dazu führen, dass ein Unternehmen Geld verschwendet, indem es zu viele Geräte lagert oder in die falschen Anlagen investiert. Die Verwaltung des Gerätebestands hilft Ihrem Vermietungsunternehmen auch in anderer Hinsicht.

Ausrüstungsverwaltung spart Ihnen Geld

1. Vermeiden Sie Verluste 🕵️♂️

Wenn Sie Ausrüstungsgegenstände wie Kameraausrüstungen oder Elektrowerkzeuge kurzfristig vermieten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass einer Ihrer Gegenstände irgendwann verloren geht. Eine effektive Verwaltung des Ausrüstungsbestands hilft Ihnen, unnötige Verluste zu vermeiden.

2. Reduzieren Sie ungenutztes Inventar 📦

Ungenutzte Bestände, auch als tote Bestände bezeichnet, sind Bestände, die keine Einnahmen generieren, aber nicht unbedingt, weil Sie zu viel davon haben. Die Artikel könnten beschädigt, veraltet oder nicht ausreichend eingeplant worden sein. Mit den richtigen Instrumenten und Strategien können Sie die Nutzung steigern und mehr Umsatz aus jedem Gerät herausholen.

3. Sparen Sie bei der Lagerung 💰.

Speicherplatz ist nicht billig. Die Lagerkosten hängen in der Regel von der Größe Ihres Gerätebestands ab. Wenn Sie zu viel Ausrüstung lagern oder viele ungenutzte Artikel in Ihrem Lager haben, steigen Ihre Lagerkosten. Wenn Sie dies vermeiden, können Sie Geld sparen.

7 Techniken zur Verwaltung des Gerätebestands

Die richtige Methode zur Bestandsverfolgung hängt von der Art der Geräte ab, die ein Unternehmen vermietet. Daher ist die optimale Bestandsverwaltungsstrategie für jedes Vermietungsunternehmen anders.

Es gibt jedoch einige Gemeinsamkeiten. Jedes Unternehmen sollte bestrebt sein, menschliche Fehler zu reduzieren, indem es die Bestandsverwaltung so weit wie möglich automatisiert, was bedeutet, dass es die Vorteile von Software für die Bestandsverwaltung nutzt. Wenn Sie Ihr Vermietungsgeschäft mit Booqable betreiben, ist die Bestandsverwaltung bereits integriert.

Unabhängig davon, welches System Sie verwenden, werden die folgenden Techniken Ihre Bestandsverwaltung verbessern.

1. Eindeutig identifizierbare Informationen
2. Verfolgung der Nutzung der Ausrüstung
3. Verfolgung des Inventars an verschiedenen Standorten
4. Reservierung von Ausrüstung im Voraus
5. Überprüfung des Inventars
6. Sicherheitsbestand
7. Barcodes und QR-Codes

1. Eindeutige Identifizierungsinformationen

Es mag offensichtlich klingen, aber eine ordnungsgemäße Geräteverwaltung beginnt damit, dass man weiß, was man hat. Wenn Sie eine Inventardatenbank anlegen, können Sie Ihre Geräte schneller verfolgen, identifizieren und auffinden.

Erleichtern Sie die Nachverfolgung der Ausrüstung, indem Sie eindeutige Identifizierungsinformationen für die Produkte einrichten, die Sie detailliert verfolgen möchten. Sie können dafür zwar Seriennummern verwenden, aber es ist besser, etwas zu verwenden, das besser erkennbar ist. Die Kennung sollte Ihr Team in die Lage versetzen, die Geräte bei der Verwaltung und Handhabung sofort zu identifizieren.

Nicht alle Gegenstände benötigen eindeutige Identifizierungsinformationen. Einige von ihnen könnten austauschbar sein oder sind es nicht wert, einzeln verfolgt zu werden. In diesem Fall sollten Sie nur die Anzahl der auf Lager befindlichen Artikel verfolgen, damit Sie die Geräte effizienter verwalten können und sich nicht um die Einzelheiten kümmern müssen. Normalerweise verwenden Unternehmen diese Nachverfolgungsmethode für die Verwaltung großer Mengen, bei denen Geschwindigkeit wichtiger ist als Granularität.

Hinweis: Bewahren Sie austauschbare Artikel am gleichen Ort auf, um den Zugriff zu erleichtern. Kategorisieren Sie Ihre Geräte außerdem nach Größe, Typ, Marke oder Verwendungszweck, um den Gerätebestand effektiver zu verwalten.

2. Verfolgen Sie die Nutzung der Ausrüstung

Sobald Sie wissen, was Sie haben, können Sie die Nutzung Ihrer Ausrüstung verfolgen. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie für jedes einzelne Gerät in Ihrem Bestand beantworten können sollten:

• Wie oft wird es benutzt?
• Wer benutzt es?
• Wann und wo wird es benutzt?

Anhand der Antworten auf diese Fragen können Sie besser entscheiden, welche Geräte Sie kaufen möchten. Sie wollen nicht mehr Geld für Inventar ausgeben, als Sie müssen. Wenn Gegenstände in Ihrem Lager verstauben, wissen Sie, dass Ihre Strategie für das Gerätemanagement angepasst werden muss.

Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie durch die Nachverfolgung Ihrer Anlagen historische Daten sammeln können. Wenn ein Gerät verloren geht, haben Sie Aufzeichnungen darüber, wer es zuletzt benutzt hat, wann und wo er es benutzt hat. Mit der Zeit sind dies wertvolle Daten, da sich die Kosten für verlorene und gestohlene Geräte summieren.

Hinweis: Behalten Sie den Überblick über die Ausrüstung, indem Sie die Gegenstände ein- und auschecken. So können Sie verfolgen, was auf Lager ist oder bei Kunden ausläuft, und die Bewegung von Geräten im Allgemeinen überwachen.

3. Standortverwaltung

Selbst die am besten organisierten unter uns haben mit einer Sache zu kämpfen - der Verwaltung von Beständen an verschiedenen Standorten. Wenn Sie Ihr Inventar an mehreren Standorten verwalten oder lagern, wie sollten Sie Ihre Bestände auf die einzelnen Standorte aufteilen? Eine gleichmäßige Aufteilung mag vernünftig klingen. Aber das ist nicht praktikabel, da die Nachfrage an den einzelnen Standorten wahrscheinlich nicht gleich ist.

Indem Sie die Nutzung Ihrer Geräte verfolgen und Ihre Bestandsdaten auf dem neuesten Stand halten, erhalten Sie eine Vorstellung davon, wo Ihre Geräte am meisten benötigt werden. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie entscheiden, wie viel Bestand Sie an den einzelnen Standorten vorrätig halten sollten. Außerdem können Sie so abschätzen, wie häufig Sie Geräte von einem Ort zum anderen transportieren müssen.

Bedenken Sie auch dies: Wenn die Kunden die Geräte an einem Ort abholen und an einem anderen zurückbringen, haben Sie schnell zu viel Bestand an einem Ort und einen Mangel an einem anderen. Der Transport ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Strategie für das Gerätemanagement, da Nachfrage und Angebot zwischen den Standorten schwanken können.

4. Reservieren Sie Ausrüstung im Voraus

Ein wesentlicher Bestandteil einer guten Bestandsverwaltung ist die genaue Vorhersage der Geräteverfügbarkeit. Dies unterstreicht noch einmal die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Geräteverfolgung.

Unternehmen können ihre Prognosen effektiver gestalten, wenn sie im Voraus Reservierungen vornehmen - vor allem dann, wenn der Vorrat knapp ist oder die Vorbereitung lange dauert. Wenn Sie Artikel im Voraus reservieren, können Sie auch Last-Minute-Buchungen vermeiden und die Verfügbarkeit der Geräte für Ihre Kunden sicherstellen.

Ausrüstungsreservierungen führen zu besseren Prognosen. Es wird einfacher zu wissen, wohin Ihre Ausrüstung geht und wie viel Sie zur Verfügung haben. Sie haben einen besseren Überblick über anstehende Buchungen sowie über Fälligkeitstermine für Kundenabholungen und -rückgaben.

5. Inventar-Audits

In den meisten Fällen werden Sie sich auf Software und Berichte verlassen, um zu wissen, wie viele Geräte Sie auf Lager haben. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sicherstellen, dass alles übereinstimmt. Deshalb ist eine regelmäßige Überprüfung des Bestands notwendig.

Bei der körperlichen Bestandsaufnahme werden alle Geräte eines Unternehmens auf einmal gezählt. Sie geht häufig mit Buchhaltungs- und Steuervorschriften einher und wird daher in der Regel am Ende des Jahres durchgeführt.

Anstatt eine vollständige Inventur auf einmal durchzuführen (was ziemlich mühsam ist), wird die Inventur in Zyklen durchgeführt. Die meisten Unternehmen führen wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Bestandsprüfungen durch, wobei hochwertige Artikel häufiger überprüft werden.

6. Sicherheitsbestand

Der Sicherheitsbestand ist Ihre Reserveausrüstung. Es handelt sich dabei um Bestände, die Sie für Notfälle zurücklegen. Er kann auch als Puffer dienen, wenn Sie Engpässe haben. Anstatt weitere Geräte zu mieten oder zu kaufen, können Sie immer auf Ihren Sicherheitsbestand zurückgreifen.

Es ist klug, den Sicherheitsbestand in Ihre Strategie zur Verwaltung des Gerätebestands einzubeziehen. Sie werden froh darüber sein, wenn die Geräte beschädigt zurückkommen, die Nachbestellung länger dauert als erwartet oder eine andere unvorhergesehene Situation eintritt.

7. Strichcodes und QR-Codes

Barcodes und QR-Codes sind zwei weitere gute Möglichkeiten, Ihre Geräte leicht zu identifizieren. Barcode-Scanner sind relativ einfache Hilfsmittel, die von vielen Verleihern übersehen werden, bis es zu Fehlern und Ineffizienzen kommt.

Einer der größten Vorteile der Verwendung von Barcodes für das Gerätemanagement ist die massive Steigerung der Produktivität. Barcodes können Ihrem Team durch das Scannen von Etiketten mit einer mobilen App oder einem Barcodescanner unzählige Stunden ersparen. Sie stellen sicher, dass die richtige Ausrüstung ausgegeben wird, und verringern generell menschliche Fehler.

Verwenden Sie das richtige System zur Verwaltung des Gerätebestands

Viele Unternehmen in der Anfangsphase verwenden Stift und Papier oder Tabellenkalkulationen zur Verwaltung der Ausrüstung, was jedoch schnell unübersichtlich wird. Ganz zu schweigen davon, dass Sie und Ihr Team dadurch anfällig für menschliche Fehler werden, was Ihrem Unternehmen schaden kann.

Mit dem richtigen System zur Inventarisierung der Ausrüstung können Sie Kosten senken, Überbuchungen verhindern, ungenutzte Bestände vermeiden und vieles mehr. Wir sind vielleicht etwas voreingenommen, aber wir sind der festen Überzeugung, dass ein modernes, benutzerfreundliches Geräteverwaltungssystem Ihre Prozesse verbessern kann. Es automatisiert viele der Back-Office-Aufgaben, so dass Sie und Ihr Team sich darauf konzentrieren können, mehr Kunden zu bedienen, ohne sich um Ihre Ausrüstung zu kümmern.

Das Beste daran ist, dass es mit Ihnen wächst, so dass Sie Ihr Unternehmen mit einem System skalieren können, das in der Lage ist, Ihren Gerätebestand jetzt und in Zukunft zu verwalten.

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