Universiteiten beheren vaak een aanzienlijke hoeveelheid apparatuur die door studenten en onderzoekers zowel op de campus als thuis wordt gebruikt. Meestal gebruiken ze specifieke laboratoriumsoftware om deze apparatuur te beheren. Steeds meer universiteiten schakelen echter over op het gebruik van verhuursoftware om hun interne apparatuurvoorraad te beheren en boeken daarmee uitstekende resultaten.
Nu universiteiten en andere onderwijsinstellingen hun processen beginnen te digitaliseren, hebben ze softwareoplossingen nodig. Veel van deze organisaties hebben lang met Excel of papieren inschrijfvellen gewerkt. Dit kost niet alleen erg veel tijd, maar laten ook veel ruimte voor menselijke fouten. Voor sectoren waar nauwkeurigheid belangrijk is, is dit onnacceptabel.
De voor de hand liggende oplossing voor deze faculteiten is natuurlijk specialistische software voor deze sector. Vaak missen deze systemen echter een belangrijke functie die studenten en onderzoekers zelfstandig apparatuur laat reserveren. Met een online boekingsportaal kunnen ze toegang krijgen tot de voorraad, controleren welke apparatuur beschikbaar is en een reservering maken, allemaal zonder eerst contact op te hoeven nemen met een planner.
Laten we eens kijken naar de voordelen van het gebruik van verhuursoftware voor apparatuurbeheer in universiteiten.
De voordelen van verhuursoftware voor universiteiten
1. Overzicht van alle apparatuur
Materiaalbeheerders in universiteiten vinden het vaak moeilijk om een overzicht te krijgen van al het beschikbare materiaal. Apparatuur wordt vaak voor een project gekocht, gebruikt en in iemands kantoor bewaard of aan de algemene inventaris toegevoegd. Dit maakt het moeilijk om te checken welke apparatuur al eens is aangekocht en leidt daardoor sneller tot onnodige investeringen.
Verhuursoftware helpt universiteiten om al hun apparatuur in één centraal systeem bij te houden. Wanneer iemand een aanvraag indient voor nieuwe apparatuur, kan dit gecheckt worden in de database om te bepalen of het moet worden aangeschaft of al op de campus aanwezig is. Dit leidt tot lagere uitgaven en betekent dat projecten veel sneller kunnen worden uitgevoerd.
2. Overal toegankelijk
Wanneer universiteiten een voorraadlijst bijhouden in een spreadsheet, staat die vaak slechts op de computer van één persoon. Wanneer iemand apparatuur wil lenen, is dus altijd toegang vereist tot dit bestand. Als de lijst op meerdere computers wordt bijgehouden, moet hij voortdurend worden bijgewerkt om de actuele apparatuur weer te geven die de universiteit ter beschikking heeft.
Dit is echter niet langer een probleem met verhuursoftware, aangezien deze cloud-based is en van overal toegankelijk is. Dit betekent dat zelfs als iemand thuiswerkt, hij er vanaf elk apparaat bij kan. Ook kunnen meerdere mensen toegang krijgen tot dezelfde voorraad, die automatisch wordt bijgewerkt wanneer apparatuur wordt toegevoegd, verwijderd of uitgecheckt.
3. Live inzicht in beschikbaarheid
Voor studenten, onderzoekers en medewerkers is het vaak onduidelijk wat wel en niet beschikbaar is. Zelfs als ze toegang hebben tot de voorraadlijst die de faculteit gebruikt, kan het zijn dat deze niet up-to-date is of zelfs geen beschikbaarheid weergeeft. Dit maakt het moeilijk om te weten welke apparatuur ze kunnen lenen, wat het uitvoeren van projecten belemmert.
Verhuursoftware met live inzicht in beschikbaarheid zorgt ervoor dat iedereen die het nodig heeft toegang kan hebben tot deze gegevens. Medewerkers kunnen de beschikbaarheid van de voorraad in de back-office bijhouden, terwijl studenten en onderzoekers toegang hebben tot een online reserveringsportaal. Iedereen die wil weten welke apparatuur beschikbaar is, heeft dus direct toegang tot deze informatie.
4. Gemakkelijk materiaal lokaliseren
Veel universiteiten moeten regelmatig apparatuur vervangen omdat het ergens kwijt is geraakt. Dat kan doordat iemand het niet op tijd heeft ingeleverd, maar het kan ook zijn dat het ergens in een kast beland. Informatie over de locatie van apparatuur is meestal lastig te verkrijgen en leidt er vaak toe dat het als verloren wordt beschouwd, waardoor extra geld nodig is om het te vervangen.
Met verhuursoftware is dit probleem opgelost: je kunt bijhouden wie apparatuur heeft geleend, zodat je die persoon kunt vragen de apparatuur terug te brengen. Het helpt verlies te voorkomen en vermindert onnodige tijd en geld besteed aan het zoeken en vervangen van apparatuur.
5. Automatiseer tijdrovende processen
Iets wat we allemaal wel kunnen gebruiken is meer tijd. Het is vaak moeilijk te vinden, en je krijgt het nooit meer terug. Voor universiteiten nemen veel taken te veel tijd in beslag en zouden ze geautomatiseerd kunnen worden om verspilling tegen te gaan. In het geval van het lenen van apparatuur kan dit van alles betekenen, van het tracken van apparatuur tot het reserveren ervan en het in real-time bijwerken van de beschikbaarheid.
Zoals hierboven vermeld, kan dit worden bereikt met verhuursoftware die veel onderdelen van het uitleenproces verbetert. Materiaal kan met een paar clicks worden opgezocht omdat het automatisch wordt bijgehouden en het reserveren van apparatuur kan zelfstandig gedaan worden. Zowel studenten als materiaalbeheerders profiteren van het feit dat de beschikbaarheid van apparatuur automatisch wordt bijgewerkt zonder menselijke tussenkomst.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
Hoe Booqable universiteiten kan helpen bij het beheren van apparatuur
Booqable verhuursoftware maakt het makkelijk om al je materiaal bij te houden, laat studenten en onderzoekers zelf apparatuur reserveren, en automatiseert tijdrovende processen. Wanneer je de voorraad hebt toegevoegd aan het systeem, beheert het zichzelf en is het eenvoudig om nieuwe apparatuur toe te voegen, oude apparatuur te lokaliseren of te integreren met bestaande processen.
