Hoe A La Mode Collections tijdrovende processen automatiseerde met Booqable

Soms komt je ware roeping naar je toe wanneer je het het minst verwacht. Dit is het geval voor Morgan Buster, die een evenement voor haar neef organiseerde en er zo van...

A La Mode Collections

Opgericht

2019

Branche

Event Rentals

Locatie

Santa Ana, California

Maakt gebruik van

  • Online Winkel

  • Betalingen

  • Integraties

Soms komt je ware roeping naar je toe wanneer je het het minst verwacht. Dit is het geval voor Morgan Buster, die een evenement voor haar neef organiseerde en er zo van genoot dat het A La Mode Collections werd. Morgan en haar team helpen nu honderden mensen in Californië aan de apparatuur die ze nodig hebben voor evenementen. Booqable is de afgelopen twee jaar gebruikt voor back-end operaties en heeft hen geholpen van kracht naar kracht te groeien.

De evenementenverhuurbranche is enorm, en je zou kunnen denken dat bedrijfseigenaren er bewust in stappen, maar dat is vaak niet het geval. Veel evenementenplanners vinden de baan nadat ze een vriend of familielid hebben geholpen met een evenement en hebben ontdekt dat het eigenlijk iets is waar ze heel goed in zijn.

A La Mode Collections

Nadat ze de bruidsborrel van haar nicht had georganiseerd, richtte Morgan Buster in 2019 samen met haar broer A La Mode Collections op. Iedereen op het evenement had commentaar op hoe goed ze het had samengesteld. En ook hoe verbaasd ze waren over de moeite die ze had gedaan om elk detail te perfectioneren, wat een groot compliment was. Ze sprong echter niet meteen in de evenementenverhuur business omdat ze nog studeerde aan de UCLA en haar diploma moest afmaken.

Terugkijkend op die periode zei Morgan: “In die tijd studeerde ik ook binnenhuisarchitectuur. Je kunt je dus wel voorstellen hoe blij ik was toen zoveel gasten van het evenement, inclusief de aanstaande bruid, me vertelden hoe mooi alles was en hoe bijzonder het allemaal was geworden.”

Haar nicht, Kym, opperde het idee om een bedrijf in evenementenplanning te beginnen en ze zei dat het “precies in haar straatje paste”. Morgan zat een tijdje met het idee en verwerkte de gedachte om haar eigen verhuurbedrijf te beginnen en dacht uiteindelijk: “Misschien kan dit werkelijkheid worden.” Al snel ging ze naar haar broer, een timmerman, en hij sprong op het idee.

A La Mode Collections vertegenwoordigt boho en chic design met een zorgvuldig samengestelde collectie van unieke en speciale huurartikelen. Veel van deze artikelen zijn vintage en dienen als pronkstukken op de evenementen die zij verzorgen. Hun huidige collectie omvat meer dan een dozijn rieten pauwenstoelen, prachtige handgeweven macramé achtergronden, bamboestoelen met rugleuningen die uitwaaieren in de vorm van madeliefjesblaadjes, en foto achtergronden.

Back and forth

In de begindagen van het bedrijf besteedde Morgan veel tijd aan de vele stappen die nodig waren om klanten voor een evenement te boeken. Daarnaast bestond haar dag uit veel communicatie met de klant via de telefoon of e-mail. Dit was natuurlijk een zeer tijdsintensieve taak, en naarmate het bedrijf groeide, nam ook de hoofdpijn toe.

Een typische bestelling omvat het verkrijgen van de details van het evenement van een klant, welke items ze geïnteresseerd zijn in, het verzenden van offertes en facturen (vaak meerdere keren met extra item verzoeken), en het handmatig beheren van een agenda om dubbele boekingen te voorkomen. Helaas was dit proces gevoelig voor menselijke fouten en leidde het een paar keer tot miscommunicatie.

Vervolgens moest ze achter klanten aan voor betalingen, en dat kon soms behoorlijk lastig zijn. Ofwel was er geen gemakkelijke manier voor een klant om te betalen, ofwel was ze extra tijd kwijt aan het najagen van betalingen. Dit alles werd te tijdrovend en stressvol voor haarzelf en haar klanten, dus moest er iets veranderen.

Eén woord: Automatisering!

Morgan wist dat ze een aantal van de processen voor het aannemen van boekingen en het uitvoeren van orders moest automatiseren. Dus vergeleek ze een paar verschillende softwarepakketten en besloot dat Booqable het beste aan haar behoeften voldeed. Met name de online winkel en het order management proces zijn volgens haar de beste aspecten van Booqable.

De integratie van Booqable met haar website heeft het voor klanten supergemakkelijk gemaakt om te bekijken welke artikelen ze verhuurt, wanneer ze beschikbaar zijn en hoeveel het zal kosten om ze te reserveren voor hun speciale dag. Bovendien, zodra een klant een reservering maakt, wordt deze gesynchroniseerd met de kalender en de inventaris, zodat de items beschikbaar zijn en er geen beschikbaarheidsproblemen meer zijn.

Ze hoeft niet langer urenlang “heen en weer te gaan met klanten voordat ze hun bestelling kunnen plaatsen”. In plaats daarvan verloopt het hele proces nu automatisch binnen Booqable, waardoor ze meer tijd heeft om zich te richten op andere aspecten van het bedrijf. Bovendien heeft het A La Mode Collections in staat gesteld sneller te groeien dan ze zich ooit had kunnen voorstellen.

Tot slot geeft de integratie van Stripe en PayPal in de kassa haar klanten nu de keuze hoe ze betalen. Ze hoeft niet langer onnodig tijd te besteden aan het krijgen van betaald, aangezien het hele proces automatisch online wordt afgehandeld. Iets waar Morgan erg over te spreken is, en als antwoord op de vraag hoe Booqable haar problemen heeft opgelost, antwoordde ze: “Eén woord: Automatisering!”

Tevreden klanten

Sinds Morgan Booqable aan haar site heeft toegevoegd, plant ze meer evenementen in dan ooit tevoren, en is het proces een stuk eenvoudiger geworden. Bovendien heeft ze tijd vrijgemaakt om A La Mode Collections uit te bouwen van een kleine collectie meubels tot een verhuurbedrijf van evenementen voor bruiloften, bruidsfeestjes, verjaardagen en nog veel meer. Ze is erin geslaagd haar bedrijf te laten groeien zonder de arbeidskosten te verhogen, wat tot een grotere winst heeft geleid.

Haar klanten hebben opgemerkt hoe snel en gemakkelijk het is om via de online winkel op haar website te boeken. Het heeft geresulteerd in complimenten en positieve recensies, met klanten commentaar op hoe eenvoudig de bestelstroom is en hoe er is niet het heen en weer om offertes en service te krijgen. Iets wat gebruikelijk is bij veel evenementenverhuurbedrijven die geen online boekingen accepteren.

Ontdek meer verhalen

Probeer Booqable gratis

Start je gratis proefperiode van 14 dagen, geen creditcard nodig.

A business owner using Booqable rental software