Soms kan één kans je onverwacht in een totaal andere richting sturen. Nadat Phil op aanvraag grote houten spellen had gemaakt voor een festival, merkten hij en zijn vrouw Sam hoe succesvol dit was en besloten ze de spellen te verhuren. Nu gebruiken ze Booqable om reserveringen en betalingen te accepteren en de klantcommunicatie te beheren.
Woodbotherer Games
Phil heeft een lange carrière als timmerman gehad en spendeerde veel van zijn vrije tijd aan het maken van speelgoed voor zijn kinderen. Ze hadden er veel plezier van en konden urenlang samen spelen. Toen Phil in 2013 gevraagd werd om oversized versies van spellen als vier-op-een-rij te maken voor een festival in Auckland, Nieuw Zeeland, greep hij deze kans met beide handen aan.
Het stel bezocht het festival en zag hoeveel mensen, zowel jongeren als ouderen, genoten van de spellen. Ze merkten dat de oversized versies van klassiekers erg populair waren en wilden de spellen toegankelijker maken voor een groter publiek. Zo begon het idee om meer spellen te bouwen en deze te verhuren aan mensen die ze wilden spelen met vrienden, familie of de buurt.
Al snel ontstond Woodbotherer Games, vernoemd naar Sam’s bijnaam voor Phil, omdat hij altijd met hout bezig was. Van daaruit is het bedrijf gegroeid, waardoor ze nu oversized versies van spellen als vier-op-een-rij en boter-kaas-en-eieren aanbieden, maar ook populaire Europese spellen en spellen die Phil zelf had uitgevonden.
Goede bedoelingen
Sam, die eerder haar eigen bedrijf was begonnen, nam de taak op zich om Woodbotherer Games te runnen. Toen het bedrijf kleiner was, had ze goede systemen om te werken, maar toen het groeide, liep ze tegen een aantal problemen aan. De voorraad werd bijvoorbeeld beheerd op papier, waardoor het erg moeilijk was om te zien welke spellen er beschikbaar waren voor de verhuur.
Ook was het moeilijk voor klanten om een reservering te maken, omdat dit alleen telefonisch of per e-mail kon. De betalingen werden gedaan per bankoverschrijving, wat voor veel werk zorgde om betalingen bij te houden. Bovendien merkte Sam dat ze vaak dezelfde e-mails schreef en dat het moeilijk werd om de gesprekshistorie te vinden naarmate het bedrijf groeide.
Op een gegeven moment moest Sam voor elke reservering een stapel papierwerk door om te beschikbaarheid te checken, waarna ze handmatig een e-mail moest typen en haar bankrekening moest checken of er betaald was. Dit kostte natuurlijk veel tijd en geld, wat het ingewikkeld maakte om met vertrouwen verder te groeien.
Structuur aanbrengen
Sam wist dat ze een beter systeem nodig had om de voorraad te tracken, reserveringen te beheren en te communiceren met klanten, en begon met het zoeken naar verhuursoftware. Na veel vergelijken besloot ze om voor Booqable te gaan. Het hielp haar vanaf de eerste dag om de voorraad beter te organiseren en bood oplossingen voor online boekingen, e-mails en betalingen.
Ze kan nu in een oogopslag zien welke spellen beschikbaar zijn en live beschikbaarheid inzien tijdens het aanmaken van een reservering. Hierdoor kan ze klanten die telefonisch reserveren sneller helpen. Het aanmaken van een orders is nu erg snel en ze kan direct de creditcardbetaling verwerken, inclusief borg.
Het boekingsproces is ook verbeterd doordat klanten de beschikbaarheid kunnen bekijken op de website. Vervolgens kunnen ze eenvoudig producten aan hun winkelwagen toevoegen en direct reserveren en betalen. Sam kan daarna gemakkelijk follow-ups doen door gebruik te maken van e-mail templates en eenvoudig de gesprekshistorie bekijken.
Nog niet uitgespeeld
Sinds Phil en Sam zijn overgestapt naar Booqable hebben ze het aantal reserveringen toe zien nemen. Ze besparen veel tijd doordat klanten online kunnen reserveren en door de dagelijkse processen te hebben verbeterd. Deze tijdsbesparing geeft hen het vertrouwen om het bedrijf uit te breiden naar meer steden in Nieuw-Zeeland.
Bovendien hebben ze de houtbewerkingsplannen van Phil beschikbaar gemaakt op hun website, dus als iemand geïnspireerd is om zijn eigen verhuurbedrijf te beginnen, kan hij dat doen met behulp van zijn ontwerpen. Ze hebben al veel belangstelling gezien van mensen over de hele wereld, en het is spannend om te zien dat veel mensen spelletjes spelen en vreugde en contacten met elkaar creëren.