Scholen, universiteiten en hogescholen werken met grote hoeveelheden apparatuur. Vaak hebben studenten toegang tot videoapparatuur voor projecten, sleutels voor montagekamers, en soms lenen ze buitenapparatuur. Het is verrassend dat de meeste apparatuurbureaus nog steeds vertrouwen op spreadsheets, afgedrukte checkout-formulieren en checklists om deze procedures te beheren. Sommige scholen en universiteiten proberen digitale oplossingen in te voeren, maar slagen daar niet helemaal in door Google Forms en soortgelijke tools te gebruiken.
Bijna al deze methoden vereisen veel handmatig werk, waardoor ze inefficiënt zijn en vatbaar voor fouten. Je zou niet willen dat student-medewerkers de verkeerde apparatuur controleren, of erger nog, niet op de hoogte zijn van diefstal en vermiste objecten. Daarom stappen steeds meer scholen, hogescholen en universiteiten over op apparatuurbeheersystemen in de cloud. Hier zijn drie redenen waarom u dat ook zou moeten doen.
Toegang tot uw apparatuur op meerdere bureaus
De meeste systemen voor apparatuurbeheer maken individuele inlogaccounts mogelijk. Dit betekent dat medewerkers die aan verschillende bureaus werken tegelijkertijd kunnen worden aangemeld (en toegang hebben tot dezelfde inventaris). Ze kunnen informatie krijgen over meerdere locaties en apparaten, wat de samenwerking bevordert.
Deze cloud-based beheertools geven geautoriseerde gebruikers toegang tot real-time inventarisgegevens, waardoor uw personeel beschikbaarheidsproblemen bij het inplannen van apparatuur kan herkennen. Het belangrijkste voordeel van apparatuursoftware is dat medewerkers toegang hebben tot actuele gegevens zonder afhankelijk te zijn van traditionele hulpmiddelen. Ze weten altijd welke uitrusting beschikbaar is om in te checken zonder spreadsheets te hoeven bewerken of papierwerk in te vullen.
Tip: In Booqable kunt u permissies instellen voor elke gebruikersaccount. U kunt voorkomen dat specifieke teamleden toegang krijgen tot gevoelige informatie of ongewenste acties ondernemen.
Start uw verhuurbedrijf voor slechts $29/maand
Maak je Booqable verhuurwebsite en test je bedrijfsidee in jouw stad of dorp vanaf $29/maand.
Bekijk uitchecktijden en vervaldata
Elke student komt binnen met een ander doel, iets anders dat ze proberen te lenen. Voor uw apparatuurdesk is het belangrijk om vooraf te bepalen welke apparatuur nodig is. Als die duidelijkheid ontbreekt, komt de productiviteit van uw team tot stilstand. Gebrek aan overzicht, en dus voorbereiding, betekent dat het uitchecken minuten kan duren.
Uw apparatuurdesk moet een schema hebben, zodat ze precies weten wanneer studenten binnenkomen om apparatuur uit te checken en in te checken. Hoe meer uw medewerkers weten over de komende reserveringen, hoe productiever ze kunnen zijn. In Booqable geeft het dashboard u een dagelijks overzicht van toekomstige checkouts en vervaldata, zodat uw personeel weet wat de dag zal brengen en actie kan ondernemen.
Tip: Toon uw dashboard op een groot scherm in de buurt van uw technische ruimte. Zo blijft iedereen bij de apparatuurbalie gemakkelijk op de hoogte.
Maak het afrekenen van apparatuur efficiënter
Software voor het afrekenen van apparatuur kan u helpen sneller en efficiënter te werken, maar ook slimmer. De meeste tools bieden meer dan alleen apparatuurplanning en inventarisbeheer. Ze kunnen ook uw kassaproces versnellen en fouten tot een minimum beperken. Uw personeel weet niet alleen welke uitrusting beschikbaar is, maar kan ook zien of het de juiste uitrusting aan studenten geeft.
Veel kassasystemen werken op basis van serienummers en andere identificatiemiddelen zoals barcodes. In plaats van handmatig een checklist in te vullen, kan de software u helpen bepalen of u de juiste apparatuur uitcheckt en of alles compleet is. Hetzelfde geldt voor retourzendingen. Met software voor materieelbeheer ziet u onmiddellijk of er iets ontbreekt wanneer studenten de uitrusting terugbrengen.
Tip: In Booqable kunt u ook barcodes toevoegen aan klanten. Zo kunt u studentenpassen scannen en de barcodes op deze passen gebruiken om te identificeren wie apparatuur ophaalt en inlevert.
Begin met het bouwen van je website
Elk nieuw verhuurbedrijf begint met een website om de eerste boekingen binnen te halen.
Verbeter de toewijzing van middelen
De toewijzing van middelen is een voortdurende uitdaging voor onderwijsinstellingen. Gelukkig optimaliseert software voor het afrekenen van apparatuur dit proces door gegevensgestuurde besluitvormingstools te bieden. Scholen en universiteiten kunnen zorgen voor een efficiënte toewijzing van middelen door gebruikspatronen en beschikbaarheid van apparatuur te analyseren. Zeg maar dag tegen dubbele boekingen of onderbenutting van apparatuur. In plaats daarvan optimaliseert u het gebruik van middelen en maximaliseert u het potentieel van uw apparatuur.
Tip: Met Booqable kunt u opvultijd toevoegen aan producten. Dit geeft u de tijd om onderhoud en reparaties effectief uit te voeren, waardoor de uitvaltijd tot een minimum wordt beperkt en uw apparatuur in topconditie blijft.
## Verbeter de verantwoording
Verantwoording is een hoeksteen van elke onderwijsomgeving. Software voor het afrekenen van apparatuur stelt instellingen in staat een cultuur van verantwoordelijkheid te bevorderen door het gebruik van apparatuur en de verantwoordelijke partijen digitaal bij te houden. Met volledige controletrajecten en rapportagemogelijkheden kunt u moeiteloos apparatuuractiviteiten controleren, waardoor geschillen en conflicten worden verminderd. Door gebruikers verantwoordelijk te houden voor de apparatuur die ze lenen, kunnen scholen en universiteiten een sfeer van vertrouwen creëren en de levensduur van hun waardevolle middelen garanderen.
Tip: Houd het gebruik van apparatuur bij met de gebruiksgeschiedenis van producten en activiteitenlogboeken in Booqable. Dit geeft je het inzicht dat je nodig hebt om alle informatie op te sporen over wie je apparatuur heeft gebruikt en wanneer.
Rust uw instelling uit voor succes
Stroomlijn uw apparatuurbeheerprocessen, optimaliseer de toewijzing van middelen, verbeter de verantwoording, realiseer kostenbesparingen en verhoog de gebruikerservaring. Door gebruik te maken van deze technologie kunnen scholen en universiteiten zich concentreren op hun kerntaak, het geven van kwaliteitsonderwijs, terwijl ze de zorgen over het beheer van apparatuur achter zich laten. Omarm de efficiëntie vandaag en ontsluit een betere toekomst voor uw instelling.
