Partyverhuursoftware: De sleutel tot success op de lange termijn

In de wereld van vandaag, met eindeloze opties en hoge verwachtingen, blijft flexibiliteit het enige concurrentievoordeel voor veel partyverhuurbedrijven. Maar hoe omarm je flexibiliteit als je een voorraad met duizenden feestartikelen hebt, variërend van servies en meubilair tot bruiloftdecoratie en tenten?

Met zo veel bewegende stukken is het een uitdaging om klanten snel een schatting te geven en conflicten met de planning te vermijden. Om nog maar te zwijgen van het feit dat de zaken nog ingewikkelder worden wanneer klanten wijzigingen gaan vragen. Als u te maken krijgt met de ene Bridezilla na de andere, is de inzet nog nooit zo hoog geweest om veelzijdig te blijven en de veranderende gedachten bij te houden. Dat is waar partyverhuur software kan helpen.

Indexeer uw partyverhuur inventaris

Succesvolle bedrijfseigenaren kennen hun partyverhuur inventaris als hun broekzak. Stel je voor dat je een nieuwe aanvraag krijgt en je weet niet zeker wat er op voorraad is, of hoeveel artikelen er beschikbaar zijn voor een bepaalde datum. Zonder deze kennis, is het bijna onmogelijk om uw klanten te informeren en een prijsraming te geven.

Een decennium geleden waren spreadsheets de status quo voor het organiseren en beheren van de verhuurvoorraad. Tegenwoordig gebruiken de meeste partyverhuurbedrijven verhuursoftware om apparatuur te classificeren en volgen. De reden is vrij eenvoudig: uw inventarislijst moet gegevens bevatten zoals productafbeeldingen, hoeveelheden, SKU’s, en andere identificatiemiddelen die u helpen bijhouden. Het doel is om werknemers één bron van waarheid te geven - een overzicht waarop ze kunnen vertrouwen wanneer ze aan het inpakken zijn voor het volgende evenement. Als u een partyverhuurbedrijf begint, kunnen spreadsheets de klus klaren. Maar als je groeit, zijn ze niet zo goed schaalbaar.

Een andere reden om partyverhuur software te gebruiken is dat u gedeeltelijk verantwoordelijk bent voor het tot leven brengen van de evenementen van uw klanten. En om de juiste beloftes te doen, hebt u een werkruimte nodig die u helpt te begrijpen waar uw feestartikelen zich bevinden. Zonder dit overzicht nemen de reactietijden toe en wordt teamcommunicatie lastig. U zult verbaasd zijn hoezeer de juiste inzichten de productiviteit van uw team kunnen verhogen.

Ontwikkel een flexibele bestelworkflow

Het is geen verrassing: Het volgen van bestellingen wordt ingewikkeld naarmate u meer klanten krijgt. Dat is de reden waarom veel partyverhuurbedrijven moeite hebben om de puntjes op de i te zetten als de zaken weer aantrekken. Met voortdurende aanpassingen van bestellingen, en werknemers die tegelijkertijd wijzigingen aanbrengen, loert het gevaar van overboeking om de hoek.

Stelt u zich eens voor dat u een kritiek item mist en tot de ontdekking komt dat u meer materiaal hebt gereserveerd dan u beschikbaar had. Dit probleem kan u een slechte naam bezorgen bij uw klanten en kan de reputatie van uw bedrijf aantasten. Vergeet ook niet dat overboeking de workflow van uw team verstoort, wat schadelijk is voor de werkcultuur en de algehele productiviteit.

Werknemers moeten aan meerdere orders tegelijk kunnen werken zonder zich zorgen te hoeven maken over dubbele boekingen. Zorg bij het plannen van evenementen voor realtime informatie over uw producten, zodat uw team weet welke feestartikelen beschikbaar zijn en of ze omwegen moeten vinden voor tekorten. Het giswerk tot een minimum beperken is essentieel.

Bouw een sterk communicatieproces

Als het erom gaat uw klanten op de hoogte te houden, is flexibiliteit net zo belangrijk. Uw team floreert wanneer het effectief kan communiceren en klanten dezelfde dag nog een antwoord kunnen verwachten (binnen redelijke grenzen, natuurlijk). De communicatie per e-mail moet zo gestroomlijnd mogelijk zijn, aangezien schattingen soms meer dan tien keer heen en weer gaan.

Voor veel partyverhuurbedrijven zijn geïntegreerde messaging en e-mailsjablonen een vereiste in verhuursoftware. De meeste bedrijven schakelen over van spreadsheets naar iets meer passend omdat ze moe worden van het schakelen tussen programma’s en het individueel moeten samenstellen van elk bericht. Of uw team nu offertes, facturen of overeenkomsten genereert, ze moeten die snel kunnen versturen.

Met de meeste partyverhuursystemen kunt u aangepaste sjablonen maken om efficiënter te communiceren. U kunt ze gebruiken om klanten te informeren over wijzigingen, om bestellingen te bevestigen en om betalingen te vragen. Ook al zijn sjablonen een tijdsbesparing voor routinetaken, sommige partyverhuur oplossingen gaan nog een stap verder door automatisch prijzen te berekenen en betalingen bij te houden.

Showcase uw partyverhuur collectie

Het is 2019. Consumenten winkelen online en willen uw collectie in hun eigen tempo bekijken. Ze willen meerdere verkopers evalueren en contact opnemen wanneer alles goed voelt. Dat is waar traditionele PDF-catalogi en generieke productafbeeldingen tekortschieten. Er zijn te veel obstakels om een offerte aan te vragen.

Of u nu een gevestigd bedrijf bent of een beginnend partyverhuurbedrijf, bijna allemaal worstelen ze met aanvraagformulieren en ondermaatse ervaringen op hun website. Veel teams zullen op zoek gaan naar verhuursoftware of voorraadbeheersystemen om informatie over inventaris, bestellingen en klanten te centraliseren, maar vergeten rekening te houden met de ervaring die klanten op het web hebben. Dat is jammer, want tools als WordPress, Shopify, Squarespace en WooCommerce maken een goede verhuurwebsite toegankelijker dan ooit.

Idealiter zouden klanten in staat moeten zijn om door uw collectie te bladeren, meer te weten te komen over prijzen, en een verlanglijstje te ontwerpen. Het is niet nodig om de beschikbaarheid van producten en ingewikkelde prijsstructuren weer te geven - alles wat u wilt is dat klanten een selectie maken en een offerte aanvragen. Het tonen van hoge-resolutie afbeeldingen, boeiende productbeschrijvingen en prijsindicaties zou voldoende moeten zijn.

Moderne partyverhuurbedrijven zien grote waarde in het creëren van eenvoudige, ongecompliceerde online verhuuractiviteiten en brengen alles samen in één verhuurbeheersysteem. Het gebruik van één platform voor het verwerken van aanvragen en het beheren van de voorraad geeft uw medewerkers - en uw hele organisatie - de beste kans op succes, ongeacht het aantal aanvragen dat u krijgt.