De Ultieme Gids voor Voorraadbeheer in 2024

Dus, u bent bezig met het opstarten van een verhuurbedrijf, of u bent de eigenaar van een groeiend bedrijf, en u denkt: “Ik heb mijn inventaris gekocht. Ik heb mijn bedrijfsidee, laten we gaan!”

Hoewel enthousiasme de vonk is voor elk succesvol bedrijf, rijzen er veel vragen wanneer u een verhuurbedrijf start. Waarom? Omdat in vergelijking met verkoop, verhuurartikelen steeds terugkomen. Het is een heel andere manier van voorraadbeheer en het bijhouden van de voorraad. Hoe gaat u er bijvoorbeeld voor zorgen dat geen van uw goederen verloren gaan? Hoe voorkomt u dat uw apparatuur dubbel wordt geboekt? En hoe gaat u efficiënt om met de voorraad, zodat u uw klanten niet hoeft te laten wachten?

Misschien hebt u over al deze vragen al nagedacht, of bent u er nog niet helemaal uit. Hoe dan ook, dit artikel belicht alles wat u moet weten over het beheer van uw huurvoorraad en geeft enkele voorbeelden van hoe u deze uitdagingen kunt aanpakken met Booqable. Om deel I af te trappen, beginnen we eenvoudig.

Structureer uw verhuurinventaris voor eenvoudig beheer

Het eerste waar u aan moet denken als u een verhuurbedrijf begint, is het in kaart brengen van uw inventaris. Het in kaart brengen van uw inventaris gaat over weten wat u hebt, hoeveel u hebt, en hoe u gaat bijhouden welke apparatuur wordt uitgecheckt en teruggebracht. Of u nu fietsen of camera’s beheert, meubels of babyspullen of iets anders, het is van fundamenteel belang dat u zich afvraagt hoe u uw goederen gaat categoriseren om uw verhuurinventaris georganiseerd en op schema te houden.

Categorisering is essentieel omdat niet al uw producten gelijk zijn. Als u al uw voorraadartikelen hetzelfde behandelt, zult u waarschijnlijk snel het overzicht verliezen of overweldigd raken door de omvang van uw verhuurinventaris. Daarom is het belangrijk voor de efficiëntie en voor uw geestelijke gezondheid om elk type product dat u bezit onder te verdelen.

Trackable voorraaditems

Eerst en vooral zijn er de duurdere goederen binnen uw huurvoorraad. Dit zijn de artikelen die een relatief grote investering vereisen; de producten waarvan u specifieke notities wilt bijhouden, en zelfs beheren met behulp van barcodes of andere identificatiecodes. Afhankelijk van de industrie waarin u actief bent, kunnen dit producten zijn zoals mountainbikes, high-end camera uitrusting, tafels, kinderwagens, of andere producten die u tot in detail wilt bijhouden. Bij Booqable noemen we deze categorie ‘trackable items’. Door je goederen als trackable items in te stellen, kun je specifieke notities bijhouden over individuele voorraaditems, en kun je een logboek bijhouden van hun bestel- en onderhoudsgeschiedenis.

Bulk producten

Maar moeten al uw producten als traceerbare artikelen worden beschouwd? Niet zo snel. Stelt u zich eens voor dat u een verhuurbedrijf voor evenementen hebt. U hebt een klant die een feest geeft voor 300 personen, en zij heeft onder andere 320 vorken nodig. Het is niet realistisch voor uw bedrijf om al het bestek bij te houden met een unieke identificatiecode. Denk eens aan de uren die u kwijt bent aan het tellen van de voorraad en het dubbel controleren of u wel alle juiste vorken hebt verzameld. Voor deze situaties hebben we bulkproducten ontwikkeld.

Bulkartikelen zijn het soort producten dat u niet individueel hoeft te specificeren wanneer u ze uitcheckt, waardoor u ze sneller kunt verwerken. Apparatuur behandelen als bulk is perfect voor accessoires zoals fietshelmen, kabels, bestek of flessen, allemaal relatief goedkope artikelen die je willekeurig uit je rekken plukt (vaak het artikel dat het dichtst in de buurt ligt), in plaats van een zorgvuldige selectie te maken.

Door bulkproducten te scheiden van uw traceerbare artikelen bespaart u veel tijd naarmate uw verhuurvoorraad groter wordt, en brengt u een niveau van organisatie in uw bedrijf dat de manier stroomlijnt waarop u pick-ups, retourzendingen of zelfs leveringen afhandelt. Niet alleen zal uw verhuur van begin tot einde vlot verlopen, maar het vertrouwen in uw bedrijf zal ook doorstralen naar uw klanten.

U vraagt zich nu misschien af wat u moet doen met de producten die niet in een van de vorige categorieën passen. Aangezien uw inventarislijst niet stopt bij twee producttypes, doet Booqable dat ook niet!

Diensten

Of u nu te maken heeft met het ophalen op locatie, het leveren van goederen, of zelfs het verzenden van artikelen naar uw klanten, er is een manier om deze eenmalige kosten te categoriseren. Wij noemen dit ‘diensten’, eenmalige kosten die u aan al uw huurorders kunt toevoegen. Maar diensten zijn niet beperkt tot kosten voor bezorging, bijvoorbeeld. U kunt ze ook gebruiken voor verzekeringen, cross-selling van artikelen, of andere diensten die u aanbiedt.

Verbruiksgoederen

Op dit punt hebt u waarschijnlijk het grootste deel van uw verhuurinventaris in uw hoofd geclassificeerd. Maar de kans is groot dat er nog steeds stukken zijn die niet helemaal in een van deze categorieën passen. Dat komt omdat ze niet te huur zijn, en het zijn geen diensten omdat ze zich meer gedragen als iets dat u verkoopt; u verwacht niet dat ze terugkomen. Deze artikelen worden ‘verbruiksgoederen’ genoemd. Verbruiksartikelen zijn dingen die je van plan bent aan te bieden, maar die je klanten niet zullen terugbrengen zoals de rest van hun huurmateriaal. Enkele voorbeelden zijn snacks, waterflessen, tape, brandhout en fopspenen, om er maar een paar te noemen.

Wees specifiek met uw producten

Met al uw apparatuur gecategoriseerd, zijn we aangekomen bij het deel waar u moet nadenken over de specifieke kenmerken van elk product. U moet uitzoeken hoe u het algemene producttype kunt bijhouden, welke afbeeldingen u wilt weergeven, of u variaties nodig hebt en wat u in uw productbeschrijvingen moet communiceren.

SKU’s

Ongeacht de producten die u aanbiedt, elk product heeft een unieke identificatiecode nodig. Deze identificatie wordt een SKU genoemd, of Stock Keeping Unit. Een SKU kan van alles zijn, van de productnaam tot een beschrijvend woord tot alles wat u helpt bijhouden. Booqable creëert automatisch een SKU wanneer u een productnaam invoert, hoewel u het altijd kunt veranderen in wat u maar wilt. We raden u aan uw SKU’s eenvoudig te houden, maar toch beschrijvend, zodat ze gemakkelijk doorzoekbaar zijn.

Productfoto’s

Naast een SKU moeten uw producten ook een foto hebben, zodat uw klanten weten wat ze gaan huren (of kopen in het geval van verbruiksartikelen). Deze foto helpt uw klant te begrijpen waar hij voor tekent, daarom moet deze foto van het totale product zijn. Maar geen paniek! Als je geen uitgebreide beeldbank hebt van je huurvoorraad, zal Booqable een afbeelding vinden die overeenkomt met je productnaam. Het is aan jou om de voorgestelde afbeelding te gebruiken of te vervangen door je eigen productfoto, maar hou er rekening mee dat afbeeldingen die automatisch worden toegevoegd onderhevig kunnen zijn aan copyright en dat het gebruik van deze afbeeldingen op eigen risico is.

Variaties

Bij het organiseren van uw verhuurinventaris kan het gebeuren dat u producten hebt die bijna identiek zijn en die u dezelfde naam wilt geven; ze verschillen slechts door één klein kenmerk of bijvoeglijk naamwoord. Bijvoorbeeld, u heeft twee fietsen van hetzelfde merk en model. De ene is rood, de andere blauw. Of de ene heeft een iets grotere framemaat dan de andere. Of u biedt tenten aan: één voor drie personen en één voor zes personen, hoewel het model hetzelfde is. Misschien vindt u het zonde om er twee verschillende producten van te maken omdat ze zo op elkaar lijken.

Waarom bundelt u die producten niet onder één SKU en voegt u er variaties aan toe? Elke variatie kan een individuele basisprijs en voorraadaantal hebben. Het werken met productvariaties is vooral handig als je bedrijf begint te groeien, omdat je hiermee je voorraadlijst overzichtelijker en handelbaarder kunt maken. Deze kleine organisatorische hulpmiddelen helpen u ook gestroomlijnd te blijven als u in de toekomst uitbreidt.

Opvultijd

Stel u voor dat u mountainbikes verhuurt in de buurt van een groot bos. U wilt dat uw klanten schone, goed onderhouden fietsen krijgen, toch? Goed dat opvultijd bestaat! Denkt u dat uw producten tijd nodig hebben voor en na een verhuur om alles klaar te maken voor de volgende klant? Dan zult u baat hebben bij het instellen van opvultijd, zodat uw producten langer geboekt lijken dan ze zijn. Voor andere sectoren geeft opvultijd u wat ademruimte om uw tenten op scheuren te controleren, uw batterijen op te laden, uw bestek schoon te maken en uw uitrusting weer in topconditie te brengen.

Notities en labels

Heeft u moeite met het bijhouden van notities over uw voorraadartikelen, of met het bijhouden van reparaties, serienummers, inkoopinformatie, magazijnlocaties en meer? Soms hebt u een plaats nodig om dat allemaal op te slaan en te delen. Daarom biedt Booqable u de mogelijkheid om gedetailleerde productbeschrijvingen toe te voegen, zowel voor uzelf als voor uw klanten.

Er is ook genoeg ruimte om waardevolle informatie op te slaan op de juiste plaatsen. U kunt aangepaste velden aanmaken, tags toevoegen aan uw verhuuractiva, notities achterlaten voor uw teamgenoten, en vrijwel alle informatie opslaan samen met uw voorraaditems. Hebt u vragen over het opzetten en beheren van uw verhuurinventaris? Wij beantwoorden ze graag! Neem gewoon contact met ons op, en wij helpen u verder.

Beslis wat u voor uw verhuurproducten in rekening brengt

Nu we de categorisering en instellingen onder controle hebben, kunnen we een prijskaartje aan uw producten hangen! Hier kunt u het zo ingewikkeld of eenvoudig maken als u zelf wilt, en de methode die u gebruikt hangt af van vele factoren, waaronder het producttype en hoe concurrerend u wilt zijn in prijs.

Flat fee prijzen

De meest gebruikelijke prijsmethode voor verhuur is een vast bedrag. Dat is waar u een basisprijs per periode vaststelt, zoals een kost per uur, dag, of week. Afhankelijk van de huurperiode van een klant, berekent u het bedrag volgens deze basisprijzen. Naarmate uw huurperiode toeneemt, stijgen ook uw prijzen, lineair.

Gestructureerde prijzen

Een andere veel voorkomende praktijk in de verhuursector is het gebruik van een gestructureerd prijssysteem, wat betekent dat u een gestaffelde prijsstructuur toepast die geleidelijk afneemt voor langere huurperiodes. Het is ongelooflijk nuttig om een concurrentievoordeel te behalen door klanten na verloop van tijd een licht verlaagd tarief aan te bieden. Hier is een voorbeeld: als u fietsen verhuurt, rekent u misschien $25 voor één dag, maar vier dagen kosten misschien maar $85 in plaats van $100. Door gebruik te maken van structuren zijn klanten eerder geneigd een langere periode te kiezen en zaken met u te doen in plaats van met een van uw concurrenten.

Houd uw verhuurinventaris georganiseerd

Het hebben van een solide plan voor het beheer van uw verhuur inventaris gaat u helpen op de lange termijn. Met een schoon verhuurbeheersysteem kunt u uw activa controleren, maar houdt u ook al uw producten (inclusief hun notities en statussen) up-to-date. Als er iets met uw materiaal zou gebeuren, duurt het niet lang om daar een notitie van te maken. Het zal dan ook niet lang duren voordat u eventuele problemen kunt oplossen en uw producten weer op de rails kunt krijgen.

Wanneer u uw inventaris door en door kent, en de juiste trackingmethodes vindt, hebt u meer tijd om u te concentreren op wat het belangrijkst is: uw klanten. Het is geen geheim dat tevreden klanten terug blijven komen. En hoe tevredener de klant, hoe groter de kans dat hij uw bedrijf aanbeveelt aan iemand die hij kent!