Het opstellen van een contract voor uw verhuurbedrijf kan een ontmoedigende taak lijken. Er is een eindeloze lijst van scenario’s die u moet behandelen, en u weet niet zeker wat u moet opnemen of weglaten. En dan is er ook nog het juridische jargon, waardoor de zaken steeds ingewikkelder worden.
Gelukkig hoeven huurovereenkomsten geen lange, met jargon gevulde juridische documenten te zijn. Bij Booqable geven we de voorkeur aan contracten die geschreven zijn in gewoon, begrijpelijk Engels. Laten we eerlijk zijn. Heb je zin om paragrafen twee keer te lezen? En zou u een document ondertekenen dat u niet volledig begrepen hebt? Door de zaken gefocust en to the point te houden, verminder je de wrijving en kan je het papierwerk sneller afwerken (en je facturen sneller betaald krijgen).
Zonder een contract weten klanten misschien niet waarvoor ze betalen, en is het niet duidelijk wat u aanbiedt. Dit alles kan ertoe leiden dat iemand misbruik van u maakt en dat er verwarring ontstaat over aanbetalingen, annuleringen, retourdata en andere belangrijke deadlines.
Hoewel contracten in het begin misschien de minste van uw zorgen zijn, raden wij u aan tijd en moeite te besteden aan het opstellen van een eenvoudig te volgen document dat uitlegt waar beide partijen mee instemmen. We zullen een aantal ideeën met u delen om u op weg te helpen. Denk eraan, u hoeft ze niet allemaal op te nemen. Kies gewoon diegene die geschikt lijken voor uw bedrijf.
Wat op te nemen en waarom
Als je Booqable gebruikt om contracten, offertes en facturen te maken, ben je al halverwege. De meeste informatie wordt automatisch weergegeven, zoals klantgegevens, adresgegevens, productspecificaties, prijs- en belastingberekeningen, en afhaal- en retourdata. Hier zijn nog enkele elementen om op te nemen:
1. Overzicht
Geef een kort overzicht van de partijen die de overeenkomst aangaan. Vermeld de naam en het adres van het bedrijf, en geef aan waarmee beide partijen akkoord gaan. Dit kan zo eenvoudig zijn als de vermelding “Deze overeenkomst wordt gesloten tussen [uw bedrijf] en de hierboven vermelde klant. Door dit contract te ondertekenen, gaat de klant akkoord met de volgende voorwaarden”.
2. Betaling
Beschrijf of een voorschot of een niet-terugbetaalbaar voorschot vereist is. Vermeld, indien van toepassing, uw borgsom en vermeld dat een ondertekend contract u machtigt om de debet- of kredietkaart van de klant in rekening te brengen voor alle betalingen en honoraria die volgens de overeenkomst verschuldigd zijn. Vermeld duidelijke betalingsvoorwaarden, anders kan het weken duren voordat u de betaling ontvangt.
Proftip: Vergeet niet de financiële gevolgen te vermelden van laattijdige retourzendingen, reparaties en last-minute wijzigingen.
3. Levering, afhaling en terugzending
Wanneer uw bedrijf huurmateriaal levert aan klanten, neem dan een paragraaf op over wie verantwoordelijk is voor transport, staging, en ophaalkosten. Bepaal de omvang van leveringen en afhalingen, die bijvoorbeeld niet de opstelling of afbraak kunnen omvatten. U wilt niet dat klanten meer werk vragen zonder ervoor te betalen, alleen omdat de omvang van uw leveringsproces onduidelijk was.
4. Verlies en schade
Leg uit wat de procedure is bij beschadiging, diefstal of verlies van goederen. Moet de klant betalen voor reparaties en de tijd dat een product tijdelijk niet beschikbaar was? Een gedetailleerde beschrijving van aansprakelijkheid en verzekering voorkomt discussies over wie waarvoor verantwoordelijk is bij vermissing, beschadiging of vernietiging van artikelen.
5. Annuleringen en wijzigingen
Beschrijf in welke mate mensen wijzigingen kunnen aanbrengen nadat u hun reservatie hebt verwerkt. Bepaal wat er gebeurt als iemand een bestelling annuleert voordat het eindsaldo verschuldigd is (“Als de bestelling wordt geannuleerd voordat het eindsaldo verschuldigd is, wordt de aanbetaling verbeurd”) of nadat het eindsaldo verschuldigd is (“Als de bestelling wordt geannuleerd nadat het eindsaldo verschuldigd is, worden alle betalingen verbeurd”). Deze procedure hangt af van hoe u met betalingen omgaat.
6. Handtekening
U bent er klaar voor! Het contract is rechtsgeldig wanneer beide partijen de overeenkomst hebben ondertekend.
Hoewel 99% van de verhuringen vlot verloopt, helpt een goed geschreven contract om de voorwaarden van uw bedrijf te verduidelijken en betalingskwesties uit de weg te ruimen. Hoewel wij fan zijn van korte, gemakkelijk te volgen overeenkomsten, zal de omvang van uw contract afhangen van wat u aanbiedt en de complexiteit van uw producten en diensten. Het is absoluut noodzakelijk om een contract op te stellen dat relevant is voor uw bedrijfstype. Wij geloven ook dat het cruciaal is om potentiële klanten niet te intimideren met een lang document van 10 pagina’s. Een gezonde balans tussen waterdicht en toegankelijk is waar u voor gaat bij het opstellen van huurovereenkomsten.
Belangrijk: Wij zijn geen professionele juridische adviseurs. Hoewel wij u graag best practices aanreiken met betrekking tot huurcontracten, zijn deze tips wellicht niet geschikt voor u. De inhoud van dit stuk mag niet worden beschouwd als juridisch advies. Raadpleeg altijd uw adviseur of advocaat om de specifieke kenmerken van uw unieke situatie te bespreken.
Probeer 14 dagen gratis