De focus op het aanbieden van activiteitenverhuur tegen een betaalbare prijs is wat XOCHI de afgelopen vier jaar succes heeft gebracht. Killian Debusscher begon klein en breidde zijn aanbod gaandeweg uit terwijl hij zijn prijzen betaalbaar hield. Hij maakt sinds kort gebruik van Booqable, waarmee hij tijd bespaart en daardoor zijn prijzen scherp kan houden.
XOCHI
Killian begon in 2018 als eenmanszaak met het verhuren van laserguns aan jeugdorganisaties. Hij richtte zich op activiteiten voor kinderen tegen een aantrekkelijke prijs, zodat het ook toegankelijk was voor organisaties met kleine budgetten. Het duurde niet lang voordat deze organisaties hem wisten te vinden, waarna Killian al snel een goede reputatie opbouwde.
In januari 2022 groeide het bedrijf voldoende om onder een andere naam te gaan werken, en koos hij voor XOCHI. Ondertussen breidde hij zijn assortiment uit met meer producten zoals bubble-voetbal, gel-blasters, silent-disco, waterpistolen, en slush-puppymachines. Daarnaast biedt hij ook op maat gemaakte t-shirts en hoodies aan als aanvulling op de verhuur.
XOCHI werkt met een afhaal- en terugbrengmodel, zodat klanten hun spullen 24/7 op een specifieke locatie kunnen afhalen. Dit is niet alleen klantvriendelijk, maar het bespaart hem ook tijd en verlaagt de kosten omdat hij geen extra personeel hoeft in te zetten. Dit is van cruciaal belang geweest om een lagere huurprijs te kunnen vragen en tegelijkertijd een groter aanbod aan activiteiten te kunnen bieden.
Het bijhouden van de groeiende voorraad
Natuurlijk groeit geen enkel bedrijf zonder problemen, en dat is bij XOCHI niet anders. Toen de voorraad eenmaal begon uit te breiden, werd het voor Killian een steeds grotere uitdaging om bij te houden wat er verhuurd werd en wat hij nog beschikbaar had. Dit was een handmatig proces dat erg veel tijd kostte.
Bovendien maakte een groeiend klantenbestand het moeilijker om bij te houden wie betaald heeft en wie niet. Dit is vooral belangrijk wanneer je werkt met een ophaal- en terugbrengsysteem, omdat er geen handmatige controles worden uitgevoerd wanneer klanten hun artikelen komen ophalen. Je kunt je voorstellen dat dit voor Killian moeilijk was om bij te houden.
Uiteindelijk werd het handmatig aanmaken en versturen van bevestigingsmails en facturen een steeds grotere taak. Naarmate het aanbod en de bekendheid van XOCHI groeide, namen ook de reserveringen toe. Wat eerst een eenvoudige taak was, werd steeds complexer om te beheren. Dit gold ook voor de boekhouding, omdat hij geen gecentraliseerd systeem had om de financiën en documenten bij te houden.
Een visueel overzicht
Killian besloot dat hij verhuursoftware nodig had die reserveringen, voorraadbeheer, documenten en boekhouding combineerde. Tijdens zijn zoektocht stuitte hij op Booqable, dat perfect aan zijn behoeften voldeed. Hij kan nu een volledig visueel overzicht krijgen van de voorraad die hij op een bepaalde datum beschikbaar heeft, waardoor hij zijn inventaris veel gemakkelijker en met minder tijdverlies kan bijhouden.
Hij ontvangt nu een e-mail voor iedere reservering, waarna hij in Booqable snel de order kan controleren en een bevestiging kan sturen. Vervolgens verstuurd hij een automatisch aangemaakte factuur naar de klant, zodat hij sneller een reservering kan verwerken. Bovendien kan hij nu beter zien wie betaald heeft en wie een herinnering moet ontvangen.
Sinds hij Booqable gebruikt, merkt Killian dat het aantal boekingen toeneemt en het aantal annuleringen afneemt, mede dankzij de mogelijkheid om boekingen en betalingen nauwkeurig bij te houden. Dit heeft er ook toe geleid dat hij minder tijd kwijt is aan boekhouding en administratie. Dit resulteert in een stijging van de winst en een forse tijdsbesparing, waardoor de omzet van XOCHI stijgt.
Groei en uitbreiding
Nu Killian volledige controle heeft over zijn verhuurbedrijf en tijdrovende taken kan automatiseren, heeft hij zijn zinnen gezet op de toekomst. Hij is van plan om te investeren in meer van zijn huidige producten en het assortiment dat hij aanbiedt verder uit te breiden. Hij is ook van plan om een eigen locatie te openen die klanten kunnen reserveren voor activiteiten naast het huren van producten.
Dankzij Booqable en de hierboven genoemde functies, kan hij meer doen van wat hij leuk vindt. Killian maakt ook graag gebruik van de mobiele app om in de loop van de dag de status van zijn reserveringen te checken. Ondertussen houden zijn klanten van het gemak waarmee ze kunnen boeken en de snelle follow-up die ze krijgen na hun reservering.
