Hopscotch Sensory Play ontstond toen twee voormalige collega’s, Emma en Dave, elkaar na jaren weer tegenkwamen en merkten dat hun ideeën perfect samenpasten. Emma was bezig haar verhuurbedrijf voor kinderfeestjes na COVID nieuw leven in te blazen, en Dave had een concept ontwikkeld voor interactieve drumcirkels.
Ze brachten de twee ideeën samen onder één merk, en Hopscotch draait nu als twee bedrijven in één: verhuur voor kinderfeestjes voor gezinnen, en interactieve drumcirkels voor scholen, ouderenzorg, gemeenschapsgroepen, bedrijfsevenementen en wekelijkse openbare sessies.
Gezinnen boeken feestbenodigdheden voor verjaardagen en feestjes, terwijl scholen, gemeenten en organisaties drumcirkels boeken om mensen samen te brengen door middel van muziek. Klanten boeken beide kanten van het bedrijf via de website van Hopscotch, die doorlinkt naar een Booqable online winkel om te bladeren, boeken en betalen. Emma en Dave kozen voor Booqable om beide aanbiedingen vanuit één plek te runnen, waarbij ze de boekingspagina en voorraadbeheer gebruiken om boekingen overzichtelijk te houden naarmate het bedrijf groeit.
De online boekingspagina
Voordat ze Booqable gebruikten, draaide Hopscotch op Excel-spreadsheets, e-mails en telefoontjes. Bij openbare drumcirkel-sessies werd ter plekke betaald met Square. Dat werkte om te beginnen, maar Emma en Dave wisten dat het niet zou standhouden naarmate het bedrijf groeide, zeker met twee verschillende aanbiedingen om onder één dak te beheren.
De online winkel van Booqable loste dit op door hen een kant-en-klare boekingspagina te geven die ze direct konden linken vanaf hun bestaande website, zonder dat ze voor elk onderdeel van het bedrijf een apart systeem hoefden te bouwen. Emma zei dat de website-integratie waarschijnlijk haar favoriete functie is geweest, omdat het een eenvoudige boekingservaring voor klanten creëert terwijl alles achter de schermen overzichtelijk blijft.
Voor Hopscotch betekent dit:
-
Klanten kunnen online bladeren, boeken en betalen wanneer het hen uitkomt, in plaats van te bellen of te mailen
-
Boekingen voor feestverhuur en drumcirkels lopen via dezelfde website, ook al zijn het verschillende aanbiedingen
-
Administratief werk dat vroeger een groot deel van hun dag opslokte, gebeurt nu automatisch op de achtergrond
Als startup telt elk uur, en doordat boekingen nu vanzelf binnenkomen, houden Emma en Dave tijd over die ze vroeger aan papierwerk besteedden. Het betekent ook dat klanten een gemakkelijkere manier krijgen om te boeken, wat zij als winst voor beide kanten zien.
Naadloos voorraadbeheer
Omdat feestbenodigdheden voor verjaardagen en feestjes de deur uitgaan, hadden Emma en Dave een manier nodig om in één oogopslag te zien wat beschikbaar was, zeker nu het aantal boekingen toenam. Het handmatig bijhouden van voorraad in spreadsheets liet ruimte voor dubbele boekingen, wat een reëel risico is wanneer apparatuur voor het ene evenement overlapt met een ander.
De voorraadfunctie van Booqable houdt beschikbaarheid automatisch bij, zodat hetzelfde item niet twee keer geboekt kan worden voor overlappende data.
Voor Hopscotch betekent dit:
-
Geen handmatige controle van spreadsheets meer om te bevestigen wat vrij is
-
Vertrouwen dat de voorraad niet overboekt raakt naarmate meer klanten online boeken
-
Boekingen, beschikbaarheid en klantinformatie staan allemaal op één plek in plaats van verspreid over spreadsheets en e-mails
Emma wees ook op de mogelijkheid om creditcardbetalingen te accepteren als een functie die echt het verschil heeft gemaakt, waardoor klanten online kunnen betalen op het moment van boeken in plaats van de betaling apart te regelen. Samen betekent dit dat Emma en Dave op hun cijfers kunnen vertrouwen zonder ze dubbel te controleren, en die bespaarde tijd kunnen besteden aan klanten in plaats daarvan.
Eén systeem, twee kanten van het bedrijf
“Alles op één plek hebben, heeft echt een verschil gemaakt,” zei Emma. “Het is geruststellend om te weten dat onze boekingen, beschikbaarheid en klantinformatie allemaal samen zitten in plaats van verspreid over verschillende spreadsheets en e-mails.”
Hopscotch Sensory Play staat nog aan het begin van hun traject met Booqable, maar Emma en Dave voelen zich al beter georganiseerd en klaar voor wat komen gaat. Ze zijn van plan om beide kanten van het bedrijf te laten groeien, door de feestverhuur uit te breiden en meer scholen, gemeenschapsgroepen en bedrijven kennis te laten maken met hun drumcirkels. Voor Emma en Dave draait het erom ervaringen te creëren die mensen samenbrengen, terwijl Booqable de boekingen achter de schermen afhandelt.
