Hopscotch Sensory Play ontstond toen twee voormalige collega’s, Emma en Dave, na jaren weer contact kregen en ontdekten dat hun ideeën goed op elkaar aansloten. Emma wilde haar verhuurbedrijf voor kinderfeestjes na de coronapandemie nieuw leven inblazen en Dave had een concept ontwikkeld voor interactieve drumworkshops.
Ze brachten beide ideeën samen onder één merk. Inmiddels bestaat Hopscotch uit twee bedrijfsonderdelen: de verhuur van feestartikelen aan gezinnen en interactieve drumworkshops voor scholen, ouderenzorginstellingen, buurtverenigingen, bedrijven en wekelijkse openbare sessies.
Gezinnen huren feestartikelen voor verjaardagen en andere vieringen, terwijl scholen, gemeenten en organisaties drumworkshops boeken om mensen via muziek samen te brengen. Klanten kunnen beide diensten boeken via de website van Hopscotch, die gekoppeld is aan een Booqable-webshop waar ze het aanbod kunnen bekijken, boeken en betalen. Emma en Dave kozen voor Booqable om beide bedrijfsonderdelen vanuit één systeem te beheren. Met de boekingspagina en het voorraadbeheer houden ze hun boekingen overzichtelijk terwijl hun bedrijf groeit.
De online boekingspagina
Voordat Hopscotch Booqable gebruikte, werkten Emma en Dave met Excel-spreadsheets, e-mails en telefoontjes. Voor openbare drumworkshops accepteerden ze betalingen ter plaatse via Square. Dat werkte in het begin prima, maar ze wisten dat deze werkwijze niet houdbaar zou zijn als het bedrijf groeide, zeker met twee verschillende diensten onder één dak.
De webshop van Booqable bood een oplossing met een kant-en-klare boekingspagina die ze rechtstreeks aan hun bestaande website konden koppelen. Zo hoefden ze niet voor elk bedrijfsonderdeel een apart systeem op te zetten. Volgens Emma is de website-integratie waarschijnlijk haar favoriete functie. Klanten kunnen eenvoudig boeken, terwijl achter de schermen alles overzichtelijk blijft.
Voor Hopscotch betekent dit:
-
Klanten kunnen op ieder gewenst moment online het aanbod bekijken, boeken en betalen, zonder te hoeven bellen of mailen.
-
De verhuur van feestartikelen en boekingen voor drumworkshops verlopen via dezelfde website, ondanks het verschil in aanbod.
-
Administratieve taken die voorheen veel tijd kostten, worden nu automatisch op de achtergrond afgehandeld.
Voor een startend bedrijf telt ieder uur. Doordat boekingen automatisch binnenkomen, houden Emma en Dave meer tijd over die ze anders aan administratie zouden besteden. Tegelijkertijd kunnen klanten eenvoudiger boeken. Een voordeel voor beide partijen.
Moeiteloos voorraadbeheer
Omdat Emma en Dave feestartikelen verhuren voor verjaardagen en andere vieringen, moesten ze in één oogopslag kunnen zien welke artikelen beschikbaar waren. Vooral toen het aantal boekingen toenam, werd dit steeds belangrijker. Het handmatig bijhouden van de voorraad in spreadsheets bracht het risico op dubbele boekingen met zich mee, bijvoorbeeld wanneer dezelfde artikelen voor overlappende evenementen werden gereserveerd.
Met het voorraadbeheer van Booqable wordt de beschikbaarheid automatisch bijgehouden. Zo kan hetzelfde artikel niet twee keer worden geboekt voor overlappende periodes.
Voor Hopscotch betekent dit:
-
Geen spreadsheets meer handmatig vergelijken om te controleren welke artikelen beschikbaar zijn.
-
De zekerheid dat artikelen niet dubbel worden geboekt wanneer meer klanten online reserveren.
-
Alle boekingen, beschikbaarheid en klantgegevens op één plek, in plaats van verspreid over spreadsheets en e-mails.
Emma noemt ook de mogelijkheid om creditcardbetalingen te accepteren als een functie die echt verschil maakt. Klanten kunnen direct online betalen wanneer ze boeken, zonder dat de betaling apart geregeld hoeft te worden. Hierdoor kunnen Emma en Dave vertrouwen op hun gegevens zonder alles dubbel te hoeven controleren. De tijd die ze daarmee besparen, kunnen ze aan hun klanten besteden.
Eén systeem voor twee bedrijfsonderdelen
“Het maakt echt een groot verschil dat alles op één plek staat”, vertelt Emma. “Het geeft rust om te weten dat al onze boekingen, beschikbaarheid en klantgegevens bij elkaar staan, in plaats van verspreid over verschillende spreadsheets en e-mails.”
Hopscotch Sensory Play werkt nog niet zo lang met Booqable, maar Emma en Dave merken nu al dat ze meer overzicht hebben en klaar zijn voor de volgende stap. Ze willen beide bedrijfsonderdelen verder uitbreiden: meer feestartikelen verhuren en meer scholen, buurtverenigingen en bedrijven kennis laten maken met hun drumworkshops.
Voor Emma en Dave draait het uiteindelijk om het creëren van ervaringen die mensen samenbrengen, terwijl Booqable achter de schermen de boekingen regelt.
