Karyn Vorhees is de oprichter en ‘Chief Adventure Officer’ van Rivers Edge Outfitters, een verhuurbedrijf voor kampeeruitrusting in Oregon. Het idee ontstond vorig jaar tijdens een voorjaarsvakantie met haar gezin in Florida. Ze onderzocht de mogelijkheden om SUP-boards en kajaks te verhuren en overwoog thuis iets vergelijkbaars te beginnen. Maar hoe meer ze zich erin verdiepte, hoe duidelijker ze een andere kans zag. Na 18 jaar kampeerervaring in Oregon wist ze hoeveel spullen en voorbereiding er nodig zijn voor een geslaagd weekend in de natuur.
Daarom ontwikkelde ze een compleet kampeerpakket waarbij alles voor de klant wordt geregeld. Waar concurrenten losse tenten en kooktoestellen verhuren, levert Rivers Edge Outfitters alles wat nodig is voor een kampeertrip en haalt het na afloop weer op. Karyn helpt klanten ook met het vinden en boeken van een kampeerplek, het plannen van maaltijden, het vullen van de koelbox en het ontdekken van wandelroutes, restaurants en leuke tussenstops in de omgeving.
Haar klanten variëren van drukke gezinnen en mensen die één keer per jaar kamperen tot bezoekers die naar Oregon vliegen, families die samenkomen, festivalgangers, zomerstagiairs en moeders die deelnemen aan haar Camp Insanity-community. Karyn gebruikt Booqable vanaf de eerste dag. Haar man en zoon, die de IT verzorgen, bouwden de website met de websitebouwer van Booqable. Het platform vormt sindsdien de basis voor het beheren van boekingen, voorraad en betalingen. Twee functies gaven de doorslag: online borgsommen en digitale aansprakelijkheidsverklaringen.
Zonder gedoe borgsommen innen
Bij veel verhuurbedrijven voor kampeeruitrusting halen klanten hun spullen zelf op. Karyn pakt het anders aan. Bij iedere bestelling levert ze een complete kampeeruitrusting af op de kampeerplek van de klant, waar deze gedurende de hele reis blijft staan. Omdat ze veel materiaal uit handen geeft, wil ze beschermd zijn tegen schade of spullen die niet worden teruggebracht.
Karyn stelt de regels voor borgsommen eenmalig in de Booqable-backend in. Wanneer een klant afrekent in de webshop, wordt de borgsom automatisch volgens deze instellingen in rekening gebracht en via Stripe verwerkt. Zodra de uitrusting is teruggebracht en gecontroleerd, stort ze de borgsom rechtstreeks vanuit de backend terug op de betaalkaart van de klant.
Karyn waardeert vooral “hoe eenvoudig het is om borgsommen te innen”. Het systeem zorgt ervoor dat ze geen enkele stap overslaat.
-
Borgsommen worden automatisch geïnd tijdens het afrekenen, zonder apart betaalverzoek.
-
Voor iedere bestelling gelden dezelfde borgregels, ongeacht wie er boekt.
-
Terugbetalingen worden met een paar klikken op de oorspronkelijke betaalkaart gestort.
Karyn hoeft er niet meer aan te denken om een borgsom te vragen voordat de spullen vertrekken. Tegen de tijd dat het kampeerpakket klaarstaat voor bezorging, is de borg al betaald.
Contracten laten ondertekenen vóór vertrek
Kamperen brengt risico’s met zich mee, van kampvuren tot wandeltochten. Daarom wil Karyn dat iedere klant vóór vertrek een aansprakelijkheidsverklaring ondertekent. Omdat haar klanten ook bestaan uit groepen, bezoekers uit andere staten en mensen die voor het eerst gaan kamperen, is het niet praktisch om handtekeningen persoonlijk te verzamelen.
Met één klik in de Booqable-backend maakt Karyn een contract aan voor een bestelling. De bestelgegevens worden automatisch ingevuld en de klant ontvangt het contract per e-mail om digitaal te ondertekenen. Het ondertekende exemplaar blijft bij de bestelling opgeslagen.
“Ik ben erg tevreden over hoe de backend werkt”, vertelt Karyn. Ze vindt het vooral prettig dat klanten hun aansprakelijkheidsverklaring en andere belangrijke documenten eenvoudig via het systeem kunnen ondertekenen.
-
Contracten worden automatisch aangemaakt op basis van de bestelling, zonder gegevens opnieuw in te voeren.
-
Klanten kunnen vóór hun reis ondertekenen via hun telefoon of laptop.
-
Ondertekende documenten worden bij iedere bestelling opgeslagen en zijn eenvoudig terug te vinden.
Zo weet Karyn zeker dat iedere groep de benodigde documenten heeft ondertekend voordat de spullen worden bezorgd. Niemand hoeft op de kampeerplek nog op zoek naar een pen.
Van een voorjaarsvakantie in Florida naar kampeerplekken in Oregon
“Ik vind het fijn dat ik één totaaloplossing heb voor boekingen, voorraadbeheer, betalingen, formulieren, digitale handtekeningen en meer”, vertelt Karyn. Ze gebruikt ook het contactformulier op haar website om vragen van klanten te beantwoorden voordat ze boeken.
Karyn wil Rivers Edge Outfitters verder laten groeien en het concept uiteindelijk als franchise aanbieden. Haar doel is om over zeven jaar samen met haar man gedeeltelijk met pensioen te gaan. Terwijl de meeste verhuurbedrijven voor kampeeruitrusting in Oregon zich richten op losse artikelen, draait haar bedrijf om de complete kampeerervaring. Doordat borgsommen en aansprakelijkheidsverklaringen via Booqable worden geregeld, kan haar kleine familiebedrijf zich richten op het schoonmaken van de uitrusting, het plannen van kampeertrips en het helpen van meer mensen om van de natuur te genieten.
