Karyn Vorhees is de oprichter en “Chief Adventure Officer” van Rivers Edge Outfitters, een verhuurbedrijf voor kampeeruitrusting in Oregon. Het idee ontstond vorig jaar tijdens een voorjaarsvakantie met haar gezin in Florida. Ze was op zoek naar SUP- en kajakverhuur en dacht erover iets soortgelijks op te starten in haar thuisstaat. Maar hoe meer ze zich erin verdiepte, hoe meer ze een ander gat in de markt zag. Na 18 jaar kamperen in Oregon wist ze hoeveel uitrusting en planning er nodig is om mensen een goed weekend buiten te laten beleven.
Dus bouwde ze een complete, kant-en-klare kampeeropstelling. Concurrenten verhuren hier een tent en daar een kooktoestel, maar Rivers Edge Outfitters levert alles wat nodig is voor een kampeertrip en haalt het aan het eind weer op. Karyn kan klanten ook helpen bij het vinden en boeken van een kampeerplek, maaltijden plannen, de koelbox vullen en tips geven over wandelingen, restaurants en stops onderweg in de buurt van hun bestemming.
Haar klanten lopen uiteen van drukke gezinnen en jaarlijkse kampeerders tot bezoekers die naar Oregon vliegen, familiereünies, festivalgangers, zomerstagiairs en moeders die zich aansluiten bij haar Camp Insanity-community. Karyn gebruikt Booqable vanaf dag één. Haar man en zoon, die de IT verzorgen, bouwden de website met Booqable’s websitebouwer, en het platform werd de backoffice voor boekingen, voorraad en betalingen. Twee functies maakten het de juiste keuze: online borgsommen en digitale contractformulieren.
Borgsommen innen zonder gedoe
Bij veel verhuuropzetten voor kampeeruitrusting halen klanten de spullen persoonlijk op. Karyns opzet is anders. Elke bestelling betekent dat een complete kampeerset bij een klant op locatie wordt afgeleverd en voor de hele reis bij hen blijft. Dat is veel uitrusting die uit handen gaat, en ze heeft wat bescherming nodig als iets beschadigd terugkomt of helemaal niet terugkomt.
Karyn stelt haar regels voor de borgsom eenmalig in de Booqable-backend in. Wanneer een klant afrekent in de online winkel, wordt de borgsom automatisch in rekening gebracht op basis van die instellingen en verwerkt via Stripe. Zodra de uitrusting terug is en gecontroleerd, betaalt ze de borgsom rechtstreeks vanuit de backend terug op de kaart van de klant.
Karyn zegt dat ze waardeert “hoe gemakkelijk het is om borgsommen te innen,” en dat het systeem ervoor zorgt dat ze geen stap mist.
-
Borgsommen worden bij het afrekenen geïnd, dus er hoeft geen aparte betalingsverzoek verstuurd te worden.
-
Elke bestelling volgt dezelfde borgregels, ongeacht wie er boekt.
-
Terugbetalingen gaan in een paar klikken terug naar de oorspronkelijke kaart.
Karyn hoeft niet te onthouden om een borgsom te vragen voordat de uitrusting het huis verlaat. Die is al betaald tegen de tijd dat de set wordt ingepakt voor levering.
Contracten laten ondertekenen vóór de reis
Kamperen brengt echte risico’s met zich mee, van kampvuren tot wandelpaden, dus Karyn moet elke klant een vrijwaringsverklaring laten ondertekenen voordat ze vertrekken. En met bestellingen van groepen, bezoekers van buiten de staat en mensen die het voor het eerst doen, is het persoonlijk verzamelen van handtekeningen niet realistisch.
Met één klik in de Booqable-backend maakt Karyn een contract aan voor een bestelling. Het wordt automatisch ingevuld met de bestelgegevens, en de klant ontvangt het per e-mail om digitaal te ondertekenen. De ondertekende kopie blijft bij de bestelling bewaard.
“Ik waardeer echt hoe de backend werkt,” zegt Karyn, wijzend op hoe gemakkelijk het is om klanten de vrijwaringsverklaring en ander belangrijk papierwerk in het systeem te laten ondertekenen.
-
Contracten worden gegenereerd vanuit de bestelling, dus gegevens hoeven niet overgetypt te worden.
-
Klanten kunnen vanaf hun telefoon of laptop ondertekenen vóór de reis.
-
Ondertekend papierwerk wordt bij elke bestelling bewaard voor eenvoudige raadpleging.
Karyn weet dat elke groep die haar uitrusting gebruikt, heeft getekend vóór de leveringsdag. Niemand hoeft op de kampeerplek naar een pen te zoeken.
Van een voorjaarsvakantie in Florida naar kampeerplekken in Oregon
“Ik waardeer het om een alles-in-één oplossing te hebben voor boeken, voorraadbeheer, betalingen innen, formulieren/e-handtekeningen, enzovoort,” zegt Karyn. Ze gebruikt ook het contactformulier op haar website om vragen van klanten te beantwoorden voordat ze boeken.
Hierna wil Karyn Rivers Edge Outfitters opschalen en het concept franchisen, met als doel over zeven jaar samen met haar man gedeeltelijk met pensioen te gaan. Terwijl de meeste verhuurbedrijven voor kampeeruitrusting in Oregon zich richten op losse stukken uitrusting, bouwt zij de hare rond de hele reis. Nu borgsommen en vrijwaringsverklaringen binnen Booqable worden afgehandeld, kan haar kleine familieteam zijn tijd besteden aan het schoonmaken van uitrusting, het plannen van reizen en het helpen van meer mensen om naar buiten te gaan.
